Gérer les produits

Un produit est un article de votre catalogue — quelque chose que vous stockez et vendez, un service que vous rendez, un lot d’autres produits ou un article immatériel. Chaque produit appartient à une famille, qui détermine ses attributs et la forme de ses données.

Créer un produit

1. Allez dans Produits et cliquez sur Ajouter.
2. Renseignez les champs essentiels :
   • Nom — le nom affiché du produit (par ex. « T-shirt basique », « Solution de nettoyage industriel 5 L »).
   • Référence — le code du produit, unique dans votre organisation, celui qui sert au stock, aux achats et aux ventes. Elle est déjà remplie : la suivante, PRD-000042 après PRD-000041. Gardez-la, effacez-la pour recevoir la suivante à l’enregistrement, ou saisissez la vôtre (CLEAN-IND-5L) : elle est conservée. Un produit simple l’imprime sur ses lignes, et un produit configurable nomme ses variantes d’après elle.
   • Code-barres — le code que le scanner envoie au terminal de point de vente, pour les produits simples (EAN-13, UPC-A ou un code interne), unique dans votre organisation. Un produit configurable n’en demande pas : chacune de ses variantes porte le sien, et la caisse lit ceux-là d’abord.
   • Sous-position tarifaire — pour un produit que vous importez, les dix chiffres qui le classent dans le tarif douanier. Saisissez-la comme l’imprime le tarif ou le visa de votre programme prévisionnel d’importation, points et espaces compris (8471.30.00.00) : Beelocity en garde les dix chiffres, et toute autre saisie est refusée à l’enregistrement. Le programme décompte les commandes de ce produit sur sa ligne de la même sous-position. Une variante a celle de son produit.
   • Famille — la famille de produits à laquelle ce produit appartient. C’est elle qui détermine les attributs qu’on vous demandera de renseigner.
   • Type — Simple, Configurable, Lot ou Immatériel (voir Produits pour savoir quand employer chacun).
   • Prix de base — le prix de vente par défaut, avant tout remplacement par un tarif. C’est le prix de repli, celui qui sert quand aucun tarif ne s’applique.
3. Renseignez les attributs définis par la famille du produit — si la famille porte un attribut « Matière », par exemple, vous en trouverez le champ ici.
4. Enregistrez.

Pour les produits configurables, les variantes sont engendrées automatiquement à partir des attributs de variante de la famille dès l’enregistrement. Vous n’avez pas à les créer à la main.

La liste des produits

La page Produits affiche tous les produits de votre organisation dans une liste qui se cherche et se trie. Vous pouvez :

• Rechercher par nom ou par référence pour retrouver vite un produit.
• Filtrer par type, par famille, par actif ou non, par plage de prix de base, par sous-position tarifaire ou par date d’ajout, avec le bouton Filtres à côté de la zone de recherche (Utiliser les listes).
• Trier sur n’importe quelle colonne (nom, référence, prix…).
• Exporter la liste dans un tableur depuis le menu Autres actions, à droite du bord supérieur.
• Choisir les colonnes — afficher ou masquer des colonnes pour ne garder sous les yeux que ce qui vous sert.

Cliquez sur un produit pour ouvrir sa page, où vous modifiez ses champs, gérez ses variantes et consultez les enregistrements liés. La barre du haut nomme le produit et montre la liste des produits un cran au-dessus — cliquez dessus, ou sur la flèche à côté, pour y revenir.

Les variantes d’un produit

Pour les produits configurables, les variantes sont les articles réels : ceux que le stock suit et que l’on vend aux clients. Le produit parent est un modèle ; les variantes sont les articles concrets et stockables.

Elles vivent dans l’onglet Variantes du produit, qui se cherche par référence ou par code-barres et qui, par son bouton Filtres, se restreint par plage d’Ajustement de prix ou de Poids, et aux variantes Par défaut ou Actif (voir Utiliser les listes).

Ce que porte une variante

Chaque variante a son propre jeu de champs, indépendant :

Comment les variantes sont engendrées

À la création d’un produit configurable, Beelocity engendre une variante pour chaque combinaison des attributs de variante de la famille. Voir Attributs produit pour l’explication complète du mécanisme et pour la façon de maîtriser le nombre de variantes.

Les liens entre produits

Les produits peuvent être reliés entre eux pour exprimer des rapports commerciaux. Ces liens sont informatifs : ils servent à la vente additionnelle et à la découverte du catalogue :

Traduire votre catalogue

Si vos clients lisent une autre langue que celle de votre catalogue — paperasse en français, acheteurs arabophones — vous pouvez donner à vos produits leur nom dans chaque langue de document, sans toucher aux noms avec lesquels votre équipe travaille.

• La voie rapide : une liste par fiche. Chaque liste du catalogue a la sienne, derrière son menu ⋮ — Produits → Aller à Traductions des produits, et de même sur Catégories de produits, Familles de produits et Attributs produit. Une ligne par fiche, une colonne par langue. Saisissez directement dans une case pour donner à la fiche son nom dans cette langue ; effacez la case pour le retirer. C’est un travail en forme de tableau, fait sur place.
• La voie complète : l’onglet Traductions. Chaque produit, catégorie, famille et attribut ouvre un onglet Traductions après son premier enregistrement. Il porte une ligne par langue, avec le nom, la désignation quand la fiche en a une, et — sur les catégories — l’identifiant d’adresse qu’un lien de boutique utiliserait.
• Marquez les lignes vérifiées. Une nouvelle version arrive non vérifiée. Quand quelqu’un l’a relue, cochez Vérifié sur sa ligne — un brouillon que personne n’a relu reste visiblement un brouillon.

Deux règles gardent tout cela sûr. Une langue laissée vide affiche simplement le texte tel que saisi — rien ne s’affiche jamais en blanc, et rien n’est traduit automatiquement dans votre dos. Et vos propres écrans ne changent pas : les traductions existent pour les pages que lisent vos clients, tandis que votre équipe continue de travailler avec les noms que vous avez saisis, dans chaque langue d’interface.

Les libellés d’options — le Small / Medium / Large d’un produit configurable — se traduisent sur la page de l’attribut lui-même, sous son onglet Traductions, un libellé par langue à côté de chaque option. Si vous renommez une option plus tard, ses traductions se détachent et l’option s’affiche telle que saisie jusqu’à ce que vous traduisiez la nouvelle formulation : le libellé suit toujours le texte exact que vous avez défini.

Ajouter des photos à un produit

Une photo en dit plus à un acheteur qu’une description. Chaque produit peut porter jusqu’à dix photos, et la première est sa photo principale : celle que la liste des produits montre à côté du nom, et celle qui représente le produit partout où une seule photo a sa place.

1. Ouvrez le produit et allez sur son onglet Photos. Il apparaît une fois le produit enregistré.
2. Cliquez sur Ajouter des photos et choisissez une ou plusieurs images. Le PNG et le JPEG sont acceptés, jusqu’à 5 Mo chacune. Un fichier est jugé sur son contenu, pas sur son nom : un document renommé .jpg est refusé.
3. Mettez-les dans l’ordre depuis le menu ⋮ de chaque photo : Définir comme photo principale, Avancer ou Reculer.

Sur un produit configurable, chaque photo a une liste Variante montrée. Choisissez la variante que la photo montre, par exemple la rouge ou la grande taille, ou laissez Toutes les variantes quand elle montre le produit dans son ensemble.

Retirer, dans le même menu, enlève une photo du produit. Si c’était la photo principale, la suivante prend sa place.

Les photos ont leurs propres droits, distincts de la modification du produit. Une personne peut photographier votre catalogue sans pouvoir en changer les prix ni la classe de TVA.

Une machine que vous gardez : un équipement

Tout ce que vous achetez n’est pas du stock. Une camionnette de livraison, un four ou une presse s’achète une fois et reste en service : sa place est parmi vos équipements, pas sur une étagère. Vous le dites sur le produit.

1. Ouvrez le produit, ou créez-le comme produit Simple.
2. Dans Reçu comme équipement, choisissez la classe d’équipement à laquelle il appartient, par exemple Véhicules ou Fours. Le champ s’affiche tant que le module Maintenance est activé, et seulement sur un produit simple.
3. Enregistrez.

Dès lors, terminer un bon de réception du produit ajoute chaque machine à vos équipements, à ce que le fournisseur a facturé. Un produit reçu comme équipement n’est jamais tenu en stock. Les sélecteurs de produit des mouvements de stock, des bons de transfert, des régularisations de stock, des comptages, des nomenclatures et des ordres de travail de maintenance ne le proposent pas, et un document de stock qui le cite malgré tout est refusé.

Un produit déjà en stock ne peut pas devenir un équipement. Tant qu’il en reste sur une étagère, l’enregistrement d’une classe est refusé sous le champ : écoulez-le, vendez-le ou ramenez d’abord son stock à zéro par une régularisation de stock. Retirer la classe est toujours permis, et le produit est de nouveau tenu en stock à partir de son prochain bon de réception.

La désactivation

Un produit que vous cessez de vendre se désactive, il ne se supprime pas : basculez son statut actif et laissez la fiche en place. La suppression sert aux saisies erronées ; partout ailleurs, c’est la désactivation qu’il vous faut :

• Un produit désactivé n’apparaît plus dans les listes de produits actifs, ni dans les sélecteurs, ni dans les résultats de recherche.
• L’historique est préservé — les commandes, mouvements de stock et factures qui citent le produit restent intacts et exacts.
• La réactivation est possible — si vous arrêtez un produit puis le reprenez, vous le réactivez au lieu de le recréer.

Pour signaler qu’un produit est arrêté, désactivez-le, tout simplement. Servez-vous des liens entre produits pour le relier à son remplaçant, s’il en a un.

Conseils

• Laissez les références se numéroter — chaque nouveau produit s’ouvre sur la référence suivante : elles ont toutes la même forme et personne ne devine. Ne saisissez la vôtre que là où un produit a déjà un code qu’emploient vos clients ou vos fournisseurs.
• Prenez le prix de base comme prix de vente courant — posez-y le prix pratiqué le plus souvent. Servez-vous des tarifs pour le gros, les promotions et les prix propres à un marché, qui s’écartent de ce prix courant.
• Posez le coût standard sur les matières premières et les pièces achetées — c’est ce que le calcul du coût de revient lit pour ce produit quand il apparaît comme composant terminal d’une nomenclature. Sans lui, le calcul se rabat sur le dernier prix d’achat fournisseur ; sans l’un ni l’autre, il continue à zéro et signale un coût manquant, pour que vous sachiez que le résultat est incomplet. Le poser une fois sur chaque entrée achetée est le moyen le plus simple d’obtenir des coûts de revient propres et des relevés de coûts parlants sur les ordres de fabrication.
• Renseignez les attributs jusqu’au bout — des attributs vides appauvrissent votre catalogue. Si une famille porte un attribut « Poids », remplissez-le pour chaque produit, afin qu’il serve au calcul du transport et aux états.
• Vérifiez le nombre de variantes avant d’enregistrer un produit configurable — avec 3 attributs de variante de 5, 4 et 3 options, vous obtiendrez 60 variantes. Assurez-vous que c’est bien ce que vous voulez avant de créer le produit.