Un retour client — souvent appelé RMA, d’après le sigle anglais de l’autorisation de retour de marchandise — enregistre les marchandises qu’un client vous renvoie sur une livraison que vous avez expédiée. C’est l’inverse du bon de livraison : la livraison sort les marchandises du dépôt, le retour les y fait rentrer. Chaque retour se rattache à un bon de livraison, et ses lignes disent quels articles livrés sont revenus, en quelle quantité et dans quel état.
Le retour client traite le volet marchandises. Une fois les marchandises revenues, c’est aussi lui qui établit l’avoir qui rend la valeur au client, depuis la facture qui les a facturées.
Notions clés
- Retour client (
RMA) — le document qui autorise et enregistre la reprise de marchandises chez un client, toujours rattaché au bon de livraison qui les a expédiées. - État — l’état dans lequel les marchandises reviennent. Les articles en Bon état sont revendables ; les articles Détérioré ne le sont pas.
- Quantité retournable — ce qui peut encore revenir sur une ligne de livraison : la quantité expédiée moins tout ce qui a déjà été retourné dessus, sur l’ensemble des retours.
- La réception — l’étape qui bouge réellement le stock. Tant qu’un retour n’est pas reçu, ce n’est que du papier.
Créer un retour client
Le plus simple est de partir de la livraison elle-même :
- Ouvrez le bon de livraison expédié (ou livré) et cliquez sur Créer un retour dans son en-tête.
- Confirmez ou remplacez le numéro de retour proposé (par exemple RMA-2026-000001) — laissez-le vide pour une numérotation automatique.
- Un retour en brouillon est créé, avec une ligne par ligne de livraison, préremplie du reste retournable de chaque ligne et de l’état Bon état. Vous arrivez sur le retour, prêt à le ramener à ce qui revient vraiment. Il est daté du jour : si les marchandises sont revenues un jour précédent, changez sa date de retour tant qu’il est encore un brouillon.
Seuls les bons expédiés ou livrés peuvent faire l’objet d’un retour — une livraison qui n’a jamais quitté le dépôt n’a rien à rendre, pas plus qu’un bon annulé depuis : ses marchandises sont déjà revenues. Un retour saisi de zéro (voir plus bas) sur un bon de livraison déjà annulé ne peut pas non plus être réceptionné : un message le dit, et c’est à vous d’annuler ce retour.
Vous pouvez aussi partir de zéro :
- Ouvrez Ventes > Retours client dans le menu latéral et cliquez sur Ajouter.
- Choisissez le bon de livraison sur lequel les marchandises reviennent. La commande client et le client en viennent et ne se modifient pas. Le dépôt est d’abord celui d’où les marchandises sont parties ; changez-le si elles reviennent ailleurs.
- Renseignez la date de retour — le jour où les marchandises sont revenues — et les observations éventuelles. Les Lignes du retour sont à côté de ses informations, à droite, vides tant que vous ne les avez pas ajoutées.
- Appuyez sur Ajouter au-dessus des Lignes. Le retour est enregistré au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre, prête à être remplie (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer : le retour est créé au statut Brouillon et vous arrivez sur sa page.
Modifier les lignes et leur état
Tant que le retour est au statut Brouillon, c’est dans les Lignes à côté de ses informations que vous ajustez ce qui revient :
- Ligne de livraison — la ligne de livraison que cette ligne de retour contre-passe. Le sélecteur montre le produit de chaque ligne et son reste retournable (par exemple « 4 retournables sur 10 »). Le choix renseigne automatiquement le produit, l’unité et l’emplacement. Le produit est toujours celui de la ligne de livraison : une ligne dont on a remplacé le produit par un autre est refusée à la réception du retour. Choisir de nouveau sa ligne de livraison ne rétablit pas le produit ; supprimez donc cette ligne et ajoutez-la de nouveau depuis le bon de livraison.
- Quantité — ce qui revient. Les retours partiels sont normaux — rendez 4 des 10 unités expédiées et les 6 autres restent retournables pour un retour ultérieur.
- État — Bon état ou Détérioré. C’est ce qui décide où le stock atterrit à la réception (voir plus bas).
- Motif — la raison pour laquelle le client a retourné la ligne (mauvais article, défaut, dommage au transport). Utile pour le suivi qualité.
- Observations — les remarques internes : références de lot, constatations de contrôle.
Les lignes ne peuvent être ajoutées ou modifiées que tant que le retour est au statut Brouillon.
Réceptionner le retour
Cliquez sur Reçu, l’étape suivante du parcours en haut de la page du retour, puis confirmez, une fois les marchandises physiquement revenues au dépôt. Le parcours va de Brouillon → Reçu → Clôturé : les étapes franchies sont cochées, celle où se trouve le retour est en gras, et la suivante est un bouton — sur un retour, chaque passage se fait à la main. Survolez une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui. Cliquer sur l’étape en cours ouvre la carte, où se choisit Annulé tant que le retour est encore un brouillon. La réception est l’étape qui bouge le stock, d’un seul coup :
- Les lignes en Bon état sont remises directement au stock vendable du dépôt — elles sont immédiatement disponibles à la vente.
- Les lignes Détérioré sont entrées dans une poche de stock bloqué. Elles comptent dans le stock mais restent hors de la quantité vendable, le temps que vous décidiez de leur sort (réparation, rebut, retour fournisseur).
- Dans les deux cas, les marchandises rentrent dans le lot d’où elles sont parties, à leur coût de sortie. Un lot garde en rayon ses propres dates et sa propre valeur : des marchandises revenues trop vieilles se retrouvent avec le reste de leur lot.
- Les quantités expédiées de la commande client reviennent en arrière des quantités retournées. Une commande entièrement expédiée redescend à Partiel (ou à Confirmé si tout est revenu), de sorte que les marchandises pourront repartir plus tard si besoin. Une commande que vous avez déjà clôturée le reste : ce qui est revenu est déduit de ce qu’elle a expédié, et rien n’est de nouveau dû. Il en va de même d’une ligne dont vous avez clôturé le reliquat : elle reste clôturée, et la commande qu’elle a achevée reste Terminé.
- Un mouvement de stock en entrée est enregistré pour une traçabilité complète, daté de la date de retour — et non du jour où vous cliquez sur Reçu.
Par exemple, la cuisine d’un hôtel rend 4 des 10 baguettes qu’une livraison a apportées. La livraison en avait pris 3 dans la fournée de lundi, à 30 DA pièce, et 7 dans celle de mardi, à 35 DA. La réception du retour remet les 3 dans le lot de lundi à 30 DA et 1 dans celui de mardi à 35 DA — les lots d’où elles sont sorties, dans l’ordre où elles en sont sorties.
Si le retour a avancé depuis l’affichage de votre page — un collègue l’a réceptionné, ou annulé —, l’étape que vous choisissez est refusée par un message qui vous invite à actualiser la page, et rien n’est enregistré une seconde fois.
Une date de retour postérieure à aujourd’hui, ou antérieure à la date du bon de livraison, est refusée par un message qui dit laquelle — à la création du retour depuis son bon de livraison comme à sa réception. Corrigez la date de retour du brouillon et réceptionnez de nouveau.
Le plafond de retour
Chaque ligne de livraison ne peut jamais être retournée au-delà de ce qu’elle a réellement expédié, compté sur l’ensemble des retours. Si vous avez expédié 10 et reçu un premier retour de 4, un second retour ne peut porter que sur 6 au plus. Réceptionner un retour qui dépasse le plafond est refusé par un message clair — ramenez la quantité et réceptionnez de nouveau. Vous ne pouvez donc jamais récupérer plus de stock que vous n’en avez sorti.
Les statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Le retour est en préparation. Les lignes, les quantités et les états se modifient encore. Rien n’est entré en stock. |
| Reçu | Les marchandises sont revenues : le stock est enregistré (Bon état comme vendable, Détérioré comme bloqué) et les quantités expédiées de la commande sont revenues en arrière. Posé par l’action de réception, jamais à la main. |
| Clôturé | Soldé administrativement — en général une fois l’avoir émis. On y arrive depuis Reçu. |
| Annulé | Le brouillon a été abandonné avant toute réception. Rien n’avait été enregistré, donc rien n’est à défaire. |
Un retour ne peut être supprimé que tant qu’il est au statut Brouillon.
Créditer le client
Le retour ne modifie pas la facture elle-même, mais il sait quelle facture a facturé ses marchandises. Une fois les marchandises revenues (Reçu ou Clôturé), cliquez sur Créer un avoir dans l’en-tête du retour : Beelocity établit un avoir en brouillon depuis cette facture — une ligne par ligne retournée, au prix, au taux de TVA et à la remise de la facture — et l’ouvre. Vérifiez-le et émettez-le ; l’émission ne réintègre rien en stock, puisque la réception du retour l’a déjà fait.
Un retour n’a qu’un avoir. S’il en a déjà un, Créer un avoir le signale et propose de l’ouvrir. Si une partie de ce qui est revenu n’a jamais été facturée, ou est déjà créditée, l’avoir ne porte que le reste et un message le signale ; si les marchandises ont été facturées sur plusieurs factures, établissez un avoir depuis chaque facture et émettez-le sans dépôt de réintégration, puisque la réception du retour a déjà remis les marchandises en stock.
Un retour complet, en dinars : vous avez expédié et facturé 10 unités à 1 500 DA pièce (15 000 DA HT), le client renvoie 4 unités détériorées, vous réceptionnez le retour (les 4 unités atterrissent en stock bloqué), cliquez sur Créer un avoir, puis émettez l’avoir de 6 000 DA HT sur la facture.
Retrouver un retour
La liste Retours client cherche sur le numéro, et son bouton de filtre la restreint par Statut, Client, Dépôt, la Livraison ou la Commande client dont il vient, ou une période de Date de retour (voir Utiliser les listes).
Points importants
- Les retours client partagent leurs droits d’accès avec les bons de livraison — la même équipe de dépôt qui expédie les marchandises les reprend.
- La réception n’est pas réversible depuis l’application. Vérifiez deux fois les quantités et les états avant de réceptionner ; en cas d’erreur, ressortez l’excédent sur un nouveau bon de livraison.
- La date de retour est le jour où les marchandises sont revenues, et le stock bouge à cette date, quel que soit le jour où vous lancez la réception. Elle ne peut être ni un jour à venir, ni antérieure à la date du bon de livraison.