Utiliser les fiches

Une liste montre beaucoup de choses à la fois ; une fiche n’en montre qu’une. Ouvrez un devis, un fournisseur, un ordre de travail ou un relevé de compteur : la page est toujours disposée de la même façon et se conduit toujours pareil. D’où l’intérêt de lire celle-ci une bonne fois — les chapitres des modules la supposent acquise plutôt que de la redire.

Créer une fiche

Le bouton noir, à droite du bord supérieur d’une liste, s’appelle Ajouter. Il ne dit jamais ce qu’il va créer et ne porte aucun + : le titre au-dessus de la liste et l’entrée du menu latéral viennent de le dire, et il ne lui reste que le verbe à porter. L’autre chemin est la palette de commandes : Ctrl+K, puis « nouveau », et les documents que vous avez le droit de créer s’affichent par leur nom.

Une fiche vierge s’ouvre déjà en modification : vous pouvez saisir tout de suite. La barre du haut indique Devis › Nouveau — le mot seul, puisque le nom d’à côté vient de dire ce qu’on crée.

Un astérisque signale ce qu’il faut remplir pour enregistrer. Un champ dont l’intitulé se termine par * doit être renseigné avant que la fiche puisse être enregistrée ; un champ sans astérisque peut rester vide. Un champ exigé dans un cas seulement ne porte l’astérisque que dans ce cas : la devise d’un programme prévisionnel d’importation dès que vous en saisissez le montant maximal, la famille de produits d’un produit configurable. Une liste dont le premier choix est (aucun) peut rester vide ; une liste qui attend une réponse ne propose pas ce choix.

Les lignes d’un document sont là dès l’ouverture, à côté du formulaire, et la première que vous ajoutez enregistre le document (plus bas). Il en va de même d’un onglet qui est un tableau de lignes, comme les adresses d’un tiers. Les autres onglets et, en haut, le parcours n’apparaissent qu’une fois la fiche enregistrée : il n’y a rien à quoi les rattacher tant qu’elle n’existe pas.

Le code ou le numéro que le formulaire propose

Un document s’ouvre avec son numéro déjà rempli : le suivant de sa série, demandé au serveur à l’ouverture du formulaire — QT-2026-000042 après QT-2026-000041.

Un tiers s’ouvre de la même façon sur son code — PAR-000042 après PAR-000041 — et de même un produit (sa référence, PRD-…) et un dépôt (WH-…). Un code ne porte pas d’année — un tiers créé cette année est encore le même dans cinq ans — et tous les tiers, clients ou fournisseurs, puisent dans une seule série. Le matricule d’un salarié est le seul code qui garde l’année de son enregistrement, EMP-2026-000042, la forme qu’il avait avant que les codes aient leur propre série.

C’est une proposition, pas une réservation. Rien ne vous est mis de côté pendant que vous saisissez. Si un collègue commence un devis au même moment, il voit le même numéro, et celui de vous deux qui enregistre en second devra le changer. C’est ce qu’il faut retenir de cette page, parce que c’est ce qui surprend.

Le champ est à vous dès le départ. Écrivez votre propre numéro par-dessus la proposition : il reste tel quel, et une réponse du serveur arrivée un instant plus tard n’écrase jamais ce que vous avez écrit. Là où la série dépend d’un choix que vous faites — une opération de trésorerie se numérote en encaissement ou en décaissement, et les deux comptent chacune de leur côté — changer ce choix remplace la proposition par celle de l’autre série, et laisse toujours intact un numéro saisi à la main.

Un code peut aussi rester vide. Effacez le champ et enregistrez : la fiche reçoit le code suivant au moment de l’enregistrement, et le champ vide l’indique. Le numéro d’un document, lui, doit être rempli.

Un code reste modifiable. Sur un tiers, un produit, un dépôt ou un salarié enregistré, choisissez Modifier et renommez-le — une entreprise qui adopte plus tard sa propre codification renomme ses codes. Le numéro d’un document ne se change plus une fois enregistré, parce que tous les autres documents qui le citent le citent par ce numéro.

Quand le numéro est déjà pris

Si vous enregistrez un document dont quelqu’un a déjà le numéro, la réponse s’affiche sous le champ du numéro : Ce numéro est déjà pris. Choisissez-en un autre, ou prenez celui qui est proposé. Rien n’a été créé, vous êtes toujours sur le même formulaire avec tout ce que vous y aviez mis, et le numéro est la seule chose à reprendre. Un code que quelqu’un a déjà reçoit la même réponse, avec son propre mot : Ce code est déjà pris. Choisissez-en un autre, ou prenez celui qui est proposé.

Un champ obligatoire laissé vide reçoit la même réponse : une phrase sous le champ, la page qui ne bouge pas, et rien d’envoyé tant qu’ils n’ont pas tous été renseignés.

Ce que le formulaire remplit pour vous

Une nouvelle fiche s’ouvre sur ce que votre entreprise sait déjà : vous ne répondez qu’à ce qu’elle ne sait pas.

• Le choix par défaut d’une liste. Un champ qui choisit un dépôt, un tarif ou un calendrier s’ouvre sur celui marqué par défaut. Votre premier dépôt, votre premier tarif et votre premier calendrier le sont d’eux-mêmes, et en marquer un autre lui transfère la marque. Là où un choix vide veut dire quelque chose — une alerte de stock bas qui surveille tous les dépôts à la fois — le champ s’ouvre vide et dit ce que vide veut dire.
• Le seul choix possible. Un champ obligatoire qui n’offre qu’un seul choix s’ouvre sur lui.
• Votre devise, ou celle du tiers. Un document s’ouvre dans la devise de votre organisation. Choisir un client ou un fournisseur qui travaille dans une autre devise la remplace par la sienne, avec ses conditions de paiement.
• Le jour. Une date que l’on saisit d’ordinaire le jour même s’ouvre sur aujourd’hui : une embauche, l’arrivée d’un lot, le départ d’un transfert, le premier jour d’un congé — son dernier jour le suit — et le début d’un taux de taxe. Un premier contrat commence à la date d’embauche du salarié.
• Ce que disent vos conditions. Une facture s’ouvre sur les conditions de paiement de sa commande ou de son client, et sur l’échéance qu’elles donnent (Factures).

Tout ce que le formulaire remplit s’affiche dans son champ, et vous pouvez le changer. Un champ que vous avez changé vous-même, le formulaire ne le remplit plus jamais, même quand ce dont il venait change.

Saisir une date, une heure ou un numéro de téléphone

Une date se lit jour, mois, année, 22/09/2026, dans toutes les langues et quelle que soit celle de votre navigateur. Tapez les chiffres : les barres obliques se placent d’elles-mêmes, 22092026 devient 22/09/2026, et le pavé numérique d’un téléphone suffit. Un chiffre qui ne peut être à lui seul qu’un jour entier ou un mois entier est pris comme tel : 4 devient 04/. Vous pouvez toujours taper les barres vous-même, ou un point, ou un tiret : 5.9.2026 devient 05/09/2026. La touche Retour arrière, juste après une barre, efface la barre et le chiffre qui la précède : chaque appui retire un chiffre. Une date collée depuis un tableur sous la forme 2026-09-22 se lit de la même façon.

Une date laissée inachevée est complétée à partir d’aujourd’hui quand vous passez à la suite : 22 devient le 22 du mois en cours, et 22/09 le 22 septembre de cette année. Une année à deux chiffres se lit entre 79 ans en arrière et 20 ans en avant : 15/06/85 devient 15/06/1985 et 01/01/30 devient 01/01/2030. Un jour que le mois n’a pas, comme le 31 d’un mois de 30 jours, reste tel que vous l’avez tapé et est refusé à l’enregistrement.

Le bouton calendrier, au bout du champ, ouvre un calendrier juste en dessous, ou au-dessus quand la fenêtre manque de place. La semaine commence le samedi, et le mois et les jours sont écrits dans votre langue. Aujourd’hui est souligné et le jour que contient le champ est mis en évidence. Un jour que le champ n’accepte pas est grisé. Appuyez sur le mois, en haut, pour en choisir un autre, puis sur l’année pour passer d’une année à l’autre ; une date lointaine, comme une date de naissance, se tape plus vite. Aujourd’hui, en bas, choisit le jour même.

Au clavier, ↑ et ↓ avancent ou reculent la date d’un jour, à partir d’aujourd’hui si le champ est vide, et Alt+↓ ouvre le calendrier. Dans le calendrier, les flèches se déplacent d’un jour ou d’une semaine, Page précédente et Page suivante d’un mois et, avec Maj, d’une année, et Début et Fin vont aux deux bouts de la semaine. Entrée choisit le jour, et Échap ferme le calendrier sans rien changer.

Dans un tableau de lignes, une cellule de date est le même champ. Tapez la date directement dessus, ou double-cliquez pour ouvrir le calendrier : la ligne s’enregistre quand vous choisissez un jour ou appuyez sur Entrée.

Une date accompagnée d’une heure, comme le départ d’un bon de transfert ou le début d’un pointage, se tape de la même façon : 130920261525 devient 13/09/2026 15:25, l’espace et les deux-points se plaçant d’eux-mêmes. Le calendrier choisit le jour et garde l’heure que vous avez tapée. Un jour tapé sans heure n’en reçoit pas : à l’enregistrement, le champ vous demande d’ajouter l’heure, car les heures travaillées et les relevés de compteur se comptent à partir d’elle.

Un numéro de téléphone se groupe de la même façon, comme on l’écrit en Algérie : 0550123456 devient 0550 12 34 56, un fixe 021 23 45 67, et un numéro depuis l’étranger +213 550 12 34 56. Un numéro d’un autre pays reste tel que vous le tapez, et rien n’est refusé : un numéro inhabituel passe quand même.

Enregistrer, et où l’on arrive

Enregistrer écrit la fiche et vous emmène sur sa propre page : celle-là même que vous auriez atteinte en la cliquant dans la liste, avec cette fois ses onglets et son parcours. Le formulaire vierge n’est pas laissé derrière vous : Précédent vous ramène donc à la liste, et non à un formulaire déjà rempli et déjà envoyé.

Annuler sur une fiche vierge revient à la liste sans rien créer.

Quand l’enregistrement s’arrête, il dit où. Un message en haut indique combien de réponses manquent ou sont fausses, chacune est dite sous son propre champ, et la page se place sur la première, le curseur dedans : sur une longue fiche, vous êtes conduit au champ au lieu de le chercher. Une réponse que le formulaire ne peut pas montrer sous un champ, comme sur une ligne que vous ne pouvez pas modifier, est dite dans ce message. Quand le problème est de ceux que seul le serveur voit, comme une facture qui ne s’accorde plus avec sa commande, sa phrase s’affiche elle aussi sous le champ qu’elle concerne.

Ajouter des lignes avant d’enregistrer

Un nouveau devis, une nouvelle commande, un bon de réception, un bon de transfert ou une nomenclature affiche ses lignes à côté du formulaire dès l’ouverture : un tableau vide, avec Ajouter au-dessus. Inutile d’enregistrer le document avant d’y ajouter quoi que ce soit. Le tableau vide dit ce qui se passe à la place : Aucune ligne pour l’instant, et dessous, qu’Ajouter enregistre d’abord la fiche.

Remplissez ce que le formulaire demande, le client et la devise par exemple, puis appuyez sur Ajouter. Le document est enregistré en brouillon et prend son numéro, et un message le nomme : Enregistré : QT-2026-000012. Vous restez où vous étiez. Le formulaire reste ouvert sur ce que vous avez saisi, et une nouvelle ligne s’ouvre, le curseur dans sa première cellule. Cette ligne, comme toutes les suivantes, s’enregistre à mesure que vous la remplissez, comme sur n’importe quel document. Ce qu’une ligne remplit d’elle-même, sa désignation dans la langue du client par exemple, elle le remplit ici aussi.

S’il manque encore une réponse au formulaire, Ajouter s’arrête là où Enregistrer s’arrêterait : le champ dit ce qui manque, le curseur s’y place, et aucune ligne ne s’ouvre tant qu’il n’est pas renseigné.

Si vous changez d’avis, Annuler demande s’il faut conserver le document que la première ligne a enregistré. Supprimer l’efface et vous ramène à la liste, Conserver referme le formulaire dessus. La question n’est posée que pendant cette visite, et seulement si vous avez le droit de supprimer le document : une fois Enregistrer appuyé, ou la page rouverte, Annuler referme simplement le formulaire.

Un document dont les lignes sont écrites par une autre étape ne les montre qu’une fois enregistré. Les lignes de matières d’un ordre de fabrication, par exemple, viennent de sa nomenclature quand il est lancé.

Lire une fiche

Une fiche se lit comme un ticket de caisse. Ses champs tiennent dans une seule colonne étroite, chaque libellé face à sa valeur sur une même ligne, reliés par des pointillés : l’œil descend la colonne sans jamais chercher à quelle étiquette appartient quel chiffre. Ce qui vient par quantités — les articles d’un devis, les lignes d’une commande, la marchandise d’un bon de réception — se place à côté de cette colonne et non derrière un onglet, de sorte qu’un total et les lignes qui le composent sont à l’écran ensemble. Sur un écran étroit, les deux se superposent, la fiche d’abord.

Les lignes forment un tableau comme un autre, avec les mêmes commandes sur ses bords qu’une liste : une zone de recherche, un bouton de filtre, un bouton des colonnes, et son propre ⓘ qui explique ce que porte chaque colonne. Ajouter commence une ligne, et chaque ligne s’enregistre à mesure que vous la remplissez — quittez une cellule et la ligne est écrite, il n’y a pas de second Enregistrer à retenir. Tant qu’il manque à une ligne ce dont elle ne peut se passer, elle est refusée et un message dit quoi ; cela cesse dès que la dernière cellule est saisie. Tab et Entrée vous font avancer dans la ligne, et Entrée sur la dernière cellule de la dernière ligne en ouvre une nouvelle.

Une cellule qui renvoie à une fiche, comme le produit d’une ligne, termine sa liste ouverte par les mêmes aides qu’un champ de formulaire : le lien Nouveau …, par exemple Nouveau produit, qui ouvre la page de cette fiche dans un nouvel onglet, et le ↻, qui actualise la liste. Comme la ligne s’enregistre d’elle-même, la fiche créée là-bas n’est pas choisie à votre place : revenez, elle est dans la liste et il vous reste à la choisir.

Au bas du ticket, Création et modification indique quand la fiche a été écrite et quand elle a changé pour la dernière fois. Les fiches qui portent plus d’une sorte de chose rangent le reste derrière des onglets, à côté de Synthèse — les adresses et les contacts d’un tiers, les tâches d’un plan de maintenance. Une fiche s’ouvre toujours sur sa Synthèse. L’onglet où vous passez ensuite est inscrit dans l’adresse de la page : le lien que vous envoyez à un collègue s’ouvre donc là où vous étiez.

Le parcours d’un document

En haut, à côté de ses onglets, un document montre le parcours qu’il suit. Les étapes vont de gauche à droite — Brouillon, Envoyé, Accepté — celles qui sont derrière lui cochées, celle où il se trouve en gras, les suivantes en attente. Quand l’étape suivante est de celles que vous pouvez franchir, elle est écrite pour être cliquée. Arrêtez-vous sur une étape et elle vous dit quand le document l’a atteinte et qui l’y a mené ; une étape franchie par la règle elle-même donne la date sans nom.

Cliquez sur l’étape en cours pour ouvrir le tableau complet : tous les états que le document peut atteindre, tous les passages entre eux, et qui a fait chaque passage et quand. C’est aussi de là que se prennent les sorties de parcours — refuser, annuler, réviser. Un document qui saute une étape la montre grisée et barrée de son parcours : vous voyez d’un coup d’œil qu’elle a été sautée et non oubliée.

Une étape que le document ne peut pas encore franchir reste à sa place, grisée, et dit pourquoi. Arrêtez-vous dessus et elle vous dit quoi faire d’abord : l’étape Clôturé d’un dossier d’importation attend que toutes ses commandes aient reçu leurs marchandises, et nomme celles qui attendent encore. Un clic ne fait rien : aucune boîte de dialogue ne demande une date que le passage refuserait.

Modifier une fiche

La page d’une fiche commence comme une liste. En haut, à côté de ses onglets, un seul bouton principal, Modifier, et un bouton Autres actions (trois points) qui regroupe tout le reste, là où le bord supérieur d’une liste place Ajouter et ses propres Autres actions. Des traits le partagent en groupes, les mêmes sur toutes les pages et toujours dans le même ordre : les prochaines étapes de la fiche, les documents qu’elle imprime, les pages où elle mène, l’activer ou la désactiver, et Supprimer en dernier, pour qu’il ne soit jamais voisin de ce que vous visiez. Pendant la modification, les deux boutons sont Enregistrer et Annuler.

Une action que la fiche ne peut pas encore faire reste à sa place, grisée. Pointez-la, ou atteignez-la au clavier, et elle dit pourquoi et ce qu’il faut faire d’abord ; sur un écran tactile, la raison est écrite dessous. Une fiche qui ne peut plus être modifiée montre Modifier grisé de la même façon, en disant où se fait le changement — ou, sur certaines pages, ne garde qu’Autres actions. Une action que votre rôle n’autorise pas n’apparaît pas du tout.

Supprimer demande confirmation et prévient que l’opération est irréversible. Confirmez et vous retombez sur la liste où était la fiche.

L’impression est dans Autres actions sur tout document qui a une forme imprimée, et elle se fait d’un clic, dans la langue propre au document. Imprimer et partager vos documents est consacrée à cela.

Choisir une fiche tenue ailleurs

Beaucoup de champs d’un formulaire renvoient à une fiche tenue ailleurs : le fournisseur d’un bon de commande, le dépôt où la marchandise arrive, les conditions de paiement accordées à un client. Chacun ouvre une liste où choisir, et chacun porte les trois mêmes aides.

• Le ✕ dans le champ le vide. Il apparaît dès qu’une valeur est choisie. Un champ facultatif affiche alors (aucun) ; un champ obligatoire revient à Choisir…, et Enregistrer vous rappelle de le remplir. Au clavier, la touche Suppr sur le champ fait la même chose.
• Le ↻ dans le champ actualise sa liste, pour une fiche qu’un collègue a ajoutée pendant que vous aviez le formulaire ouvert. Quand une liste n’a pas pu être lue, le champ le dit, et le ↻ permet de réessayer sans perdre ce que vous avez saisi.
• Le lien Nouveau … sous le champ, par exemple Nouveau dépôt, sert quand la fiche n’existe pas encore. Il ouvre sa page dans un nouvel onglet, prête à remplir, et laisse votre formulaire tel quel dans l’onglet d’où vous venez.

Le lien n’apparaît que si votre rôle vous permet de créer ce genre de fiche, et seulement pour les fiches qui ont leur propre page ; une unité de mesure ou une devise n’en a pas. Le lien d’un emplacement apparaît une fois son dépôt choisi, et crée le nouvel emplacement dans ce dépôt.

Quand la liste est vide

Une liste où il n’y a rien à choisir dit pourquoi, sur une ligne qu’on ne peut pas choisir :

• Chargement… tant que la liste est en cours de lecture.
• Choisissez d’abord le champ …, sur le champ fermé, quand la liste dépend d’une autre réponse : les adresses d’un client attendent le client, le compte d’un paiement son mode de règlement.
• Cette liste n’a pas pu être lue, avec le ↻ pour réessayer.
• Vous n’avez pas l’autorisation de consulter cette liste, sur le champ fermé, quand votre rôle ne vous laisse pas voir les fiches que la liste propose. Pas de ↻ ici : réessayer n’y changerait rien. La personne qui gère les rôles de votre organisation peut ajouter à votre rôle Consulter sur ce type de fiche (Concevoir de bons rôles).
• Une raison qui lui est propre, quand le champ en a une : Aucun compte ouvert ne l’accepte sur un chèque quand l’entreprise ne tient que des espèces, Ce client n’a aucune adresse enregistrée sur une facture. Sinon, Rien à choisir ici.

Une liste peut aussi montrer des lignes grisées, chacune avec la raison pour laquelle on ne peut pas la choisir, comme les commandes qu’un dossier d’importation ne peut pas prendre.

Au retour

Enregistrez la nouvelle fiche dans son onglet et revenez : elle est déjà choisie dans le champ d’où vous êtes parti, et ce qui découle de ce choix a suivi, comme les adresses de facturation et de livraison du client sur une commande client. Le nouvel onglet vous le confirme ; vous pouvez le fermer.

• Si vous avez choisi autre chose entre-temps, votre choix est conservé. La nouvelle fiche est dans la liste si vous la voulez finalement.
• Si le champ ne propose pas la nouvelle fiche, rien n’est choisi et le formulaire dit pourquoi. Un tiers enregistré sans le rôle Fournisseur, par exemple, ne se choisit pas dans un champ fournisseur.
• Si vous fermez le nouvel onglet sans enregistrer, le retour actualise quand même la liste du champ, et une fiche ajoutée par un collègue y figure aussi.

Quand quelqu’un d’autre a enregistré avant vous

Deux personnes peuvent avoir la même fiche ouverte, et tôt ou tard deux personnes l’auront. Si un collègue enregistre pendant que vous modifiez encore, votre Enregistrer ne passe pas en effaçant discrètement son travail : il s’arrête et vous le dit. Quelqu’un d’autre a modifié cette fiche. Elle a été actualisée : vérifiez vos modifications et enregistrez de nouveau.

Rien de ce que vous avez saisi n’est perdu. La page s’est mise à jour sur ce qui est réellement enregistré, vos modifications sont toujours dans le formulaire, et un second Enregistrer les inscrit sur la fiche telle qu’elle est maintenant. Si vous avez touché à des champs différents, tout subsiste ; si c’est le même champ, c’est le vôtre qui l’emporte — mais parce que vous l’avez décidé, en connaissance de cause.

Quitter sans avoir enregistré

Commencez une modification, changez quelque chose, puis quittez la page — par le menu latéral, par la barre du haut, par le bouton Précédent du navigateur — et Beelocity vous arrête d’abord : Modifications non enregistrées, Vous avez des modifications non enregistrées. Voulez-vous vraiment quitter cette page ?, avec Rester et Quitter. Rester vous remet où vous étiez, vos modifications intactes ; Quitter poursuit et les abandonne.

Passer d’un onglet à l’autre de la fiche n’est pas quitter : la question ne se pose donc pas.

Une fiche qui n’est plus là

Si vous suivez le lien d’une fiche supprimée depuis, la page vous le dit : Fiche introuvable. Elle a peut-être été supprimée. Elle vous donne aussi le retour vers la liste. Une fiche que votre rôle ne vous laisse pas ouvrir vous le dit à la place, dans les mêmes termes que partout ailleurs où un accès vous est refusé.