Un mouvement de stock enregistre tout changement de stock — de la marchandise qui entre dans un dépôt, qui en sort, ou qui se déplace à l’intérieur. Chaque fois que des marchandises changent d’endroit ou d’état, un mouvement de stock en garde le détail.
Les types de mouvement
Chaque mouvement porte un type de référence qui dit pourquoi le stock bouge :
| Type de référence | Ce qu’il représente |
|---|---|
| Bon de commande | Marchandise reçue d’un fournisseur sur un bon de commande. |
| Bon de commande client | Marchandise expédiée pour servir la commande d’un client. |
| Bon de transfert | Marchandise qui passe d’un dépôt à un autre (voir Bons de transfert). |
| Régularisation | Corrections de stock issues d’un inventaire tournant ou d’autres régularisations (voir Régularisations de stock). |
| Comptage | Changements de quantité constatés lors d’un comptage physique. |
| Retour | Marchandise retournée par un client, ou renvoyée à un fournisseur. |
| Production | Produits finis issus de matières premières. |
| Consommation | Matières premières consommées dans un lancement de production. |
Le cycle de vie d’un mouvement
Tout mouvement suit une progression de statuts :
DRAFT --> PENDING --> IN PROGRESS --> COMPLETED
\-> CANCELLED| Statut | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| Brouillon | Le mouvement est écrit mais pas encore remis. Tout le détail se modifie encore. |
| En attente | Le mouvement a été remis et attend d’être traité. |
| En cours | Le déplacement physique de la marchandise a commencé (le prélèvement ou le chargement, par exemple). |
| Terminé | Tous les articles ont bougé et le mouvement est achevé. Les niveaux de stock sont à jour. |
| Annulé | Le mouvement a été abandonné avant son achèvement. Aucun changement n’est appliqué au stock. |
Un mouvement avance par les boutons en haut de sa page — Soumettre, Commencer, Achever et Abandonner le mouvement — et chacun demande confirmation avant d’agir, parce que terminer un mouvement écrit du stock et qu’un abandon ne se reprend pas. Seul le bouton de l’étape où en est réellement le mouvement est proposé.
Retrouver un mouvement
La liste des mouvements les présente du plus récent au plus ancien. Servez-vous de la barre de recherche pour retrouver une ligne par le numéro du document qui l’a provoquée — un ticket de caisse, un bon de livraison, un bon de commande ou son bon de réception —, par le code ou le nom du dépôt d’origine ou de destination, ou par les observations que quelqu’un a saisies sur le mouvement. Le bouton de filtre à côté la restreint par Type de référence (tous les documents qui déplacent du stock, la caisse et la maintenance comprises), par Statut, par Dépôt d’origine ou Dépôt de destination, ou par une plage de Date du mouvement (Utiliser les listes).
Le papier derrière le mouvement
Le type de référence dit quel genre de papier a provoqué le mouvement. La Référence à côté dit lequel — le bon de commande, le bon de transfert, le retour client — par le numéro qui y est imprimé.
Choisissez-le dans la liste au moment d’écrire le mouvement. La liste ne propose que les documents du type que vous avez retenu, si bien que changer le type efface la référence et en propose une nouvelle liste ; c’est voulu, et c’est ce qui empêche un mouvement de faire passer un bon de transfert pour un retour client.
Une fois enregistrée, la référence est un lien. Cliquez dessus et le document s’ouvre : c’est le moyen le plus rapide de répondre à « pourquoi ce stock a-t-il bougé ? » sans quitter le mouvement. Le même lien apparaît sur chaque écriture du journal des stocks que le mouvement a écrite.
Deux cas n’affichent aucune référence, et tous deux sont normaux :
- Un mouvement fait à la main, sans papier derrière lui. Laissez la référence vide.
- Un document que vous n’avez pas le droit d’ouvrir. Un mouvement causé par une vente dit toujours qu’il vient d’un bon de commande client ; le numéro de la commande n’est montré qu’à qui a le droit de voir les commandes client. Taper ce numéro dans la barre de recherche retrouve quand même le mouvement, mais sa page garde le numéro pour elle.
Un mouvement que le logiciel écrit pour un document — une vente en caisse, une livraison, un bon de réception, un transfert — ne porte pas d’observations : la référence dit déjà de quel document il s’agit, dans votre langue, et les Observations restent à ce que quelqu’un saisit. Deux lignes de plus apparaissent sur sa page quand la référence seule ne dit pas ce qui s’est passé :
- Nature — Contrepassation quand le mouvement annule un mouvement antérieur du même document : un bon de livraison annulé remet sa marchandise en stock, un transfert annulé en route la ramène au dépôt qu’elle avait quitté, un bon de réception ou un avoir annulé ressort sa marchandise. Pour un numéro de série, elle dit s’il s’agit d’une Pièce défectueuse ou d’une Pièce vendue.
- Bon de réception — sur un mouvement lié à un bon de commande, le bon de réception qui a fait entrer la marchandise (ou l’a ressortie). Une commande peut arriver en plusieurs réceptions ; la commande seule ne dit donc pas laquelle.
Écrire un mouvement
- Allez dans Stock → Mouvements — la page s’ouvre sur l’onglet Mouvements — et cliquez sur Ajouter.
- Choisissez le type de référence qui classe ce mouvement.
- Choisissez la référence — le document d’où vient ce mouvement — ou laissez-la vide pour un mouvement fait à la main.
- Choisissez le dépôt d’origine (d’où la marchandise part) et / ou le dépôt de destination (où elle arrive). Une référence qui ne déplace la marchandise que dans un sens ne demande que ce côté : un bon de commande ou une production ne font qu’entrer la marchandise, une vente, une livraison, une consommation, une mise au rebut ou une vente en caisse ne font que la sortir. Au moins un dépôt doit être indiqué. Les étagères de chaque ligne suivent : un côté sans dépôt n’a pas d’étagère à indiquer.
- Posez la date du mouvement.
- Ajoutez les observations utiles.
- Cliquez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à droite des informations. Le mouvement est enregistré au statut Brouillon et sa première ligne s’ouvre (Ajouter des lignes avant d’enregistrer) ; ajoutez une ligne par article, puis faites-le avancer au fur et à mesure du déplacement physique. Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer.
Remarque : pour un transfert entre dépôts, préférez un bon de transfert, qui ajoute le suivi logistique (mode d’expédition, n° de suivi, arrivée prévue).
Les lignes d’un mouvement
Les lignes se tiennent à côté des informations du mouvement, et s’écrivent tant qu’il est au brouillon. Une ligne par produit ou variante qui se déplace :
- Le produit ou la variante qui bouge.
- L’emplacement d’origine et l’emplacement de destination (à l’intérieur des dépôts).
- La quantité déplacée et son unité de mesure.
- Éventuellement un lot et un numéro de série, pour la traçabilité. Le lot d’une ligne est toujours un lot de son produit, et son numéro de série un numéro de sa variante, seul proposé : remplacer le produit d’une ligne qui porte un lot par un autre produit est refusé. Une pièce suivie par numéro de série montre son Numéro de série sur la ligne, et taper ce numéro dans la barre de recherche des lignes retrouve la ligne. Dans la liste des mouvements, un numéro de série retrouve le mouvement qui a déclaré la pièce défectueuse, l’a remise en stock ou l’a vendue sans commande client ; une pièce vendue sur une commande client s’y retrouve par le numéro de la commande.
- Le coût unitaire, pour le suivi financier.
Ce que le mouvement change au stock
Quand un mouvement atteint le statut Terminé :
- Les quantités en stock à l’emplacement d’origine baissent, lot par lot. Une ligne qui ne nomme aucun lot prend le stock qui périme le plus tôt, puis le plus ancien, et jamais un stock qu’un autre document a mis de côté.
- Les quantités en stock à l’emplacement de destination montent, sous les mêmes lots que ceux sortis de l’origine.
- Une trace définitive est écrite au journal des stocks pour l’audit : une écriture pour chaque lot déplacé, de chaque côté. Ces écritures laissent vides la Quantité précédente et la Nouvelle quantité — la quantité et le sens de l’écriture disent le changement.
Tout ce que le mouvement écrit est valorisé au coût unitaire saisi sur sa ligne — les écritures du journal, et le stock qui arrive à destination. Une ligne sans coût unitaire déplace la marchandise sans valeur.
Si l’origine ne peut pas couvrir une ligne, l’achèvement est refusé et rien ne bouge : le mouvement reste En cours, et le message dit ce que l’origine a face à ce que la ligne demande. Réduisez la quantité de cette ligne, ou attendez que la marchandise arrive à l’origine.
Un mouvement en Brouillon, En attente ou Annulé ne touche pas aux niveaux de stock.