Paie mensuelle

Chaque mois, l’entreprise paie les personnes qui ont travaillé pour elle. Dans Beelocity, ce mois est une paie mensuelle : vous l’ouvrez, elle liste toutes les personnes qu’elle paiera, et elle établit la fiche de paie de chacune à partir de ce qui est déjà enregistré — son contrat, les indemnités que vous lui accordez, les congés qu’elle a pris — et des montants que la loi fixe pour ce mois, que vous tenez dans le Paramétrage de la paie.

Cette page s’adresse au gérant, à l’agent ou au comptable qui fait la paie du mois.

Les étapes du mois

La page d’un mois s’ouvre sur les Étapes du mois : les six étapes d’un mois, dans l’ordre. Chacune indique Terminé, En cours ou En attente, avec une phrase qui dit ce qu’elle a fait ou ce qu’elle attend, et l’étape en cours porte son bouton — le mois se mène donc depuis le haut de sa page.

• Les étapes n’enregistrent rien d’elles-mêmes. Elles suivent le statut du mois : le calcul, la clôture et le paiement les font avancer, que vous ayez appuyé sur le bouton ici ou dans Autres actions.
• Une étape dont le bouton ne fait pas partie de votre rôle attend, sans bouton, quelqu’un qui l’a.
• Préparer dit aussi ce que le planning donne au mois, lu seul avant que personne ne calcule : les postes travaillés, les heures de nuit, les heures en jour de repos et le dépassement hebdomadaire, qui sont ce que les fiches paieront, avec un lien vers le Planning du mois (Payer le travail posté selon le planning). Un mois où personne ne travaille en postes n’en dit rien.
• Déclarer est faite une fois les déclarations du mois payées. L’étape affiche les deux échéances, chacune avec l’article dont elle vient et si elle est payée, et porte Payer une déclaration tant que les deux ne le sont pas.

Ouvrir le mois

Ouvrez Paie › Mois et cliquez sur Ajouter. L’Année et le Mois sont déjà renseignés : le mois qui suit le dernier que vous avez ouvert, ou le mois en cours si vous n’en avez encore ouvert aucun — jamais le mois prochain ; le N° de paie est le suivant de la série, et vous pouvez saisir le vôtre à la place. Cliquez sur Enregistrer : le mois est ouvert, en Brouillon.

Les mois s’ouvrent dans l’ordre, un à la fois :

• Un mois s’ouvre une fois commencé. Vous pouvez ouvrir le mois en cours avant sa fin — la plupart des entreprises établissent la paie quelques jours avant de la verser — mais jamais le mois suivant.
• Un seul mois est en brouillon à la fois. Tant qu’un mois est encore en brouillon, Beelocity n’en ouvre pas d’autre ; il vous indique quelle paie est encore ouverte. Clôturez-la d’abord.
• Les mois avancent. Une fois qu’un mois a sa paie, vous ne pouvez plus rouvrir ce mois ni un mois antérieur. Un mois sauté — avant que vous n’utilisiez Beelocity, par exemple — n’a simplement pas de paie.

Un mois en brouillon ouvert par erreur se supprime : ouvrez-le et choisissez Supprimer.

Qui le mois paie

L’onglet Salariés concernés liste toutes les personnes que le mois paiera : toute personne ayant un contrat signé en vigueur au moins un jour du mois. Une personne recrutée le 16 y figure, tout comme une personne partie le 10. Un contrat encore en brouillon ne paie personne : signez-le sur la fiche de la personne avant d’établir le mois (voir Contrats).

La liste est recalculée chaque fois que vous ouvrez l’onglet : un contrat signé après l’ouverture du mois y ajoute sa personne, sans rien d’autre à faire.

Saisir les éléments variables du mois

L’essentiel d’une fiche de paie est déjà en fiche : le contrat donne le salaire, et les indemnités propres à la personne disent ce qu’elle touche chaque mois. L’onglet Éléments variables est réservé à ce qui ne vaut que pour ce mois — une prime, une avance, des heures supplémentaires ou des jours d’absence qu’aucun congé ne couvre.

Ouvrez l’onglet, cliquez sur Ajouter, puis remplissez la ligne :

• Salarié — seules les personnes payées ce mois-ci vous sont proposées.
• Élément de paie — la nature du montant. Tous les éléments encore en usage vous sont proposés, sauf le salaire de base, qui vient du contrat ; pour le modifier, enregistrez un avenant (voir Contrats).
• Quantité ou Montant — une absence se saisit en jours, tout le reste en montant. La ligne ne vous demande que celui dont son élément a besoin, et ferme l’autre.
• Note — le motif, dans vos propres mots : prime de fin d’année, avance du 12.

Ce que fait le montant dépend de l’élément :

• Pour un élément que la personne touche déjà chaque mois, il remplace le montant du mois. Une indemnité de transport de 2 000 DA pour un recrutement en cours de mois, ou 0 DA pour une personne absente tout le mois.
• Pour tout autre élément, il ajoute une ligne — prime de rendement, avance à retenir, heures supplémentaires payées en montant.
• Pour une absence, il ajoute des jours non payés, en plus des congés non payés déjà approuvés et de chaque jour marqué sur la feuille de présence. Vous saisissez les jours ; ce que chacun coûte est établi au calcul du mois. Ne les saisissez ici que pour un jour que la feuille ne porte pas — une entreprise qui ne tient pas la feuille, ou un jour découvert après la clôture de son mois.

Un seul montant par élément, par personne et par mois. Si la personne a déjà cet élément pour le mois, modifiez la ligne existante au lieu d’en ajouter une seconde : Beelocity refuse le doublon.

Un montant se change en le retapant, et une ligne saisie par erreur se retire avec Supprimer. Une fois le mois clôturé, ses éléments variables sont figés avec lui : la correction se fait alors sur le mois suivant.

Les heures supplémentaires ont une seconde voie, et vous prenez l’une ou l’autre. Si vous saisissez les heures au fil de l’eau, dans l’onglet Heures supplémentaires de Ressources humaines › Présences, Beelocity les calcule et les pose sur la fiche de paie sans élément variable — voir Heures supplémentaires. Si vous ne comptez pas les heures, continuez à saisir ici un montant. Ce que vous ne pouvez pas faire, c’est les deux pour la même personne le même mois : Beelocity refuse de calculer plutôt que de deviner, et nomme la personne.

Calculer le mois

Les éléments variables saisis, ouvrez la paie, ouvrez Autres actions et choisissez Calculer les fiches de paie du mois. Beelocity établit une fiche de paie par personne payée ce mois-ci, en une seule fois, et affiche les totaux du mois sur la paie elle-même : l’effectif, le brut, les cotisations, l’impôt, le net et ce que le mois coûte à l’entreprise.

Chaque fiche est établie à partir de quatre choses, dans cet ordre :

1. Les jours. Un mois de paie compte trente jours, quel que soit le calendrier. Une personne sous contrat tous les jours du mois en a trente ; une personne recrutée le 16 en a les jours qui suivent ; une personne partie le 14 en a quatorze. Le salaire est réparti sur ces jours : un demi-mois sous contrat paie un demi-salaire.
2. Ce que la personne touche. Son salaire, tiré du contrat en vigueur son dernier jour sous contrat, et les indemnités et retenues portées sur sa fiche ce jour-là. Une indemnité d’un montant fixe n’est pas réduite pour un mois partiel — elle vaut ce qu’elle dit pour le mois. Si vous voulez la moitié, saisissez la moitié en élément variable. Une indemnité exprimée en pourcentage du salaire suit le salaire.
3. Les jours non payés. Les congés approuvés qui ne sont pas payés — maladie, congé sans solde, absence injustifiée, y compris chaque jour marqué sur la feuille de présence — et les jours d’absence que vous avez saisis ici. Les deux s’additionnent : un jour marqué et un jour saisi font deux jours d’absence, non pas un seul compté deux fois. Chacun coûte une part du salaire, et cette part est la Base des absences dans Paie › Paramétrage › Règles de paie : un trentième du salaire par jour calendaire par défaut, ou un vingt-sixième ou un vingt-deuxième par jour ouvrable — et, pour une personne dans une équipe, ses jours ouvrables sont ceux où son roulement lui donne un poste (Postes et roulements). Un jour férié n’est jamais un jour non payé, et le total retiré ne dépasse jamais le salaire que le mois paie. Le congé annuel ne coûte rien : les jours figurent sur la fiche et le mois est payé normalement.
4. Les cotisations et l’impôt, d’après les montants en vigueur le dernier jour du mois (voir Paramétrage de la paie).
5. Le solde de tout compte d’un départ, pour une personne sortie dans le mois dont le solde de tout compte est confirmé : son indemnité de congé, son préavis, ses indemnités s’ajoutent à sa fiche en lignes propres, chacune avec son calcul, et les cotisations et l’impôt sont recalculés avec elles. Une personne sortie sans solde confirmé est signalée Sortie sans solde de tout compte dans l’onglet Fiches de paie — un avertissement, car qui a pris tout son congé peut ne rien avoir à percevoir de plus.

Un exemple. Une personne à 60 000 DA par mois, avec une indemnité de transport de 4 000 DA, absente trois jours en congé sans solde, dans une entreprise qui compte un trentième par jour calendaire. Sa ligne de salaire est de 60 000 DA — elle était sous contrat tout le mois. L’indemnité de transport est de 4 000 DA. Un jour coûte 60 000 ÷ 30 = 2 000 DA, donc trois jours retirent 6 000 DA. Le brut est de 58 000 DA, et les cotisations et l’impôt s’établissent à partir de là.

Recalculez chaque fois que quelque chose change. Un second clic refait tout le mois et remplace ce qui s’y trouvait : rien n’est conservé du calcul précédent. Modifiez donc un élément variable, approuvez un congé, enregistrez un avenant, puis cliquez de nouveau sur Calculer les fiches de paie du mois.

Rien sur la paie n’est masqué selon l’état du mois. Ses Autres actions donnent les prochaines étapes, puis les documents qu’elle imprime et exporte, puis Supprimer, et ce pour quoi le mois n’est pas prêt est grisé : Payer les salaires et l’export tant que le mois n’est pas clôturé, Imprimer toutes les fiches de paie et l’ordre de virement tant qu’il n’est pas calculé. Pointez une action grisée, ou atteignez-la au clavier, et elle dit ce qu’il faut faire d’abord. Une fois le mois clôturé, le calculer, le modifier et le supprimer sont grisés de la même façon : une correction se fait sur le mois suivant.

Si le mois ne peut pas être établi, rien n’est écrit. Beelocity vous dit quelle personne et pourquoi, et les fiches que vous aviez déjà lues restent telles quelles. Les deux cas courants :

• Les retenues font passer quelqu’un sous zéro. Une avance supérieure à ce que le mois paie. Diminuez-la, ou étalez-la sur deux mois.
• Quelqu’un n’est plus sous contrat ce mois-ci. Son contrat a pris fin après la saisie de ses éléments variables. Supprimez-les et recalculez.
• Quelqu’un a un solde de tout compte confirmé et aucun contrat dans le mois. Son contrat a été modifié après la confirmation du solde. Rouvrez le solde, ou corrigez le contrat.

Lire une fiche de paie

L’onglet Fiches de paie liste les fiches du mois, une par personne, avec les jours, le brut et le net. Ouvrez-en une pour voir le mois entier : la personne et le contrat d’où elle est tirée, les jours sous contrat, les jours non payés et le congé annuel pris, puis les montants — ce qui est gagné, ce qui est retenu, comment l’impôt a été établi, et ce que le mois coûte en plus à l’entreprise.

L’onglet Lignes d’une fiche montre chaque élément de paie nommément, avec ce à partir de quoi il a été calculé et ce qu’il donne. C’est ce que la loi exige d’une fiche de paie, et c’est la même liste que porte la fiche imprimée. Une personne dans une équipe peut aussi avoir des Heures en jour de repos et un Dépassement hebdomadaire, les heures que le planning a comptées, chacune avec le taux horaire, les heures et la majoration (Payer le travail posté selon le planning).

Une fiche de paie ne se modifie jamais. Elle est ce que le calcul a répondu : pour la changer, on corrige la cause — un élément variable, un congé, un avenant — et on recalcule le mois.

Imprimer les fiches de paie

Chaque fiche s’imprime, dans la langue de vos documents, avec chaque élément de paie nommément — ce que la loi vous oblige à remettre.

• Une fiche : ouvrez-la depuis l’onglet Fiches de paie et choisissez Imprimer la fiche de paie ou Télécharger la fiche de paie, puis la langue.
• Tout le mois : sur la paie elle-même, choisissez Imprimer toutes les fiches de paie. Beelocity les établit l’une après l’autre et vous remet les fichiers au fur et à mesure.

La page porte ce qu’un inspecteur ou une banque y cherche : vos coordonnées et votre numéro employeur auprès de la sécurité sociale, puis la personne — nom, matricule, fonction, date de recrutement, son propre numéro de sécurité sociale et les enfants à charge. Puis le mois : les jours sous contrat, les jours non payés, le congé pris et ce qu’il en reste. Puis chaque élément de paie nommément, avec ce à partir de quoi il a été calculé, en deux colonnes — Gains et Retenues. Puis les montants dans l’ordre, jusqu’au net, et le net écrit en lettres. Ce que vous payez en plus — votre cotisation, les œuvres sociales et le coût total du mois — figure à part, plus bas, car rien de tout cela n’est retenu sur la paie du salarié.

Un mois en brouillon s’imprime en brouillon. Avant la clôture les fiches ne portent pas de numéro et chaque téléchargement est recalculé : une fiche imprimée, corrigée puis réimprimée montre la correction. Une fois le mois clôturé, chaque fiche a son numéro et son fichier est conservé : la réimprimer vous remet le même fichier, et c’est ce qui en fait l’exemplaire de référence.

Clôturer le mois

Quand les montants sont justes et que la paie va partir, ouvrez la paie et faites-la passer à Clôturée sur la barre de statut. La clôture est le moment où le mois devient définitif, et Beelocity fait quatre choses à la fois :

1. Il recalcule le mois une dernière fois et compare. Si quoi que ce soit qu’il lit a bougé depuis votre dernier calcul — un élément variable modifié, un congé approuvé, un avenant enregistré, un nouveau montant légal saisi — il refuse et vous demande de recalculer. Ainsi ce que vous avez lu est ce qui est figé, et personne ne clôture un mois sur des montants qu’il n’a jamais vus.
2. Il numérote chaque fiche de paie, dans l’ordre de vos matricules. Jusqu’ici elles n’avaient pas de numéro ; à partir de là chacune est une pièce de référence avec le sien.
3. Il fige le mois. La paie, ses éléments variables et ses fiches n’acceptent plus de modification. Les totaux restent tels quels.
4. Il prépare les fichiers des fiches, pour qu’ils soient prêts quand vous ou le salarié les demandez.

La clôture demande son propre droit. Une personne qui peut ouvrir et calculer un mois ne peut pas nécessairement le clôturer : le droit se donne à part, pour qu’un gérant puisse le réserver à celui qui arrête la paie.

Un mois clôturé ne se rouvre pas

Il n’y a pas de retour en arrière. Les fiches de paie sont ce sur quoi vous avez déclaré le mois, et deux versions d’un même mois ne permettraient plus de dire laquelle a été déposée.

Une correction passe sur le mois suivant. Ce que vous devez à quelqu’un est un gain sur la paie suivante — nommez-le dans la note — et ce que vous avez versé en trop est une retenue. C’est ainsi que la paie algérienne s’y prend sur le papier également.

La clôture verrouille aussi les avenants que le mois a lus. Une fois la paie clôturée jusqu’au 30 septembre, par exemple, vous ne pouvez plus enregistrer, déplacer ni supprimer un avenant prenant effet à cette date ou avant : cela changerait le salaire à partir duquel une fiche clôturée a été établie. Datez le changement du premier jour d’un mois ouvert, et portez ce qui est dû pour les mois clôturés sur cette paie, en élément variable.

Ce qu’un mois clôturé cesse de suivre. Un congé approuvé ensuite pour un jour qui s’y trouve, un contrat terminé à une date qui s’y trouve, un élément de paie modifié sur ces dates — rien de tout cela ne rouvre le mois et rien n’est refusé. Ce sont des faits, et la paie suivante en tient compte.

Déclarer le mois

Une paie clôturée porte un onglet de plus : Montants à déclarer. C’est le mois repris tel que les deux déclarations le demandent, pour que le comptable recopie d’un seul écran au lieu d’additionner les fiches — et que l’export l’emporte dans un fichier tableur, depuis Autres actions.

L’onglet n’apparaît qu’une fois le mois clôturé. Les montants d’un brouillon bougent encore, et recopier sur un imprimé un montant tiré d’un mois non clôturé est précisément l’erreur que cet onglet évite.

Ce que porte l’onglet, quel montant va sur quel imprimé, à quelle échéance, et comment les exporter : tout est sur Déclarer le mois. Le G50 et les cotisations se paient avec Payer une déclaration, dans l’étape Déclarer ou dans Déclarations mensuelles (Payer une déclaration).