Le module Ressources humaines est l’endroit où vous tenez votre registre du personnel : qui travaille pour l’entreprise, dans quel service, depuis quand — et, pour ceux qui sont partis, quand et pourquoi ils sont sortis. La loi algérienne oblige tout employeur à tenir ce registre à jour et à le présenter à l’inspecteur du travail sur demande. Tenu dans Beelocity, c’est une seule liste que toute votre équipe consulte, au lieu d’un tableur sur un poste et d’un classeur dans un tiroir.
Le module est pensé pour le gérant ou l’agent qui s’occupe du personnel. Ce que le personnel perçoit est un module à part, la Paie, qui lit ce que celui-ci tient — voir Paie.
Ce que vous pouvez faire aujourd’hui
- Tenir le registre du personnel — chaque salarié avec les mentions qu’exige le registre, un matricule, un service, une fonction et son supérieur hiérarchique. Voir Salariés.
- Enregistrer qui part, et qui revient — la date et la cause légale de chaque sortie, gardées au registre plutôt que supprimées, et un ancien salarié réembauché sous son matricule. Voir Quand un salarié part.
- Garder le contrat de chaque salarié — à durée indéterminée ou déterminée, avec ses dates, sa période d’essai, son salaire de base et sa durée hebdomadaire, signé, modifié par avenant, remplacé sans interruption et terminé avec l’emploi. Voir Contrats.
- Imprimer une attestation de travail — la lettre qu’un salarié présente à la banque ou à une administration pour prouver qu’il travaille chez vous, tirée du contrat en vigueur. Voir Imprimer une attestation de travail.
- Tenir le calendrier des jours fériés — les jours fériés civils ajoutés pour vous, les fêtes religieuses au fil des annonces, et les demi-journées. Voir Tenir le calendrier des jours fériés.
- Enregistrer et approuver les congés — congé annuel, arrêt maladie, événement familial : les jours décomptés pour vous, la demande déposée, puis approuvée ou rejetée par qui peut décider. Voir Demander et approuver un congé.
- Voir le solde de congé de chacun — ce qu’il a acquis pour l’année de congé, ce qu’il a pris, programmé, et ce qui lui reste à demander. Voir Comment le solde est calculé.
- Noter les postes que vous travaillez — un matin, un après-midi, une nuit qui finit le lendemain, chacun avec sa pause ; Beelocity indique combien de ses heures comptent comme travail et combien tombent la nuit. Placez-les ensuite dans les roulements que répètent vos équipes, et voyez la semaine moyenne et les jours de repos de chacun. Voir Postes et roulements.
- Lire le planning — le mois tel que vos équipes vont le travailler, une ligne par personne et une colonne par jour, avec le poste de chaque jour, les nuits, les repos et les congés, et les heures de chaque semaine rapportées au contrat. Voir Lire le planning.
- Modifier le planning d’un jour — un autre poste ou un repos exceptionnel pour une personne, ou un rappel sur son jour de repos, sans toucher au roulement ; les congés, la présence et la paie suivent la modification. Voir Modifier le planning.
- Saisir les heures supplémentaires — les heures faites en plus, le jour, pourquoi elles étaient nécessaires, et si elles tombent la nuit ; la paie du mois calcule la majoration à vos propres taux. Voir Heures supplémentaires.
- Voir tout un mois de présences d’un coup d’œil — une ligne par personne, une colonne par jour, avec les jours de repos, les jours fériés, les congés et les heures supplémentaires inscrits ; marquez les jours d’absence et la paie du mois les retient. Voir Présences.
- Imprimer le certificat de travail au départ d’un salarié — le papier que la loi impose à chaque départ, avec la date de recrutement, la date de cessation et chaque fonction occupée. Voir Le certificat de travail.
- Imprimer les registres obligatoires — le registre du personnel et le registre des congés payés pour n’importe quelle période, avec les colonnes que la loi énumère, prêts à reporter sur les registres paraphés que lit l’inspecteur du travail. Voir Registres obligatoires.
- Garder les pièces du dossier de chacun — la pièce d’identité, le contrat signé, un certificat médical, un diplôme, numérisés ou photographiés sur sa fiche. Voir Les documents du dossier.
- Organiser l’entreprise en services — Production, Magasin, Administration — imbriqués aussi profondément qu’il le faut, et fermés sans perdre leur historique. Voir Services et fonctions.
- Tenir la liste des fonctions qu’occupent vos salariés, chacune avec la catégorie socioprofessionnelle selon laquelle les papiers algériens classent le personnel. Voir Fonctions.
Où le trouver
Ouvrez Ressources humaines dans le menu latéral. Le module s’ouvre sur ce qui attend (ci-dessous), et le menu liste le travail auquel vous revenez chaque semaine — Salariés, Demandes de congé, Planning, Présences et Registres obligatoires — puis, en fin de liste, le Paramétrage. Présences est une seule page pour le mois : son onglet Feuille de présence et son onglet Heures supplémentaires, le registre des heures en plus.
Voir ce qui attend
À l’ouverture, Ressources humaines montre le travail qui attend quelqu’un, en cinq listes. Chaque ligne ouvre la fiche où le travail se fait, et les listes sont relues à chaque ouverture de la page.
| Liste | Ce qu’elle montre | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| Congés à traiter | les demandes soumises, ni approuvées ni rejetées, la plus proche d’abord | ouvrez-en une et appuyez sur Approuver ou Rejeter |
| Absents | les congés approuvés qui couvrent aujourd’hui, puis ceux qui commencent dans les sept jours — y compris un jour marqué absent sur la feuille de présence | rien : elle dit sur qui ne pas compter |
| Échéances des contrats | les périodes d’essai et les contrats à durée déterminée qui s’achèvent dans les trente jours | décider avant la date : confirmer l’embauche, renouveler le contrat par un avenant ou un nouveau contrat, ou le laisser s’achever |
| Registre à compléter | les personnes dont la ligne au registre du personnel de cette année s’imprimerait avec un blanc, et ce qui lui manque | ouvrez la fiche et complétez ce qui manque |
| Postes en sous-effectif | les postes d’aujourd’hui et des six jours suivants où il y a moins de personnes que l’effectif requis | ouvrez le planning sur ce mois et mettez quelqu’un sur le jour |
Chaque liste montre cinq lignes et leur nombre total, et Tout afficher ouvre la liste entière. Au-dessus, des boutons lancent les tâches de la semaine : Nouveau salarié, Nouvelle demande de congé, Nouvelles heures supplémentaires et Feuille de présence. Vous ne voyez que les listes et les boutons que votre rôle vous permet d’ouvrir.
Où se fait chaque tâche
La plupart des tâches se lancent depuis plusieurs endroits, et chaque accès ouvre le même formulaire — déjà rempli avec la personne quand vous partez de sa fiche.
| Tâche | Où elle se fait | Aussi depuis |
|---|---|---|
| Ajouter un salarié | Salariés, puis Ajouter | le bouton Nouveau salarié de l’accueil ; l’onglet Salariés d’un service |
| Enregistrer un congé | Demandes de congé, puis Ajouter | le bouton Nouvelle demande de congé de l’accueil ; l’onglet Demandes de congé de la personne |
| Décider d’une demande | la demande elle-même : Approuver ou Rejeter | la liste Congés à traiter de l’accueil ; vos notifications |
| Un jour où personne n’est venu | Présences, en marquant le jour sur la Feuille de présence | une demande de congé du type Absence injustifiée, pour y joindre une note ou un justificatif |
| Saisir des heures supplémentaires | Présences, puis Heures supplémentaires et Ajouter | le bouton Nouvelles heures supplémentaires de l’accueil ; l’onglet Heures supplémentaires de la personne |
| Un départ | Enregistrer la sortie sur la fiche de la personne | Mettre fin au contrat sur son contrat — la même démarche |
| Son solde de tout compte | Établir le solde de tout compte sur la fiche de la personne | Paie › Soldes de tout compte, puis Ajouter |
Deux endroits enregistrent autre chose, volontairement. La paie du mois a un onglet Éléments variables où l’on peut aussi saisir des absences et des heures en plus. Ce qu’on y saisit change la paie de ce mois-là, et rien sur la fiche de la personne :
- Des jours d’absence saisis là s’ajoutent aux jours marqués sur la feuille et aux congés non payés, jamais à leur place. C’est pour une entreprise qui ne tient pas la feuille, ou pour un jour découvert après la clôture de son mois.
- Un montant d’heures supplémentaires saisi là est pour une entreprise qui paie une somme convenue plutôt que de compter les heures. Une même personne ne peut pas avoir les deux le même mois : la paie refuse jusqu’à ce que l’un des deux parte.
- Une indemnité sur l’onglet Rémunération de la personne est payée chaque mois à partir de sa date ; celle saisie dans les Éléments variables ne vaut que pour ce mois.
Voir Saisir les éléments variables du mois.
Paramétrer le module
Le Paramétrage est une seule page pour tout ce que vous réglez une fois et revoyez environ une fois l’an, avec un onglet pour chaque sujet :
| Onglet | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Services | les parties de l’entreprise où travaillent vos salariés — voir Services et fonctions |
| Fonctions | les emplois qu’occupent vos salariés — voir Fonctions |
| Postes | les heures que votre entreprise travaille d’un seul tenant, pour une entreprise qui tourne jour et nuit — voir Définir les postes |
| Roulements | les cycles de postes et de jours de repos que répètent vos équipes, et les équipes de chacun — voir Construire un roulement et Mettre en place les équipes |
| Types de congé | les sortes d’absence, dont sept viennent de la loi — voir Types de congé |
| Jours fériés | le calendrier des jours fériés — voir Tenir le calendrier des jours fériés |
| Jours de repos et congés | les jours où votre entreprise se repose, et la façon dont le congé annuel s’acquiert — voir Régler votre semaine de travail |
Chaque onglet a sa propre adresse : un favori vers une liste que vous utilisiez déjà l’ouvre toujours, désormais comme onglet du Paramétrage. Vous ne voyez que les onglets que votre rôle vous permet d’ouvrir, et sans aucun, le Paramétrage n’apparaît pas du tout dans votre barre latérale. Les chiffres dont la paie est calculée relèvent de la Paie — voir Paie.
Qui peut le voir
Le module n’apparaît qu’aux membres à qui l’accès a été donné — un membre sans cet accès ne voit aucune entrée Ressources humaines. Les informations sur le personnel sont des données personnelles : ne donnez l’accès qu’à ceux qui tiennent le registre. Voir Rôles et autorisations pour la façon dont l’accès est attribué.