Une caisse est un poste d’encaissement. Avant que quiconque puisse vendre, un administrateur crée la caisse dans Point de vente → Caisses et lui rattache trois choses :
- Dépôt (et éventuellement un emplacement à l’intérieur) — d’où le stock vendu est prélevé. Chaque ticket terminé diminue immédiatement le stock physique là-bas ; chaque remboursement l’y remet.
- Compte de caisse — le compte de trésorerie qui représente le tiroir physique. À la clôture d’une session, la recette est validée sous forme d’encaissements de trésorerie ordinaires — un par mode de règlement, pour chaque facture que le poste solde (la facture des ventes de passage du jour, plus une par client nommé) — et la part de chaque mode part vers le compte de trésorerie que ce mode de règlement désigne : l’argent de la carte vers le compte du mode carte, la monnaie mobile vers le sien. Seuls les modes qui ne désignent aucun compte propre — les espèces, en général — sont validés ici, dans le tiroir. C’est cette répartition qui permet à ce compte de se rapprocher du comptage physique des espèces pendant que le compte carte se rapproche du relevé bancaire.
- Tarif — là où la caisse va chercher ses prix. Une caisse sans tarif propre vend au tarif par défaut de l’organisation ; quel que soit le tarif retenu, un produit que ce tarif ne valorise pas retombe sur le prix de base du produit. (Le tarif par défaut de l’organisation est l’alternative au tarif de la caisse, et non un second endroit à consulter après lui.) Conseil : réservez un tarif de détail à vos caisses, pour que les prix en rayon restent indépendants de votre tarif professionnel.
Deux interrupteurs façonnent le comportement de la caisse :
- Prix TTC (activé par défaut). L’usage du détail en Algérie : le prix affiché en rayon est ce que le client paie — 119,00 DA veut dire 119,00 DA. Beelocity calcule pour vos états la part de TVA contenue dans ce prix ; rien n’est ajouté au comptoir.
- Vendre sans stock (désactivé par défaut). Désactivé, une vente qui demande plus que ce que le système a en stock est refusée avec un message clair. Activé, la vente passe toujours — utile quand le rayon détient parfois du stock que le système n’a pas encore rattrapé — et la différence se retrouve plus tard, à l’inventaire tournant.
La Remise maximale (0 % par défaut) est la plus forte remise qu’un caissier peut saisir sur une ligne à cette caisse. La laisser à 0 signifie aucune remise à la caisse du tout, ce qui est le réglage prudent pour la plupart des commerces : une remise, c’est de l’argent qui sort du tiroir sans contrepartie, et une caisse capable de faire 100 % de remise est capable de donner la marchandise. Ne la relevez que pour les caisses auxquelles vous voulez confier des gestes commerciaux — et sachez que chaque ticket remisé est consigné dans la piste d’audit avec la remise nommée, quel que soit le plafond.
Certains produits ne sont tout simplement pas vendables à une caisse et sont refusés avec un message clair : un produit qui existe en variantes doit être vendu sous une variante précise, et les lots ainsi que les produits de prestation ou immatériels n’ont pas de marchandise à remettre.
La liste Caisses se restreint par son bouton de filtre par Dépôt, Tarif, Compte de caisse, Prix TTC, Vendre sans stock ou Actif (Utiliser les listes).
Vous pouvez aussi donner à chaque caisse un pied de ticket — une ligne ou deux imprimées en bas de chaque ticket client (horaires d’ouverture, conditions de retour, un remerciement) — et une langue du ticket : la langue dans laquelle les tickets s’impriment à cette caisse, quelle que soit celle dans laquelle le caissier lit son écran. Non renseignée, elle suit la langue de document de l’organisation. Une caisse dont le caissier travaille en arabe peut remettre à chaque client un ticket en français, ou l’inverse — le ticket appartient au magasin, pas au poste.
Une caisse qui a encore une session ouverte ne peut être ni désactivée ni supprimée — clôturez d’abord la session au terminal. Pour la même raison, tant qu’une session tourne, vous ne pouvez pas changer ce à quoi la caisse est rattachée : son dépôt, son emplacement, son tarif, son compte de caisse ou son réglage TTC. Changer l’un d’eux en cours de poste solderait la session sur autre chose que ce que le caissier était en train de vendre. Tout le reste — le nom, le pied de ticket, la langue du ticket, le plafond de remise — se modifie à tout moment.
Le tarif et le compte de caisse doivent être dans la même devise. Beelocity refuse la combinaison au moment où vous enregistrez la caisse, plutôt que de laisser le tiroir vendre toute la journée pour échouer à l’heure de la clôture.
Cette devise — celle du compte de caisse — est aussi celle dans laquelle l’arrière-boutique lit l’argent de la caisse : le fonds de caisse, l’attendu, le compté et l’écart de caisse sur les pages des sessions et des tickets sont tous affichés dans la devise propre à la caisse, même quand la devise par défaut de l’organisation en est une autre. Les fiches du tableau de bord qui additionnent plusieurs caisses utilisent la devise que toutes les caisses partagent ; avec des caisses en devises différentes, ces totaux retombent sur la devise par défaut de l’organisation.