Une note de débit fournisseur enregistre une somme que le fournisseur vous doit, à vous — l’image inversée des avoirs que vous émettez à vos clients, mais du côté des achats. Vous en établissez une quand de la marchandise est repartie chez le fournisseur sur un retour fournisseur, ou quand la facture d’un fournisseur porte un prix ou une quantité erronés ; elle devient alors le document sur lequel vous vous appuyez pour récupérer cette somme : d’abord en diminuant ce que vous devez encore sur sa facture, puis en encaissant le reste sous forme de remboursement en trésorerie.
Notions clés
- Note de débit — Le document qui constate qu’un fournisseur doit une somme précise à votre organisation, avec un motif (Retour, Détérioration, Erreur de prix, Erreur de quantité ou Autre). Numérotée dans sa propre série SDN (par ex. SDN-2026-000001).
- Facture rattachée — La facture fournisseur que la note vient déduire à l’émission. Une note établie depuis un retour désigne toujours la facture qui a facturé la marchandise ; une note saisie à la main peut en désigner une, ou aucune.
- Lignes — Une note établie depuis un retour détaille ce qui est reparti, ligne par ligne, au prix et à la TVA que la facture a appliqués. Une note saisie à la main n’a pas de lignes, seulement ses montants.
- Imputé / Restant — l’Imputé est la part de la note qui a déjà servi (déduite de la facture, ou remboursée par la trésorerie) ; le Restant est ce qu’il reste à récupérer. Les deux sont tenus automatiquement — vous ne les modifiez jamais.
Quand en établir une
Le cas le plus courant est un retour expédié. Mettons que vous avez reçu 10 unités à 2 000 DA l’unité et que le fournisseur vous a facturé 20 000 DA. Quatre unités se révèlent défectueuses, vous créez un retour et l’expédiez. La marchandise est partie, mais les 8 000 DA auxquels elle a été facturée sont toujours chez le fournisseur : la note de débit est la façon de les réclamer.
Si la marchandise est repartie avant que le fournisseur ne vous facture, aucune note n’est nécessaire : facturez la commande comme d’habitude, la facture laisse de côté ce qui est reparti.
L’autre cas est l’erreur de facturation, sans retour physique : le fournisseur a facturé 2 200 DA au lieu des 2 000 DA convenus, ou 12 unités au lieu de 10. Établissez une note à la main pour la différence, avec Erreur de prix ou Erreur de quantité comme motif.
Établir une note depuis un retour
- Ouvrez le retour fournisseur expédié et cliquez sur Établir une note de débit, sous Autres actions en haut de sa page.
- Beelocity construit la note à partir de la facture du fournisseur : chaque quantité retournée au prix et au taux de TVA que cette facture lui a appliqués. Quatre unités retournées sur une ligne facturée 2 000 DA avec 19 % de TVA font 8 000 DA plus 1 520 DA de TVA, soit 9 520 DA — exactement ce que la facture en demandait.
- La note est datée du plus tardif de la date du retour et de la date de la facture, et rattachée aux deux.
- Une note au brouillon est créée et vous arrivez dessus, prêt à la relire. Son onglet Lignes de la note de débit montre chaque ligne et le prix d’où elle vient. Ses Observations vous sont laissées vides : le retour dont elle vient est déjà nommé sur la page, à Issue du retour.
Quelques garde-fous s’appliquent :
- Seul un retour expédié peut être débité — avant cela, rien n’est réellement sorti de votre stock. Établissez la note avant de clôturer le retour.
- La marchandise doit avoir été facturée. Si le fournisseur ne l’a pas encore facturée, ou si elle est repartie avant la facture qui l’a déjà laissée de côté, Beelocity refuse : il n’y a rien à reprendre.
- Une marchandise facturée sur plusieurs factures ne peut pas être débitée depuis le retour. Vous pouvez établir à la main une note sur chaque facture pour récupérer l’argent, mais une note saisie à la main ne rend pas les quantités au bon de commande : la commande continue de compter cette marchandise comme facturée, et son remplacement ne peut pas être facturé depuis la commande.
- Un retour ne porte qu’une seule note vivante. Une deuxième est refusée, et le message propose L’ouvrir pour vous mener à celle qui existe. Pour la corriger, annulez-la d’abord et établissez-en une nouvelle — la même marchandise n’est jamais débitée deux fois.
- La note suit le retour et la facture : son fournisseur, son motif, sa date d’émission, sa devise, sa facture rattachée et ses montants ne changent plus. Seules ses observations le peuvent.
Vous pouvez aussi partir de zéro : ouvrez Achats > Notes de débit et cliquez sur Ajouter. Choisissez le fournisseur, le motif, la devise, et saisissez les montants vous-même. Si vous rattachez une facture du fournisseur, la note en prend la devise, qui ne se modifie plus.
Modifier le brouillon
Tant qu’une note saisie à la main est au Brouillon, elle n’a aucun effet financier et tout est modifiable :
- Facture fournisseur — rattachez la facture que cette note doit venir déduire. Le sélecteur liste les factures du fournisseur choisi avec leur solde restant. Laissez vide s’il n’existe pas encore de facture.
- Total HT et TVA — l’avoir hors taxe et sa part de taxe. Le Total TTC est toujours leur somme, calculé pour vous.
- Observations — les remarques partagées avec le fournisseur — et Notes internes, qui restent chez vous.
Sur une note établie depuis un retour, seules les observations changent : ses chiffres sont ceux de la facture.
Un brouillon peut être supprimé, ou annulé, à tout moment.
L’émission — ce qui arrive à la facture
Ouvrez la note : le parcours en haut de la page dit où elle en est — Brouillon → Émis, les deux étapes d’une note de débit qui remplit son office. Émis est l’étape qui attend : cliquez-la pour mettre la note en vigueur. C’est là que l’argent bouge :
- Si une facture est rattachée, la note vient la déduire immédiatement — le reste à payer de la facture baisse comme si un règlement l’avait soldée, et son statut passe à Partiellement réglé ou à Réglé en conséquence.
- La déduction est plafonnée au solde restant de la facture. Une note de 8 000 DA sur une facture qui ne doit plus que 5 000 DA en impute 5 000 et garde 3 000 DA disponibles sur la note.
- La facture doit être dans un état payable (approuvée, ou partiellement réglée) pour absorber quoi que ce soit — sinon la note est émise avec la totalité de son montant disponible.
- Ce que la facture n’a pas pu absorber — ou le total entier, quand aucune facture n’est rattachée — reste sur la note comme solde Restant.
- Une note établie depuis un retour rend aussi les quantités retournées au bon de commande : la commande ne les compte plus comme facturées, et quand le fournisseur livre de nouveau la marchandise, le remplacement peut être facturé. Si une autre note établie sur la même ligne de commande a déjà rendu ces quantités, l’émission est refusée et dit ce qu’il reste.
Une note émise n’est plus modifiable.
Récupérer le reliquat — le remboursement
Le solde restant est de l’argent réel que le fournisseur doit vous rendre, et il se récupère en trésorerie :
- Enregistrez un encaissement en provenance du fournisseur, du montant remboursé.
- Dans son onglet Imputations, choisissez Note de débit comme cible et désignez la note émise.
- Confirmez l’encaissement — l’argent arrive sur votre compte de trésorerie et le montant Imputé de la note monte d’autant.
Une imputation ne peut jamais tirer plus que le solde restant de la note, et seule une note émise et active peut être tirée.
Annuler une note
L’annulation sort du parcours : elle se prend sur la carte et non sur la route. Cliquez l’étape où se trouve la note et choisissez Annulé. Annuler un brouillon l’annule simplement — rien ne s’était encore produit.
Annuler une note émise contre-passe ce que l’émission avait fait : le montant imputé sur la facture est rendu au reste à payer de celle-ci. Cette correction n’est possible que tant qu’aucun encaissement de remboursement n’a tiré sur la note — dès que l’argent du remboursement a bougé, retirez d’abord cette imputation (ou laissez la note en place). Annuler une note établie depuis un retour recompte aussi ses quantités comme facturées : le retour attend de nouveau son avoir — même si le remplacement du fournisseur, ou le reste de la commande, a été facturé depuis — et vous pouvez en établir une nouvelle note.
Retrouver une note
La liste Notes de débit se cherche par numéro, et son bouton de filtre la restreint par Motif, Statut, Fournisseur, une période de Date d’émission, une plage de Total ou d’Imputé, ou par Actif (voir Utiliser les listes). La colonne Restant se déduit des deux autres et ne sert pas de filtre.
Les statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | En préparation — sur une note saisie à la main, les montants, le fournisseur et la facture rattachée se modifient encore. Aucun effet financier pour l’instant. Le seul statut où une note peut être supprimée. |
| Émis | En vigueur. La facture rattachée a été déduite aussitôt (dans la limite de son solde) ; le reliquat est remboursable par la trésorerie. Posé en franchissant l’étape Émis, jamais à la main. |
| Annulé | Retirée. L’imputation d’une note émise sur sa facture a été contre-passée. Refusé tant qu’un encaissement de remboursement a tiré sur la note. |
À retenir
- Les notes de débit partagent leurs droits d’accès avec les bons de commande et les factures fournisseur — la même équipe que celle qui tient le volet financier des achats.
- La devise de la note doit être celle de la facture rattachée pour qu’elle puisse être émise, et tout encaissement de remboursement doit être dans la devise de la note.
- Tant qu’une note établie depuis un retour tient, en brouillon ou émise, la facture sur laquelle elle a été établie ne peut être ni rouverte en brouillon ni annulée : la page de la facture nomme la note, et vous annulez d’abord la note.
- Le document que le fournisseur établit de son côté pour le même avoir s’appelle en général un avoir fournisseur — notez sa référence dans les observations de la note, pour que les documents des deux côtés se retrouvent.