Un retour fournisseur — numéroté ici dans la série RTV — enregistre la marchandise que vous renvoyez à un fournisseur sur une livraison que vous avez déjà reçue. C’est l’inverse d’un bon de réception : là où une réception fait entrer la marchandise au dépôt, un retour l’en ressort. Chaque retour se rattache à un bon de réception terminé, et ses lignes disent quels articles reçus repartent, et en quelle quantité.
Les motifs habituels : un défaut découvert après que la marchandise a passé le contrôle à la réception, une livraison en excédent que vous avez accepté de renvoyer, ou des articles dont vous n’avez plus besoin et que le fournisseur reprend.
Notions clés
- Retour fournisseur — Le document qui autorise et enregistre le renvoi de marchandise à un fournisseur, toujours rattaché au bon de réception qui l’avait fait entrer.
- Quantité retournable — Ce qui peut encore repartir sur une ligne de réception : la quantité qu’elle a acceptée, moins tout ce qui est déjà reparti sur elle, tous retours confondus. Les quantités refusées ne sont jamais entrées en stock ; seule la marchandise acceptée peut donc en ressortir.
- L’expédition — L’étape qui bouge réellement le stock. Tant qu’un retour n’est pas expédié, ce n’est que du papier.
Créer un retour fournisseur
Le plus simple est de partir de la réception elle-même :
- Ouvrez le bon de réception terminé et cliquez sur Créer un retour.
- Confirmez ou remplacez le numéro de retour proposé (par ex. RTV-2026-000001) — laissez-le vide pour une numérotation automatique.
- Un retour au brouillon est créé, avec une ligne par ligne de réception, pré-remplie avec toute la quantité encore retournable de la ligne. Vous arrivez sur le retour, prêt à le réduire.
Seules les réceptions terminées peuvent donner lieu à un retour — une réception qui ne l’est pas n’a encore rien mis en stock.
Vous pouvez aussi partir de zéro :
- Allez dans Achats > Retours fournisseur depuis le menu latéral et cliquez sur Ajouter. Les informations du retour sont à gauche de la page et ses Lignes juste à côté, à droite, vides tant que vous ne les avez pas ajoutées.
- Choisissez le Bon de réception sur lequel la marchandise repart. Le bon de commande et le fournisseur en viennent et ne se modifient pas. Le dépôt est d’abord celui où la marchandise est entrée ; changez-le si elle a été déplacée depuis, car l’expédition la prélève dans le dépôt que nomme le retour.
- Posez la Date de retour et vos observations, puis appuyez sur Ajouter au-dessus des lignes. Le retour est enregistré au statut Brouillon et prend son numéro, qu’un message annonce. Sa première ligne s’ouvre ; choisissez-y la ligne de réception qu’elle défait. S’il manque encore une réponse au formulaire, Ajouter s’arrête sur ce champ, comme le ferait Enregistrer.
Pour enregistrer le retour tout de suite et ajouter ses lignes plus tard, cliquez sur Enregistrer au lieu d’Ajouter (voir Ajouter des lignes avant d’enregistrer).
Modifier les lignes
Tant que le retour est en Brouillon, c’est dans les Lignes à côté de ses informations que vous ajustez ce qui repart :
- Ligne du bon de réception — La ligne de réception que cette ligne de retour défait. Le sélecteur montre le produit de chaque ligne et sa quantité encore retournable (par ex. « 4 sur 10 retournables »). Le choisir remplit le produit, l’unité et l’emplacement.
- Quantité — Ce qui repart. Les retours partiels sont la norme — renvoyez 4 des 10 unités acceptées et les 6 autres restent retournables pour un retour ultérieur.
- Motif — Pourquoi la ligne repart (défaut découvert tardivement, livraison en excédent, article erroné). C’est le document sur lequel vous vous appuierez en négociant avec le fournisseur.
- Observations — Les remarques internes : références de lot, numéro d’autorisation de retour du fournisseur.
Les lignes ne s’ajoutent et ne se modifient que tant que le retour est au statut Brouillon.
Expédier le retour
Cliquez sur Expédié, l’étape suivante du parcours en haut de la page du retour, puis confirmez, dès que la marchandise quitte le dépôt. Le parcours va de Brouillon → Expédié → Clôturé : les étapes franchies sont cochées, celle où se trouve le retour est en gras, et la suivante est un bouton — sur un retour, chaque passage se fait à la main. Survolez une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui. Cliquer sur l’étape en cours ouvre la carte, où se choisit Annulé tant que le retour est encore un brouillon. L’expédition est l’étape qui bouge le stock, d’un seul coup :
- La quantité de chaque ligne sort du stock, prise dans le lot où la réception l’avait fait entrer, dans le dépôt du retour — où que ce lot soit rangé désormais, et même s’il a été renommé entre-temps. Si le stock d’un lot tombe à zéro, le lot est retiré.
- Les quantités reçues du bon de commande reviennent en arrière des quantités retournées. Une commande entièrement reçue retombe à Partiel — même si tout est reparti —, pour que la marchandise puisse être livrée de nouveau ou la commande clôturée. Une commande que vous avez déjà clôturée le reste, et ses lignes aussi.
- Si la commande sort ainsi du statut Terminé, elle quitte tout entière les chiffres trimestriels de performance du fournisseur, et le trimestre est recalculé à partir des commandes qui y restent. Son taux de défauts part avec elle, et ce que vous avez renvoyé ne compte pas comme un défaut — le taux de défauts mesure ce qui a été refusé au quai, pas ce qui est revenu plus tard.
- Un mouvement de stock en sortie est enregistré pour une traçabilité complète, chaque ligne valorisée à ce que la marchandise a coûté à son entrée.
Renvoyer un lot rejeté
Un lot peut passer le contrôle à la réception et se révéler mauvais une fois ouvert : farine humide, crème tournée pendant le transport. Rejetez le lot depuis sa page Lots : son stock passe en Quarantaine, où rien ne peut le vendre ni le consommer. Créez ensuite le retour depuis la réception, et expédiez-le. Le retour sort la marchandise d’un lot rejeté de la quarantaine, à son coût ; tout autre lot repart du stock vendable.
L’expédition est refusée, avec un message qui dit pourquoi, quand :
- Le lot en a moins que ce qu’une ligne renvoie — une partie a été consommée ou est sortie du dépôt. Ramenez la ligne à ce qui reste.
- Une partie du lot est promise à une commande. Quand un lot est rejeté, la réservation suit la marchandise en quarantaine, et le retour ne peut pas la prendre. Ne renvoyez que ce qui est libre, ou attendez que la commande soit expédiée ou annulée.
- La ligne de réception ne désigne aucun lot — ce qui ne peut arriver qu’à une ancienne réception dont le lot a été renommé avant que les lignes de réception gardent leur lot. Retirez cette ligne, et sortez cette marchandise par une régularisation de stock.
Le plafond retournable
Une ligne de réception ne peut jamais donner lieu à plus de retours qu’elle n’a accepté de marchandise, tous retours confondus. Si vous avez accepté 10 unités et expédié un premier retour de 4, un second retour ne peut en prendre que 6 au plus. Expédier un retour qui dépasse le plafond est refusé par un message clair — réduisez la quantité et expédiez de nouveau. Vous ne pouvez donc jamais renvoyer plus que ce que vous avez pris.
Retrouver un retour
La liste Retours fournisseur se cherche par numéro, et son bouton de filtre la restreint par Statut, Fournisseur, Dépôt, le Bon de réception ou le Bon de commande dont il provient, ou une période de Date de retour (voir Utiliser les listes).
Les statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Le retour est en préparation. Les lignes et les quantités se modifient encore. Rien n’est sorti du stock. |
| Expédié | La marchandise est en route : le stock a été diminué et les quantités reçues du bon de commande sont revenues en arrière. Posé par l’action Expédier, jamais à la main. |
| Clôturé | Réglé administrativement — en général une fois que le fournisseur a relivré ou accordé un avoir. Atteint depuis Expédié. |
| Annulé | Le brouillon a été abandonné avant toute expédition. Rien n’avait été passé, il n’y a donc rien à défaire. |
Un retour ne peut être supprimé qu’au Brouillon.
Remplacement ou avoir
Le retour ne traite que le volet marchandise. Ce que le fournisseur vous rend se convient hors du document :
- Remplacement — le fournisseur relivre la marchandise. Enregistrez la nouvelle livraison comme un nouveau bon de réception sur le même bon de commande (ses quantités reçues sont revenues en arrière, il y a donc de la place pour recevoir de nouveau).
- Avoir ou remboursement — le fournisseur vous crédite. Suivez le volet financier avec une note de débit fournisseur (ci-dessous).
Après l’expédition — récupérer votre argent
Une fois le retour Expédié, et si le fournisseur avait déjà facturé la marchandise, utilisez Établir une note de débit — sous Autres actions, les trois points en haut de la page du retour — pour formaliser l’avoir : une note de débit fournisseur au brouillon est construite à partir de la facture du fournisseur, chaque quantité retournée au prix et à la TVA que cette facture lui a appliqués, datée du plus tardif du retour et de la facture. Relisez-la, puis émettez-la — l’émission diminue aussitôt le reste à payer de la facture, et l’éventuel reliquat se récupère par un encaissement de remboursement en trésorerie. Si la marchandise est repartie avant que le fournisseur ne la facture, il n’y a rien à établir : facturez la commande comme d’habitude, la facture laisse de côté ce qui est reparti. Un retour ne porte qu’une seule note vivante, et ses notes sont listées dans son onglet Notes de débit.
Une fois l’issue réglée, cliquez sur Clôturé, la dernière étape du parcours.
Un enchaînement typique, en DZD : vous avez commandé et reçu 10 unités à 2 000 DA l’unité (20 000 DA). Deux semaines plus tard, 4 unités se révèlent défectueuses. Vous créez un retour depuis la réception, ramenez la ligne à 4 et l’expédiez — le stock baisse de 4 et la commande retombe à Partiel (6 unités reçues sur 10). Le fournisseur relivre alors 4 unités saines (reçues sur un nouveau bon de réception), ou émet un avoir de 8 000 DA, après quoi vous clôturez le retour.
Retour ou annulation de la réception
Les deux ressortent du stock de la marchandise reçue, mais ils ne répondent pas à la même situation :
- Annulez la réception quand c’est la livraison entière qui était une erreur et que sa marchandise dort intacte en stock — l’annulation défait tout ce que la réception avait passé, d’un coup, comme si elle n’avait jamais eu lieu.
- Créez un retour pour les cas de la vie réelle que l’annulation ne sait pas traiter : renvoyer une partie d’une livraison, ou de la marchandise renvoyée quelque temps après la réception.
Une machine que vous gardez ne se renvoie pas par un retour. Un produit reçu comme équipement a rejoint vos équipements et n’a rien mis en stock : un retour n’a rien à en sortir. Sa ligne de réception n’est jamais proposée sur les lignes d’un retour, et Créer un retour la laisse de côté. Tant que la machine est intacte, annulez plutôt la réception.
À retenir
- Les retours fournisseur partagent leurs droits d’accès avec les bons de réception — l’équipe du dépôt qui reçoit la marchandise est celle qui la renvoie.
- L’expédition n’est pas réversible depuis l’application. Vérifiez deux fois les quantités avant d’expédier ; en cas d’erreur, recevez la marchandise de nouveau sur une nouvelle réception.
- La date de retour est le jour où la marchandise repart : l’expédition fait bouger le stock à cette date, et non le jour où vous cliquez sur Expédié. Elle ne peut être ni postérieure à aujourd’hui, ni antérieure à la date du bon de réception — un retour daté hors de ces bornes est refusé à sa création, puis de nouveau à son expédition.