Une régularisation de stock corrige l’écart entre ce que vos livres annoncent et ce qui se trouve physiquement dans votre dépôt. Les régularisations font partie de la vie normale d’un dépôt : elles rendent compte de la casse, de la démarque inconnue, des erreurs de comptage, des péremptions et de tout ce que le réel apporte.
Les types de régularisation
Chaque régularisation est classée selon la raison de la correction :
| Type | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Inventaire tournant | Écarts trouvés lors d’un inventaire tournant programmé. |
| Inventaire physique | Corrections issues d’un comptage complet, de mur à mur. |
| Détérioration | Articles abîmés au stockage, à la manutention ou en transit. |
| Démarque inconnue | Perte de stock que rien n’explique (erreurs de conditionnement, casse non enregistrée, petits écarts). |
| Obsolète | Articles devenus invendables ou inutilisables, à sortir des comptes. |
| Correction | Une reprise à la main après une erreur de saisie ou un incident. |
| Excédent constaté | Articles trouvés que les livres ignoraient (découverts lors d’un rangement, par exemple). |
| Expiré | Articles qui ont dépassé leur date de péremption et doivent quitter le stock disponible. |
| Vol | Vol de stock établi. |
| Retour fournisseur | Articles renvoyés au fournisseur (marchandise défectueuse, par exemple). |
Le cycle de vie d’une régularisation
Une régularisation passe par un circuit d’approbation, pour que chacun réponde de ce qu’il a fait :
DRAFT --> PENDING APPROVAL --> APPROVED --> POSTED
\-> CANCELLED| Statut | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| Brouillon | La régularisation se prépare. Les lignes et les quantités se modifient encore. |
| En attente d’approbation | Elle a été remise et attend qu’un responsable la lise. |
| Approuvé | Un responsable l’a lue et acceptée. |
| Comptabilisé | La régularisation a été appliquée aux niveaux de stock. C’est définitif : les quantités sont à jour et une écriture est passée au journal des stocks. |
| Annulé | La régularisation a été abandonnée. Rien n’a changé au stock. |
Le parcours, en haut de la page d’une régularisation, déroule ces quatre étapes de gauche à droite : celles déjà franchies sont cochées, celle où en est la régularisation est pleine, et la suivante est un bouton — aucun de ces pas ne se fait tout seul. Posez le curseur sur une étape pour savoir quand elle a été atteinte, et par qui. Cliquer sur l’étape en cours ouvre plutôt la carte : tous les statuts, une flèche par mouvement, et ceux que vous pouvez atteindre d’ici sont cliquables. Annulé se détache de l’étape que la correction a quittée, et rien ne suit Comptabilisé : une fois le stock bougé, une erreur se répare par une seconde régularisation et non par un retour en arrière.
Écrire une régularisation
- Allez dans Régularisations dans le menu latéral, sous Stock, et cliquez sur Ajouter.
- Renseignez :
- Numéro de régularisation — une référence unique (par exemple
ADJ-2026-001). - Dépôt — le dépôt sur lequel porte la correction.
- Type de régularisation — la raison de la correction (détérioration, démarque inconnue, inventaire tournant, etc.).
- Date de régularisation — la date de la correction.
- Numéro de référence — une référence extérieure facultative.
- Motif — une phrase disant pourquoi cette correction est nécessaire.
- Numéro de régularisation — une référence unique (par exemple
- Cliquez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à droite des informations. La régularisation est enregistrée au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer.
- Ajoutez une ligne par article corrigé, puis soumettez-la à approbation quand elle est prête.
La liste des Régularisations se cherche par numéro, référence ou motif, et son bouton de filtre la restreint par Type de régularisation, par Statut — les brouillons encore à remettre, celles qui attendent une approbation — par Dépôt, par une plage de Date de régularisation, ou par une plage de Lignes ou d’Impact sur les coûts (voir Utiliser les listes).
Les lignes d’une régularisation
Les lignes se tiennent à côté des informations de la régularisation, et s’écrivent tant qu’elle est au brouillon. Une ligne par article corrigé :
- État du stock — le stock que la ligne corrige : Disponible, ou mis de côté en Quarantaine, Détérioré ou Expiré. Une nouvelle ligne part de Disponible.
- Attendu — ce que les livres annonçaient.
- Réel — ce qui a été physiquement compté ou observé.
- Écart — ce qui a été trouvé, moins ce qu’annonçaient les livres : en dessous de zéro, du stock est retiré ; au-dessus, il est ajouté. Il se remplit tout seul à partir de l’Attendu et du Réel quand la ligne est enregistrée, et c’est ce que la comptabilisation applique.
- Coût unitaire — pour du stock retrouvé, ce que vaut une unité. Sur une ligne qui retire du stock, il ne se saisit pas : la comptabilisation y inscrit ce que ce stock a coûté, et la ligne l’affiche une fois comptabilisée.
- Motif — la raison propre à l’écart de cette ligne.
- Impact sur les coûts — ce que vaut la ligne, inscrit à la comptabilisation. En dessous de zéro, le dépôt a perdu de la valeur.
La comptabilisation retire le stock lot par lot, le plus proche de sa péremption d’abord, dans l’état du stock de la ligne — un produit et un état suffisent donc, même quand ce produit est tenu en plusieurs lots. Le stock retiré est valorisé à ce qu’il a coûté, lot par lot ; le stock retrouvé, au coût unitaire saisi.
Une ligne enregistrée avant que l’écart se remplisse tout seul peut dire une chose dans son Écart et une autre dans ses deux comptages. La comptabilisation la refuse, avec un message qui donne les trois chiffres : corrigez le comptage erroné et enregistrez la ligne, l’écart suit.
Mettre au rebut un stock périmé, détérioré ou en quarantaine
Le stock périmé, cassé ou refusé au contrôle qualité reste dans les livres — à l’écart de ce que vous pouvez vendre — jusqu’à ce que vous le mettiez au rebut. Une mise au rebut est une régularisation dont les lignes indiquent l’état dans lequel ce stock est tenu.
- Ouvrez Régularisations et cliquez sur Ajouter. Choisissez le dépôt, et Expiré ou Détérioration comme type.
- Dans les Lignes, cliquez sur Ajouter : la régularisation est enregistrée en brouillon et sa première ligne s’ouvre. Choisissez le Produit, puis mettez l’État du stock à Expiré, Détérioré ou Quarantaine — celui sous lequel le stock apparaît dans les niveaux de stock.
- Saisissez ce qu’annoncent les livres (Attendu), ce qui reste vraiment à garder (Réel — souvent 0), et l’Unité. L’Écart se remplit tout seul, en dessous de zéro.
- Cliquez sur En attente d’approbation, faites-la approuver, puis cliquez sur Comptabilisé.
La ligne de stock descend à ce que vous avez gardé, le journal des stocks inscrit une ligne par lot retiré, et l’Impact sur les coûts de la régularisation dit ce que valait la mise au rebut.
Le stock promis à une commande reste. Si une partie de ce stock est réservée pour la commande d’un client, la comptabilisation est refusée par un message qui dit combien est en stock, combien est réservé et combien vous vouliez retirer. La réservation part quand la commande est expédiée ou annulée ; d’ici là, ne mettez au rebut que ce qui est libre.
Le circuit d’approbation
Une régularisation doit être approuvée avant de toucher au stock. Cela empêche les changements non autorisés et crée une chaîne de responsabilité :
- Le magasinier écrit la régularisation et clique sur En attente d’approbation, l’étape suivante du parcours en haut de la page. Le circuit configuré désigne les bons approbateurs — il n’y a personne à choisir à la main.
- La décision part dans la boîte de réception de l’approbateur désigné, qui y lit la régularisation, ses lignes et le motif donné.
- L’approbateur peut approuver, rejeter (avec un motif obligatoire), ou déléguer la décision à un autre utilisateur.
- Une fois tous les approbateurs requis passés, la dernière étape du parcours est Comptabilisé : la cliquer met les niveaux de stock à jour et passe une écriture définitive au journal des stocks.
Toute la chaîne des décisions, rejets et motifs compris, reste attachée à la régularisation pour l’audit.
Conseil : pour les régularisations de forte valeur (au-delà de 50 000 DA, par exemple), montez un circuit à deux niveaux d’approbation. Les circuits d’approbation orientent la décision selon des montants seuils : les corrections lourdes reçoivent ainsi d’office un examen supplémentaire.