Dossiers d'importation

Un dossier d’importation est la chemise d’un achat à l’étranger, comme l’appellent déjà votre banque et votre transitaire. Vous l’ouvrez à réception de la facture proforma du fournisseur étranger. Il réunit le fournisseur, la devise, les conditions de la vente, le trajet de la marchandise, sa destination (revente en l’état ou besoins propres) et la domiciliation bancaire. Au fil de l’achat, le dossier garde le jour de chaque étape jusqu’à sa clôture.

Ouvrir un dossier d’importation

1. Ouvrez Commerce extérieur, puis Dossiers d’importation, et cliquez sur Ajouter. Si votre entreprise n’a pas encore indiqué pourquoi elle importe, Ajouter ouvre le paramétrage : indiquez-le là, puis cliquez de nouveau sur Ajouter.
2. Le N° de dossier est rempli pour vous, sous la forme IMP-2026-000001. C’est le numéro du dossier dans l’application, pas celui de la banque. Vous pouvez en saisir un autre.
3. Sous Parties et conditions :
   • choisissez le Fournisseur. Seuls les partenaires classés comme fournisseurs sont proposés ;
   • choisissez la Devise de la proforma ;
   • choisissez l’Incoterm qu’imprime la proforma, comme FOB ou CIF. FAS, FOB, CFR et CIF sont des règles maritimes : si vous en choisissez une, le Mode de transport plus bas indique Maritime et ne peut plus être changé (Les Incoterms qui partent par mer). Le lieu que désigne la règle n’est pas demandé : sous FAS et FOB, c’est le Port d’embarquement, et sous CFR et CIF le Port de débarquement, tous deux choisis sous Itinéraire ;
   • saisissez le numéro de la proforma comme Référence fournisseur.
4. Sous Itinéraire, choisissez d’abord le Mode de transport (maritime, aérien, routier, ferroviaire ou multimodal), sauf si l’Incoterm a déjà choisi le maritime. Les deux lieux entre lesquels voyage la marchandise sont nommés d’après lui : Port d’embarquement et Port de débarquement par mer, Aéroport de départ et Aéroport d’arrivée par air, Lieu de chargement et Lieu de déchargement par route, par rail ou par plusieurs modes. Chacun ne propose que les lieux de ce mode. Dans le premier, tapez le nom du lieu, son code ou son pays, par exemple Shanghai, CNSGH ou Chine, et choisissez-le dans la liste, où les lieux sont regroupés par pays. Faites de même pour le second, qui ne propose que les lieux du pays de votre entreprise, tel que le profil de votre organisation le nomme, et n’est jamais le lieu de chargement. Un lieu absent de la liste se laisse vide et se nomme dans les Observations. Ajoutez le Pays d’origine quand la marchandise est fabriquée ailleurs que dans le pays du fournisseur, puis le Transporteur et le N° du document de transport dès que vous les connaissez. Les Jours de franchise sont les jours pendant lesquels la compagnie prête ses conteneurs après le déchargement ; un dossier qui voyage par avion n’a pas de conteneur, et ils ne lui sont pas demandés.
5. Renseignez la domiciliation : voir La domiciliation bancaire ci-dessous.
6. Sous Dates, saisissez le Départ prévu et l’Arrivée prévue que vous a donnés le transitaire.
7. Cliquez sur Enregistrer. Le dossier s’ouvre à l’état Ouvert, son parcours dessiné en haut de la page.

Vous pouvez modifier le dossier plus tard avec Modifier. Le transitaire change souvent de transporteur ou de lieu de déchargement pendant que la marchandise est en route, et le dossier doit le dire.

Un dossier ouvert avant la liste des lieux affiche chaque lieu tel qu’il avait été saisi, sur la page et sous le champ en modification, jusqu’à ce que vous choisissiez le lieu correspondant.

Les Incoterms qui partent par mer

La Chambre de commerce internationale rédige onze Incoterms. Sept valent quel que soit le transport : EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU et DDP. Quatre sont écrits pour la mer : FAS, FOB, CFR et CIF, parce que la marchandise y change de mains le long du navire ou à son bord.

Si vous choisissez l’un de ces quatre, le dossier part donc par mer. Le Mode de transport indique Maritime, ne peut plus être changé, et dit pourquoi. Un lieu de chargement ou de déchargement déjà choisi pour un autre mode est vidé : un aéroport n’est pas un port pour un navire. Choisissez l’un des sept autres et le mode redevient le vôtre, avec ce qu’il indiquait.

Les conteneurs remis au transporteur dans un terminal se vendent souvent FCA plutôt que FOB, comme la Chambre le conseille. L’application n’insiste pas : une expédition en conteneur sous FOB est courante et légale.

La domiciliation bancaire

Avant tout paiement et toute expédition, votre banque enregistre l’achat et lui attribue un numéro de domiciliation. Quelques achats en sont dispensés. La section Domiciliation s’ouvre sur une question, Domiciliation ou dispense, dont les quatre réponses sont affichées :

• Domiciliée en banque, celle d’un nouveau dossier. Elle demande alors :
  • la Banque domiciliataire, l’un de vos comptes bancaires. Seuls les comptes bancaires sont proposés ;
  • le N° de domiciliation tel que l’imprime le cachet de la banque. Vous pouvez le saisir avec ses espaces : l’application le garde sur vingt-trois caractères et vérifie que la devise, au milieu du numéro, est celle du dossier ;
  • la Date de domiciliation, le jour où la banque a domicilié l’achat ;
  • le Programme prévisionnel d’importation au titre duquel la banque l’a domicilié, choisi parmi vos programmes prévisionnels, le plus récent en premier. Seul un programme du type d’importation de votre entreprise est accepté.
• Dispense : sous le seuil, pour une valeur sous le seuil réglementaire.
• Dispense : échantillon ou don.
• Dispense : régime suspensif, pour une marchandise placée sous un régime douanier suspensif comme l’admission temporaire.

Un dossier dispensé ne demande ni banque, ni numéro, ni date, ni programme. Choisir une dispense les retire du formulaire, et l’enregistrement efface ce que vous y aviez saisi : un dossier est toujours domicilié ou dispensé, jamais les deux. Revenez à Domicilié par la banque avant d’enregistrer, et ils sont toujours là.

Ajouter les bons de commande

Un dossier couvre des commandes entières de son fournisseur, dans sa devise. Les commandes se saisissent et se réceptionnent comme d’habitude, dans les Bons de commande ; le dossier les rassemble.

1. Ouvrez le dossier, puis son onglet Bons de commande.
2. Cliquez sur Ajouter un bon de commande, choisissez la commande et cliquez sur Ajouter. Une commande en brouillon peut être ajoutée : le dossier s’ouvre souvent sur la proforma, avant que la commande soit approuvée.
3. Faites de même pour chaque commande de l’achat.

La liste montre toutes les commandes du fournisseur. Celle que le dossier ne peut pas prendre est grisée, avec la raison à côté :

• dans une autre devise que celle du dossier. Une commande qui n’indique aucune devise est dans votre devise de référence, le dinar : un dossier en euros ne peut donc pas la prendre. Indiquez la devise sur la commande tant qu’elle est en brouillon ;
• annulée, ou révisée : une commande révisée est remplacée par sa révision, et c’est elle qu’il faut ajouter ;
• déjà dans un autre dossier, que la liste nomme.

La liste est relue à chaque ouverture : une commande confirmée entre-temps y figure.

La Valeur des marchandises, sous Parties et conditions, totalise les commandes hors taxes, dans la devise du dossier : leurs lignes remises déduites, plus le transport. Une commande annulée ou révisée ne compte pas. Le montant est recalculé chaque fois que vous ouvrez le dossier : il suit une commande modifiée pendant que le dossier est ouvert.

L’onglet Bons de réception liste les réceptions de ces commandes telles que le dépôt les saisit. Rien ne se réceptionne par le dossier : une réception sur une commande d’un dossier se fait comme toute autre. Et la page du bon de commande affiche Dossier d’importation, le numéro du dossier, qui l’ouvre.

Tant que le dossier est Ouvert, une commande ajoutée par erreur se retire avec Retirer, dans le menu de sa ligne. La commande elle-même est conservée.

Dès que le dossier couvre une commande, son Fournisseur et sa Devise sont figés : toutes ses commandes sont celles de ce fournisseur, dans cette devise. Pour changer l’un ou l’autre, retirez d’abord les commandes.

La commande les garde aussi. Une commande en brouillon dans un dossier reste modifiable, mais sur sa propre page le Fournisseur et la Devise sont figés, et disent quel dossier les tient. Pour donner à la commande un autre fournisseur ou une autre devise, retirez-la d’abord du dossier.

Voir ce que le dossier consomme de son programme

Un dossier qui désigne un programme prévisionnel d’importation a un onglet Programme prévisionnel d’importation. Il met chaque ligne des bons de commande du dossier face à la ligne du programme sur laquelle elle se décompte :

• la Ligne du programme, celle dont la sous-position tarifaire est celle du produit ;
• Consommé, la quantité commandée, dans l’unité de cette ligne ;
• Restant, ce qu’il reste de la ligne une fois tous les dossiers du programme décomptés, ou Dépassement de l’excédent. C’est le chiffre que le programme lui-même affiche.

Une marchandise qui ne se décompte sur aucune ligne est tout de même listée, avec son Motif : sans produit, produit sans sous-position, sous-position absente du programme, ou unité impossible à convertir. Ce qu’il reste d’un programme dit que faire dans chaque cas. Un dossier qui ne désigne aucun programme n’a pas cet onglet.

Suivre la marchandise du départ à la clôture

Le parcours du dossier est dessiné en haut de sa page : Ouvert, En transit, Arrivé, Dédouané, Clôturé. Chaque étape enregistre le jour où elle a eu lieu, et c’est vous qui le donnez : le courriel du transitaire arrive souvent un jour ou deux après le départ du navire. C’est aujourd’hui sauf si vous le changez, et ce jour ne peut être ni postérieur à aujourd’hui ni antérieur à l’étape précédente.

1. Quand la marchandise part, cliquez sur En transit dans le parcours. La fenêtre Enregistrer le départ demande le jour Expédié le et le N° du document de transport : le connaissement, la lettre de transport aérien ou la lettre de voiture. La marchandise ne part que d’un dossier que votre banque a domicilié, ce jour-là ou avant, ou qui indique sa dispense.
2. Quand elle arrive au lieu de déchargement, cliquez sur Arrivé et donnez le jour Arrivé le. Les jours de franchise courent à partir de ce jour.
3. Quand la douane donne la mainlevée, cliquez sur Dédouané et donnez le jour. Le dépôt réceptionne alors la marchandise sur ses commandes, comme toute autre livraison.
4. Quand toutes les commandes du dossier sont réceptionnées, soldées ou annulées, cliquez sur Clôturé et donnez le jour. Le dossier est complet.

Survolez une étape du parcours pour lire son jour : celui qu’attend le transitaire avant que l’étape soit atteinte, celui où elle a eu lieu ensuite, et qui l’a enregistrée.

Un jour saisi par erreur se corrige avec Modifier tant que le dossier n’est pas clôturé. Une fois la marchandise partie, le numéro du dossier, le fournisseur, la devise et l’Incoterm ne peuvent plus changer : votre banque et la douane les détiennent déjà. L’itinéraire reste modifiable, car le transitaire change souvent de transporteur ou de lieu de déchargement en chemin. Un dossier clôturé ou annulé ne garde modifiables que ses Observations.

Annuler un dossier

Un achat qui n’a pas lieu s’annule tant que le dossier est Ouvert : ouvrez l’état en haut de la page et choisissez Annulé. Le dossier reste, avec son numéro et sa domiciliation, et ses bons de commande sont libérés pour qu’un autre dossier puisse les prendre. Un dossier ne peut plus être annulé dès qu’une marchandise a été réceptionnée sur l’une de ses commandes : l’importation a eu lieu.

Ce que l’application refuse, et pourquoi

• Un numéro de domiciliation sans sa date, ou une date sans son numéro. Les deux viennent du même cachet. Le formulaire le signale sur le champ qui manque.
• Une arrivée prévue avant le départ prévu.
• Un lieu que le mode de transport n’emprunte pas, comme un port maritime pour un dossier qui voyage par air, un lieu de déchargement hors du pays de votre entreprise, ou deux fois le même lieu. Le formulaire ne propose que les lieux qui conviennent et signale le dernier cas avant l’enregistrement.
• Un Incoterm maritime pour une marchandise qui voyage par air, par route, par rail ou par plusieurs modes. FAS, FOB, CFR et CIF sont des règles maritimes. Le formulaire choisit Maritime pour vous : seul un dossier saisi autrement rencontre ce refus.
• Un numéro de domiciliation de mauvaise longueur, ou dans une autre devise que celle du dossier. Le numéro est mal saisi ou appartient à un autre achat. Vérifiez-le sur le cachet de la banque.
• Un partenaire qui ne peut pas recevoir de nouveau document comme fournisseur, parce qu’il n’est pas classé comme tel, ou qu’il est inactif ou bloqué. Corrigez d’abord le partenaire.
• Une commande annulée ou révisée, celle d’un autre fournisseur, ou dans une autre devise que celle du dossier. Aucune n’a sa place dans ce dossier.
• Une commande déjà dans un autre dossier. Une commande n’est que dans un seul dossier, et le message nomme celui où elle se trouve.
• La suppression d’un dossier qui couvre des commandes, ou d’un bon de commande qui est dans un dossier. Retirez d’abord les commandes du dossier.
• Une étape datée après aujourd’hui, ou avant l’étape précédente. Pour Enregistrer le départ, l’étape précédente est la domiciliation bancaire.
• Le départ d’une marchandise d’un dossier ni domicilié ni dispensé. Saisissez d’abord la domiciliation, ou la dispense.
• La clôture d’un dossier dont une commande attend encore des réceptions. L’étape Clôturé reste grisée jusque-là ; arrêtez-vous dessus et elle nomme les commandes : réceptionnez-les, ou soldez-les ou annulez-les.
• La modification de ce que l’étape du dossier a figé : ses conditions une fois la marchandise partie, et tout sauf ses observations une fois le dossier clôturé ou annulé.