Le module Ventes gère tout ce qui vous relie au client — de la préparation d’une proposition de prix jusqu’aux commandes fermes. Il offre des circuits structurés qui garantissent que les devis sont relus, approuvés et transformés en commandes exploitables, avec une piste d’audit claire.
Fonctions principales
- Devis — Établissez des propositions de prix détaillées pour vos clients, menez la négociation d’un bout à l’autre (envoi, acceptation, refus, révision) et transformez un devis accepté en commande client.
- Commandes client — Suivez les commandes fermes de vos clients sur tout le cycle, de la prise de commande à la livraison : circuits d’approbation internes, suivi des expéditions et clôture de la commande.
- Bons de livraison — Suivez la sortie physique des marchandises de votre dépôt vers vos clients : préparation, emballage, expédition et confirmation de la livraison.
- Factures — Facturez les commandes livrées, suivez ce que chaque client vous doit (réglé, partiellement réglé, échu) et enregistrez les règlements reçus sur chaque facture.
- Avoirs — Réduisez ce qu’un client vous doit après un retour, une erreur de prix ou des marchandises détériorées ; un avoir émis s’impute directement sur le reste à payer de sa facture.
Chacun de ces documents peut être produit en PDF, en anglais, en français ou en arabe — voir Imprimer et partager vos documents.
Le circuit de vente
Un circuit de vente courant se déroule ainsi :
- Un membre de l’équipe commerciale établit un devis qui liste les articles et les prix proposés au client.
- Le devis est relu en interne, puis envoyé au client pour examen.
- Le client examine la proposition et l’accepte, demande des modifications (ce qui déclenche une révision) ou la refuse.
- Une fois accepté, le devis est transformé en commande client, qui devient un engagement ferme.
- La commande client est soumise pour approbation lorsque c’est nécessaire (contrôle de l’encours, autorisation pour les montants élevés, etc.).
- Après approbation, la commande est confirmée auprès du client et passe en exécution — les marchandises sont préparées, emballées et expédiées depuis le dépôt.
- Les quantités expédiées sont facturées — la facture suit ce que le client doit jusqu’à son règlement complet (ou son ajustement par un avoir).
Navigation
Ouvrez Ventes dans le menu latéral. Le module s’ouvre sur ce qui attend (plus bas), et le menu liste les documents d’une vente dans l’ordre où elle les parcourt :
- Devis — les offres chiffrées, avec leurs lignes, leurs révisions et leur cycle de vie
- Commandes client — les commandes confirmées, avec leurs lignes, leurs approbations et l’avancement de leur exécution
- Bons de livraison — les expéditions, de la préparation à la livraison
- Retours client — la marchandise qu’un client renvoie, réceptionnée en stock
- Factures — ce que doit chaque client, avec l’état du règlement et le suivi des retards
- Avoirs — les avoirs émis sur les factures
Le Paramétrage, en fin de liste, regroupe ce d’après quoi vous vendez.
Voir ce qui attend
Ouvrir Ventes montre le travail qui attend quelqu’un, en quatre listes. Chaque ligne ouvre la fiche où la tâche se fait, et les listes sont relues à chaque ouverture de la page.
| Liste | Ce qu’elle montre | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| Devis en fin de validité | les devis envoyés dont le dernier jour de validité est aujourd’hui ou dans les six jours, le plus proche d’abord | rappeler le client avant que l’offre n’expire, ou la laisser tomber |
| Commandes à livrer | les commandes confirmées pas encore entièrement livrées, par date promise au client, marquées en retard une fois cette date passée | ouvrir la commande et créer son bon de livraison |
| Livraisons à facturer | les bons de livraison expédiés qui ont encore quelque chose à facturer, le plus ancien d’abord | ouvrir le bon et créer sa facture depuis Autres actions |
| Factures échues | les factures encore impayées après leur échéance, la plus ancienne d’abord, avec ce qui reste dû | relancer le règlement, et l’enregistrer à son arrivée |
Chaque liste montre cinq lignes et leur nombre total, et Tout afficher ouvre la liste entière sur la même sélection. Livraisons à facturer n’en a pas, parce que les bons de livraison ne se filtrent pas sur ce qui reste à facturer. En haut de la page, des boutons lancent les documents habituels de la semaine : Nouveau devis, Nouvelle commande client et Nouvelle facture. Les chiffres clés sont sous les boutons, et le chiffre Factures échues compte exactement les factures que sa liste montre. Sous les chiffres, Chiffre d’affaires mensuel dessine les douze derniers mois de ventes (voir Voir ce que vous avez vendu), et Factures par ancienneté dessine les factures impayées en colonnes, de « pas encore échue » à plus de 90 jours de retard. Vous ne voyez que les listes et les boutons que votre rôle vous permet d’ouvrir.
Voir ce que vous avez vendu
Trois graphiques de l’onglet Ventes du tableau de bord répondent à la question qu’un chef d’entreprise pose en premier : combien avons-nous vendu, à qui, et quoi ?
| Graphique | Ce qu’il montre |
|---|---|
| Chiffre d’affaires mensuel | une colonne par mois sur les douze derniers mois, le mois en cours compris : ce que vous avez facturé, moins les avoirs émis ce mois-là |
| Principaux clients | les dix clients que vous avez le plus facturés sur les mêmes mois, leurs avoirs déduits, et tous les autres réunis sous Autres clients |
| Produits les plus vendus | les dix produits les plus vendus sur les mêmes mois, et tous les autres réunis sous Autres produits |
Tous les montants sont hors TVA : la valeur de ce que vous avez vendu, qui est aussi la base de votre déclaration de TVA, et non la taxe encaissée pour le compte de l’État. Un mois compte les factures datées de ce mois dès qu’elles sont envoyées (une facture en brouillon, annulée ou sans effet ne compte jamais) et en déduit les avoirs émis ce même mois. Un avoir émis en mars sur une facture de janvier se déduit de mars : un mois déjà déclaré ne bouge pas quand un client vous retourne quelque chose plus tard. Rendre une facture sans effet est la seule chose qui la retire du mois où elle était.
Survolez un mois pour lire, à côté de son total, le montant facturé et les avoirs. Cliquez sur la colonne d’un client pour ouvrir ses factures sur les mêmes mois, ou sur celle d’un produit pour ouvrir le produit. Chiffre d’affaires mensuel figure aussi sur l’accueil Ventes, sous les chiffres clés.
Les graphiques montrent les douze derniers mois tant que vous n’avez pas choisi de plage de dates en haut du tableau de bord ; ensuite, ils montrent les mois que couvre cette plage, et le premier et le dernier mois ne comptent que les jours qui y entrent.
Une facture en devise
Les montants sont exprimés dans la devise où votre organisation présente ses états. Une facture ou un avoir dans une autre devise compte au taux de change enregistré à sa propre date : une facture en euros du 14 mars vaut ce que dit le taux du 14 mars, quoi que vaille l’euro aujourd’hui. Quand aucun taux n’est enregistré à cette date, la pièce est laissée hors des montants plutôt que comptée comme si un euro valait un dinar, et une phrase sous le graphique la nomme, avec un lien vers la page des taux de change. Saisissez le taux, et elle rejoint son mois. Si votre organisation n’a pas encore choisi la devise où elle présente ses états, les graphiques le disent à la place.
Paramétrer le module
Le Paramétrage est une seule page pour ce que vous réglez une fois et revoyez quand les prix bougent. Il a un onglet :
| Onglet | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Tarifs | les prix de vos devis et de vos commandes, par marché, groupe de clients, devise ou saison — voir Prix et tarifs |
L’onglet garde l’adresse qu’avaient les tarifs : un favori vers eux l’ouvre toujours. Si votre rôle ne vous laisse pas voir les tarifs, le Paramétrage n’apparaît pas dans votre menu.