Factures

Une facture est le document par lequel vous demandez au client le paiement des marchandises ou des prestations livrées. Elle enregistre ce qui a été vendu, les prix convenus, la TVA et les remises applicables, et les conditions de paiement. La facture est le pendant financier du bon de livraison — le bon de livraison suit la sortie physique des marchandises, la facture suit la créance.

Une facture que vous établissez à la main est le plus souvent rattachée à une commande client et, si vous le souhaitez, à un bon de livraison. Elle peut aussi facturer ce qui n’a jamais été commandé — une prestation, un acompte, un transport — sans aucune commande (Une facture sans commande). Une même commande client peut donner lieu à plusieurs factures (facturation partielle, facturation par jalons). Les factures produites automatiquement à la clôture d’une session de caisse n’ont aucune commande client derrière elles — rien n’a été commandé, la vente s’est faite au comptoir — et elles le restent ; vous pouvez tout de même en modifier une sans avoir à inventer une commande à lui rattacher.

Notions clés

• Facture — le document qui détaille les articles, les quantités, les prix, la TVA et les conditions de paiement d’une opération avec un client.
• Ligne de facture — un article ou une prestation de la facture, avec sa quantité, son prix unitaire, son taux de TVA et ses totaux calculés.
• Règlement partiel — quand un client règle une partie du montant, la facture suit séparément ce qui a été payé et ce qui reste dû.
• Reste à payer — le solde qui subsiste après déduction des règlements reçus du montant total de la facture.

Créer une facture

Pour établir une nouvelle facture :

1. Ouvrez Ventes > Factures dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. La page d’une nouvelle facture s’ouvre. (Pour facturer d’un coup tout le reste d’une commande, préférez le bouton Créer une facture de la commande client elle-même — il vous prérenseigne les lignes.)
3. Renseignez l’en-tête :
   • Numéro de facture — un identifiant unique pour cette facture (par exemple INV-2026-0045).
   • Commande client — la commande client que cette facture facture, s’il y en a une. Laissez-la vide pour facturer ce que personne n’a commandé.
   • Bon de livraison — le rattachement à un bon de livraison précis, si vous le souhaitez.
   • Client — le client facturé. Quand une commande client est choisie, c’est le client de la commande, et il ne se modifie pas.
   • Adresse de facturation — l’adresse qui figurera sur la facture.
   • Date de facture — la date d’émission de la facture.
   • Date d’échéance — la date à laquelle le règlement est attendu. Elle s’ouvre sur la date que donnent vos conditions, comptée à partir de la date de facture : les conditions de paiement de la facture, sinon celles du client, sinon 30 jours. Elle suit la date de facture et les conditions tant que vous n’en saisissez pas une vous-même, qui est alors gardée.
   • Conditions de paiement — les conditions convenues (par exemple Net 30, Net 60). Elles s’ouvrent sur celles de la commande client, sinon sur celles du client.
   • Devise — la devise de facturation. Quand une commande client est choisie, c’est la devise de la commande, et elle ne se modifie pas.
   • Observations — les commentaires visibles par le client.
   • Notes internes — des notes réservées à votre équipe.
4. Appuyez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à côté du formulaire. La facture est enregistrée au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre, prête à être remplie (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer : la facture est créée au statut Brouillon et vous arrivez sur sa page.

Une facture sans commande

Tout ce que vous facturez n’a pas été commandé d’abord. Une journée d’installation, un acompte demandé avant le début des travaux, le transport d’une livraison, une prestation vendue au téléphone : établissez la facture directement, en laissant vide le champ Commande client.

• Vous choisissez vous-même le Client et la Devise ; sans commande, rien ne les décide pour vous. La devise s’ouvre sur celle de votre organisation.
• Ses lignes disent en toutes lettres ce que vous facturez. Une ligne sans produit accepte toute unité — une journée, un trajet, un forfait — et son prix se saisit à la main.
• La transmettre n’impute rien sur une commande, puisqu’il n’y en a pas. Seules les lignes reprises d’une commande comptent dans ce que cette commande a déjà eu de facturé.

Une facture enregistrée avec une commande la garde. Ses lignes ont été reprises de celles de la commande : retirer la commande d’un brouillon enregistré est refusé, sous le champ.

Gérer les lignes de la facture

Ajoutez les articles facturés :

1. Les informations de la facture sont à gauche de la page et ses Lignes juste à côté, à droite, dès l’ouverture d’une nouvelle facture. Une facture enregistrée s’ouvre de même d’un clic sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article, puis double-cliquez sur une cellule pour la modifier :
   • Ligne de commande — le rattachement à une ligne de commande client précise (facultatif).
   • Ligne de livraison — le rattachement à une ligne de bon de livraison (facultatif).
   • Produit / variante — le produit facturé.
   • Désignation — la description de l’article ou de la prestation.
   • Quantité — la quantité facturée.
   • Unité — l’une des unités du produit, telles que son onglet Unités les liste. Un produit qui n’en liste aucune accepte toute unité (Unités de mesure).
   • Prix unitaire — le prix d’une unité (par exemple 1 500,00 DA).
   • Taux de TVA — le taux applicable.
   • Remise % — une remise sur la ligne, s’il y en a une.
   • Observations — les précisions propres à la ligne.
3. Beelocity calcule automatiquement les totaux de ligne, les montants de TVA et les montants de remise. La remise, la TVA et le total de chaque ligne sont arrondis au centime, et le total de la facture est la somme de ses lignes : un règlement du montant qu’elle affiche la solde.

Les lignes ne peuvent être ajoutées ou modifiées que tant que la facture est au statut Brouillon.

Le circuit de la facture

La facture passe par une suite de statuts, de sa création jusqu’à son règlement :

1. Brouillon

La facture est créée mais pas arrêtée. Vous pouvez encore ajouter, modifier ou retirer des lignes et changer l’en-tête.

2. Envoyé

Cliquez sur Envoyé, l’étape suivante du parcours en haut de la page de la facture, puis confirmez, pour enregistrer que la facture a été transmise au client. Le parcours va de Brouillon → Envoyé → Réglé : les étapes franchies sont cochées, celle où se trouve la facture est en gras, et la suivante est un bouton quand c’est un passage que vous faites vous-même. Survolez une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui — un règlement indique qui l’a saisi. Cliquer sur l’étape en cours ouvre la carte : tous les statuts, avec une flèche pour chaque passage ; ceux que vous pouvez atteindre d’ici sont cliquables. Partiellement réglé, Réglé et Échu ne se choisissent jamais à la main : les règlements et le contrôle horaire les posent pour vous, et la carte marque un tel statut Automatique. L’envoi verrouille les lignes et impute les quantités facturées sur la commande client.

3. Partiellement réglé

Dès qu’un règlement couvrant une partie du solde est saisi, la facture passe Partiellement réglé toute seule. Beelocity suit le montant payé et le reste à payer.

4. Réglé

La facture passe Réglé toute seule dès que la totalité du reste à payer a été encaissée. Les règlements se saisissent par Saisir un règlement dans le menu Plus (⋮) de la page d’une facture Envoyé, Partiellement réglé ou Échu — il demande le montant, qui s’ouvre sur le reste à payer, enregistre l’encaissement en trésorerie et l’impute sur la facture. Le montant se compte en centimes entiers : une fraction de centime est refusée.

5. Échu

Une facture envoyée ou partiellement réglée dont la date d’échéance est passée est marquée Échu toute seule — un contrôle de fond horaire bascule le statut, personne n’a donc à courir après. Un règlement saisi sur une facture échue la fait passer Partiellement réglé ou Réglé comme d’habitude.

Annuler et rendre sans effet

• Annuler — choisissez Annulé sur une facture au statut Brouillon qui ne doit jamais partir. Les factures annulées sont conservées à titre d’archive.
• Rendre sans effet — choisissez Sans effet dans la carte d’une facture Envoyé ou Échu établie par erreur, avant qu’un règlement ne la solde, et indiquez le motif : il est conservé avec le passage. Cette opération rend les quantités facturées à la commande client, de sorte qu’une facture corrigée puisse être établie. Pour un ajustement après règlement, émettez plutôt un avoir.

Les totaux de la facture

Chaque facture affiche la synthèse de ses montants :

Retrouver une facture

La liste Factures cherche sur le numéro, et son bouton de filtre la restreint par Statut, Client, Commande client, Devise, une période de Date de facture ou de Date d’échéance, ou une fourchette de Total, de Montant payé ou de Reste à payer — ce qui reste dû au-delà de l’échéance, c’est un statut, une borne haute sur Date d’échéance et un Reste à payer min (voir Utiliser les listes).

Points importants

• Chaque facture désigne un client. Une facture enregistrée avec une commande client la garde ; une facture établie sans commande facture ce qui n’a jamais été commandé.
• Les lignes de facture ne se modifient que tant que la facture est au statut Brouillon.
• Saisir un règlement est un geste financier qui compte — assurez-vous que le montant est juste avant de confirmer.
• Une facture rendue sans effet ne peut pas revenir en arrière. Si c’était une erreur, établissez une nouvelle facture.
• Servez-vous des avoirs pour ajuster ou rembourser formellement des montants déjà facturés.