Le module Achats gère tout le processus d’approvisionnement, de la demande interne à la commande fournisseur, puis de la livraison des marchandises à la mise à jour du stock. Il offre un circuit structuré qui garantit l’autorisation des engagements, suit la dépense et conserve une piste d’audit claire.
Fonctions principales
- Demandes d’achat — Créez des demandes internes de marchandises, soumettez-les à l’approbation et suivez leur avancement tout au long de l’autorisation.
- Bons de commande — Convertissez les demandes approuvées en bons de commande en bonne et due forme, gérez les circuits d’approbation à plusieurs niveaux et suivez la commande de sa création à sa livraison.
- Bons de réception — Enregistrez les livraisons reçues sur un bon de commande, contrôlez la marchandise reçue (acceptée ou refusée) et mettez les niveaux de stock à jour automatiquement à la clôture.
- Performance fournisseur — Suivez ce que vaut chaque fournisseur en pratique, trimestre par trimestre : livraisons dans les délais, commandes arrivées complètes, marchandise refusée au quai — voir Performance fournisseur.
Un bon de commande s’édite en PDF en anglais, en français ou en arabe et s’envoie au fournisseur — voir Imprimer et partager vos documents.
Le circuit des achats
Le circuit habituel suit ces étapes :
- Un membre de l’équipe crée une demande d’achat listant les articles nécessaires, avec les quantités et les coûts estimés.
- La demande est soumise pour approbation. Selon le paramétrage de votre organisation, un ou plusieurs approbateurs examinent et autorisent la demande.
- Une fois approuvée, la demande est convertie en un ou plusieurs bons de commande (regroupés par fournisseur).
- Le bon de commande suit à son tour son propre circuit d’approbation, puis est envoyé au fournisseur pour confirmation.
- À l’arrivée de la marchandise, un bon de réception est créé sur le bon de commande. Chaque article est contrôlé, puis marqué accepté ou refusé.
- À la clôture du bon de réception, les niveaux de stock sont mis à jour automatiquement pour refléter la marchandise entrée.
Navigation
Ouvrez Achats dans le menu latéral. Le module s’ouvre sur ce qui attend (plus bas), et le menu liste les documents d’un achat dans l’ordre où il les parcourt :
- Demandes d’achat — les demandes internes d’achat, et leur approbation
- Bons de commande — les commandes envoyées aux fournisseurs, avec leurs lignes, leurs approbations et le suivi des livraisons
- Bons de réception — ce qui est arrivé, entré en stock
- Retours fournisseur — la marchandise renvoyée à un fournisseur
- Factures fournisseur — les factures des fournisseurs, rapprochées des commandes et des réceptions
- Notes de débit — ce qu’un fournisseur vous doit après un retour ou une erreur de facturation
Les Achats n’ont pas de Paramétrage : les listes dont se sert un acheteur — catégories de tiers et conditions de paiement — se règlent dans les Tiers.
Voir ce qui attend
Ouvrir Achats montre le travail qui attend quelqu’un, en cinq listes. Chaque ligne ouvre la fiche où la tâche se fait, et les listes sont relues à chaque ouverture de la page.
| Liste | Ce qu’elle montre | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| Demandes à approuver | les demandes d’achat soumises et pas encore tranchées, la plus urgente d’abord | en ouvrir une et l’approuver ou la rejeter |
| Approuvées, à commander | les demandes approuvées dont des lignes ne sont sur aucun bon de commande : approuvées par un circuit d’approbation, ou approuvées alors qu’une ligne n’avait ni fournisseur ni prix | en ouvrir une et cliquer sur Passer commande (Passer les commandes d’une demande approuvée) |
| Livraisons en retard | les bons de commande dont la date de livraison prévue est passée sans que tout soit reçu, le plus ancien retard d’abord | relancer le fournisseur, ou envoyer une commande qui attend encore |
| Factures à rapprocher | les factures fournisseur encore au brouillon, dont celles au rapprochement échoué, la plus ancienne d’abord | en ouvrir une et lancer le rapprochement avec sa commande et sa réception |
| Échéances fournisseurs | les factures fournisseur approuvées qui restent à payer, à échéance dans les sept jours ou déjà échues | les régler depuis la Trésorerie |
Chaque liste montre cinq lignes et leur nombre total, et Tout afficher ouvre la liste entière sur la même sélection. Au-dessus des listes, des boutons lancent les documents habituels de la semaine : Nouvelle demande d’achat et Nouveau bon de commande. Les chiffres clés sont au-dessus des boutons, et le chiffre des livraisons en retard compte exactement les commandes que la liste Livraisons en retard montre. Vous ne voyez que les listes et les boutons que votre rôle vous permet d’ouvrir.