Niveaux de stock

Les niveaux de stock vous disent exactement combien vous avez de chaque produit, où il est rangé et dans quel état il se trouve. C’est l’écran central pour suivre votre stock en temps réel.

Les quantités

Chaque ligne de stock porte une combinaison précise de produit (ou variante), dépôt, emplacement, lot et statut. Une ligne appartient à un produit ou à l’une de ses variantes, jamais aux deux : dans le formulaire, vous choisissez le produit, puis la variante, demandée seulement si le produit en a. Pour chaque combinaison, le système tient trois quantités :

Chaque produit est compté dans une seule unité

Le stock d’un produit est compté dans une seule unité, son unité de stock : l’unité dans laquelle son stock est déjà compté, sinon celle marquée Stock dans l’onglet Unités du produit, sinon l’unité de sa première réception. Un document qui déplace le produit dans une autre unité est converti tout seul avant d’atteindre le niveau de stock : recevoir 2 caisses d’une eau comptée à la bouteille ajoute 48 bouteilles, et vendre 500 g d’un stock compté en kilogrammes en retire 0,5 kg. Le journal des stocks enregistre ce qui a atteint le stock, dans l’unité de stock, tandis que le document garde le chiffre saisi dans sa propre unité (Unités de mesure).

Quand l’unité ne se convertit pas, le document est refusé avant que rien ne bouge. Une ligne de stock garde l’unité dans laquelle elle a été créée : pour compter le produit dans une autre unité, déplacez le stock plutôt que de changer l’unité de la ligne.

Les états du stock

Chaque ligne de stock porte un statut qui dit dans quel état sont les articles :

Consulter les niveaux de stock

Allez dans Stock → Situation des stocks dans le menu latéral ; la page s’ouvre sur l’onglet Niveaux de stock. Vous y trouverez un tableau de toutes les lignes de stock de votre organisation, avec le dépôt, la quantité en stock, les quantités réservée et disponible, l’unité de mesure et le statut.

Servez-vous de la barre de recherche pour retrouver une ligne par nom ou référence de produit, par code ou nom de dépôt, par code ou nom d’emplacement, ou par numéro de lot. Le bouton de filtre à côté la restreint par Statut, à un seul Produit ou Dépôt, par une plage d’En stock, de Réservé ou de Disponible — « disponible sous 10 » tient dans un seul Max — et, bien qu’aucune des deux ne soit une colonne de la grille, par Actif ou par une plage de Date de péremption (Utiliser les listes).

Les lots

Un lot rassemble des articles arrivés ensemble ou issus d’une même fabrication. Le suivi par lot est indispensable pour :

• La traçabilité — si un problème de qualité apparaît, vous retrouvez tous les articles du même lot.
• La gestion des péremptions — les lots portent une date de péremption, ce qui permet de prélever le premier périmé d’abord.
• La responsabilité du fournisseur — chaque lot enregistre qui l’a livré, et sur quel bon de commande.

Les champs d’un lot

Gérer les lots

Allez dans Stock → Situation des stocks et son onglet Lots. De là, vous pouvez :

• Consulter tous les lots, avec leur qualité et leurs dates.
• Créer des lots à la main (les lots se créent aussi tout seuls quand de la marchandise est reçue sur un bon de commande — voir plus bas).
• Vous servir du bouton de filtre à côté de la barre de recherche pour ne voir que les lots d’une Qualité donnée (En attente, En cours d’examen, Approuvé, Rejeté), ou pour masquer les lots inactifs.
• Vous servir des actions rapides de chaque ligne pour tenir la qualité :
  • Approuver — marque un lot En attente ou En cours d’examen comme ayant passé le contrôle qualité.
  • Rejeter — marque un lot En attente ou En cours d’examen comme recalé au contrôle qualité.
  • Envoyer au contrôle — fait passer un lot En attente en En cours d’examen, pour un examen approfondi.
• Modifier le détail d’un lot (dates, fournisseur, observations) avec l’action Modifier.
• Supprimer les lots qui ne servent plus.

La création automatique des lots

Quand un bon de réception est achevé (c’est-à-dire quand les articles d’un bon de commande entrent dans un dépôt), le système crée tout seul un lot pour chaque ligne reçue. Ces lots créés automatiquement :

• portent un numéro construit sur le bon de réception et sur le rang de la ligne dans ce bon : la première ligne du bon GR-2026-000041 entre dans le lot LOT-GR-2026-000041-01, la deuxième dans LOT-GR-2026-000041-02, dans l’ordre où le bon liste ses lignes. Une ligne rejetée en totalité n’a pas de lot mais garde son rang : le numéro d’un lot renvoie donc toujours à sa ligne sur le bon ;
• commencent en qualité Approuvé : la marchandise a été contrôlée au comptage du bon, seule la quantité acceptée entre en stock, et la marchandise rejetée n’y entre jamais ;
• sont rattachés au fournisseur et au bon de commande du bon de réception ;
• sont rattachés aux quantités de stock et aux mouvements de stock écrits à la réception.

Vous pouvez renommer un lot par la suite — pour lui donner, par exemple, le numéro de lot imprimé sur le sac du fournisseur. Un numéro de lot ne sert qu’une fois dans votre organisation : si le lot d’un bon de réception devait prendre le numéro qu’un autre lot a reçu entre-temps, le bon ne peut pas être achevé tant que vous n’avez pas renommé cet autre lot.

Les actions rapides Approuver et Rejeter servent aux lots encore En attente ou En cours d’examen, comme un lot que vous créez à la main et gardez en attente de contrôle. Seuls les lots approuvés doivent être considérés comme prêts à la vente ou à l’usage.

Les numéros de série

Pour les articles de valeur ou soumis à réglementation, le suivi par numéro de série donne une traçabilité pièce par pièce. Chaque numéro de série désigne une seule pièce physique et porte son propre cycle de vie.

Les statuts d’un numéro de série

Le suivi des garanties

Chaque numéro de série peut porter, en option :

• Reçue le — quand la pièce a été achetée ou reçue.
• Fin de garantie — quand la garantie du constructeur ou du vendeur s’arrête.

Ces informations sont précieuses pour traiter les réclamations sous garantie et les retours.

Gérer les numéros de série

Allez dans Stock → Situation des stocks et son onglet Numéros de série. Vous pouvez :

• Consulter toutes les pièces suivies une à une, avec leur statut et leur endroit.
• Vous servir du bouton de filtre à côté de la barre de recherche pour ne voir que les numéros de série d’un Statut donné (En stock, Réservé, Vendu, Retourné, Défectueux, Consommé), ou pour masquer les numéros inactifs.
• Chercher un numéro de série pour retrouver aussitôt une pièce précise.
• Vous servir des actions rapides de chaque ligne pour mener son cycle de vie :
  • Marquer vendue — marque une pièce En stock ou Réservée comme vendue. Efface son dépôt et son emplacement, et ajuste les quantités en stock.
  • Réserver — réserve une pièce En stock pour une commande. Met à jour les réservations sur la quantité en stock.
  • Marquer revenue — marque une pièce Vendue comme revenue, prête pour examen.
  • Marquer défectueuse — signale une pièce En stock ou Retournée comme défectueuse. Écrit une régularisation de stock et la retire du stock disponible.
  • Remettre en stock — ramène une pièce Réservée ou Retournée au statut En stock, et la rend de nouveau disponible.

Les alertes de stock bas

Les alertes de stock bas vous préviennent quand le stock d’un produit passe sous un seuil défini : de quoi éviter la rupture et tenir votre stock au bon niveau.

Le réglage d’une alerte

Chaque alerte définit :

La portée d’une alerte

Une alerte se règle à plusieurs niveaux de finesse :

• Au produit — se déclenche quand le stock total d’un produit, tous dépôts confondus, passe sous le seuil.
• À la variante — se déclenche pour une variante précise d’un produit.
• Au dépôt — se déclenche quand le stock d’un dépôt donné passe sous le seuil.
• Combinée — vous pouvez poser une alerte sur un produit précis dans un dépôt précis, pour le réglage le plus fin.

Gérer les alertes

Allez dans Stock → Paramétrage et son onglet Alertes de stock bas. Vous pouvez :

• Créer des alertes pour n’importe quelle combinaison de produit, variante et dépôt.
• Activer ou désactiver une alerte sans la supprimer.
• Poser des seuils différents selon les produits, d’après leur demande et leur délai d’approvisionnement.

Conseil : commencez par poser des alertes sur vos produits les plus vendus. Une bonne règle empirique pour le point de commande : ventes moyennes par jour × délai d’approvisionnement en jours + stock de sécurité.