Chèques et effets

Les chèques et les effets sont les instruments négociables que votre entreprise utilise pour faire circuler l'argent sur papier plutôt qu'en espèces — le chèque, l'effet et le billet à ordre.

Les chèques et les effets sont les instruments négociables que votre entreprise utilise pour faire circuler l’argent sur papier plutôt qu’en espèces — le chèque, l’effet et le billet à ordre. En Algérie, ils portent l’essentiel du règlement entre entreprises, et surtout le chèque postdaté, écrit aujourd’hui mais payable seulement à une date future, qui tient donc lieu de crédit informel.

Beelocity suit chaque instrument du moment où vous l’enregistrez jusqu’à son encaissement, son impayé ou son annulation — que vous l’ayez reçu d’un client ou émis au profit d’un fournisseur.

Reçu ou émis

Un instrument reçu vient d’un client. C’est une garantie, pas de la trésorerie — vous n’avez pas l’argent tant que l’instrument n’est pas encaissé. Vous l’enregistrez, vous le remettez à votre banque sur un bordereau de remise, et il finit soit encaissé (la banque vous paie), soit impayé (il revient sans avoir été payé).
Un instrument émis est un instrument que vous avez rédigé au profit d’un fournisseur. C’est votre propre engagement — l’argent ne quitte votre compte que lorsque la banque vous débite effectivement.

Ouvrir les chèques et effets

Ouvrez Trésorerie → Chèques dans le menu latéral ; la page s’ouvre sur l’onglet Chèques et effets. Chaque ligne affiche :

Numéro — le numéro imprimé sur l’instrument. Cliquez dessus pour ouvrir l’instrument.
Type — Chèque, Effet ou Billet à ordre.
Sens — Reçu (d’un client) ou Émis (au profit d’un fournisseur).
Tiers — le client qui l’a rédigé (reçu) ou le fournisseur que vous payez (émis).
Montant — la valeur faciale, par exemple 601 842,50 DA.
Émis le et Échéance — le jour où il a été rédigé et sa date d’échéance.
Compte — votre propre compte bancaire ou compte CCP sur lequel il est déposé ou sur lequel il est tiré, dans la devise de l’instrument. Une caisse ne reçoit jamais de papier : elle n’est pas proposée.
Statut — où il en est dans son cycle de vie.

Utilisez le bouton de filtre à côté de la zone de recherche pour cibler par Sens, Type, Statut, Tiers, Compte, Bordereau de remise, Actif, une plage de dates Émis le ou Échéance, ou par Montant — par exemple, Reçu + Reçu affiche tout ce qui attend d’être remis à la banque. Les choix sont inscrits dans l’adresse de la page, si bien que cette vue peut être mise en favori (Utiliser les listes).

Enregistrer un instrument

La plupart des instruments apparaissent automatiquement lorsque vous confirmez un encaissement ou un décaissement dont le mode est un chèque ou un effet. Vous pouvez aussi en enregistrer un à la main : cliquez sur Ajouter et renseignez :

Numéro de l’instrument — le numéro imprimé sur le papier. Figé une fois enregistré.
Type et Sens — figés une fois enregistrés, car ils décident du comportement de l’instrument.
Tiers — le client (reçu) ou le fournisseur (émis).
Banque de la contrepartie — la banque de l’autre partie (par exemple « BNA — Agence Hydra »). Demandée pour un chèque reçu seulement : celui que vous émettez est tiré sur votre propre compte, et la banque du bénéficiaire n’y figure nulle part.
Montant et Devise — la valeur faciale.
Date d’émission et Échéance — l’échéance alimente la prévision de trésorerie. Pour un chèque de banque payable le jour même, les deux dates coïncident ; pour un chèque postdaté, l’échéance est plus lointaine.

Enregistrez-le. Tant qu’il vient d’être reçu ou émis, vous pouvez continuer à le modifier ou le supprimer ; une fois remis ou encaissé, il reste pour mémoire.

Le cycle de vie d’un instrument reçu

Ouvrez un chèque ou un effet reçu et cliquez sur son état : tout le parcours du papier s’ouvre derrière, et les gestes possibles depuis l’endroit où il se trouve sont les mots cliquables. Le papier reçu et le papier émis ne suivent pas la même route, donc un instrument reçu ne se voit jamais proposer l’opposition d’un fournisseur, ni un instrument émis un bordereau de remise ; le schéma montre les deux, pour que vous voyiez toujours où le papier aurait pu aller.

Depuis un instrument reçu :

Remettre — le poser sur un bordereau de remise (voir plus bas). Il passe à Remis à l’encaissement ou Remis à l’escompte, selon le bordereau, et arrive à votre banque quand le bordereau est déposé.
Encaisser — enregistrer que la banque a crédité les fonds. C’est le moment où l’encaissement rattaché s’inscrit réellement à votre journal de trésorerie. Vous pouvez indiquer la date de valeur de la banque ; laissée vide, c’est la date d’échéance, ou aujourd’hui pour un instrument pas encore échu. Une date de valeur que vous indiquez doit être un jour déjà venu : Beelocity refuse un jour postérieur à aujourd’hui, un jour antérieur à sa date d’émission et — pour un instrument posé sur un bordereau — un jour antérieur au dépôt du bordereau. Tant que ce bordereau est encore un brouillon, l’instrument ne peut pas être encaissé du tout : la banque ne l’a pas encore, déposez d’abord le bordereau.
Déclarer impayé — l’instrument est revenu sans avoir été payé. Vous indiquez un motif — il s’affiche comme Motif de l’instrument, sous son statut — et, si vous l’avez, la date de valeur du retour par la banque — laissée vide, c’est aujourd’hui. Ce jour ne peut être ni postérieur à aujourd’hui, ni antérieur à la date d’émission de l’instrument, au dépôt de son bordereau ou au jour où la banque l’a crédité. L’encaissement rattaché est contre-passé à cette date et toute facture soldée se rouvre. Comme pour l’encaissement, un instrument posé sur un bordereau en brouillon attend que le bordereau soit déposé.
Endosser — transmettre l’effet à un tiers par endossement — par exemple payer un fournisseur avec l’effet d’un client. Vous choisissez le tiers ; l’instrument quitte votre trésorerie sans passer par votre banque.

Le cycle de vie d’un instrument émis

Depuis un instrument émis, le même état s’ouvre :

Présenter — enregistrer que le fournisseur a présenté le chèque au paiement auprès de votre banque.
Encaisser — la banque a débité votre compte. Cela inscrit le décaissement rattaché à votre journal de trésorerie. La date de valeur se donne comme pour un instrument reçu : laissée vide, c’est la date d’échéance, ou aujourd’hui pour un instrument pas encore échu ; celle que vous indiquez ne peut être ni postérieure à aujourd’hui, ni antérieure à la date d’émission.
Faire opposition — déposer une opposition auprès de la banque (perte, vol, litige). Vous indiquez un motif, affiché comme Motif de l’instrument ; le décaissement rattaché est annulé.
Annuler — annuler le chèque avant sa présentation (par exemple s’il a été abîmé et réémis). Le décaissement rattaché est annulé.

Bordereaux de remise — remettre à la banque les instruments reçus

Un bordereau de remise est le bordereau que vous remettez à votre banque lorsque vous lui déposez d’un seul coup un lot de chèques ou d’effets reçus. Ouvrez Trésorerie → Chèques et son onglet Bordereaux de remise pour les gérer.

Un bordereau de remise est de l’une des deux natures suivantes :

Encaissement — la banque encaisse chaque instrument à son échéance et vous crédite à ce moment-là.
Escompte — la banque avance les fonds par anticipation, déduction faite des intérêts et des frais bancaires, et porte le risque si un instrument revient impayé. Seuls les effets et les billets à ordre s’escomptent : un chèque est payable à vue, il se remet donc à l’encaissement.

La liste des bordereaux se restreint depuis son bouton de filtre par Type, Statut, Compte de dépôt, Actif, une plage de Date ou une plage de Total (Utiliser les listes).

Constituer et créditer un bordereau de remise

Cliquez sur Ajouter, choisissez Encaissement ou Escompte, retenez le compte de dépôt (un compte bancaire ou un compte CCP), dont la devise devient celle du bordereau, puis enregistrez. Il démarre en Brouillon.
Dans l’onglet Instruments, cliquez sur Rattacher un chèque et retenez un instrument reçu dans la même devise. Recommencez pour chaque instrument que vous déposez. Le Total se met à jour au fur et à mesure. Dès qu’un instrument est rattaché, le compte de dépôt du bordereau ne change plus : détachez d’abord les instruments pour le modifier.
- Vous avez rattaché le mauvais chèque ? Tant que le bordereau est encore un brouillon, cliquez sur les trois points au bout de sa ligne et choisissez Détacher — l’instrument revient en portefeuille (Reçu) et le total se met à jour. Supprimer un bordereau en brouillon fait de même pour chaque instrument encore rattaché.
Déposez-le. La ligne d’état du bordereau se lit Brouillon · Déposé · Crédité, et Déposé en est l’étape suivante : cliquez dessus. La date du bordereau doit être aujourd’hui ou avant, et pas avant le jour où l’un de ses instruments a été reçu. Chaque instrument rattaché est désormais figé comme remis ; à partir de là, les instruments se dénouent en créditant le bordereau, plus par un détachement, et la date, le compte de dépôt et le numéro du bordereau ne peuvent plus changer.
Lorsque la banque confirme le résultat, cliquez sur Crédité sur la même ligne, indiquez la date de valeur à laquelle la banque a crédité le bordereau — laissée vide, c’est aujourd’hui — et marquez chaque instrument encaissé ou rejeté. La date de valeur ne peut être ni postérieure à aujourd’hui, ni antérieure au dépôt du bordereau. Les instruments encaissés inscrivent leurs encaissements rattachés à votre journal de trésorerie. Un instrument rejeté n’a jamais atteint votre compte, il n’y a donc rien à contre-passer : il revient impayé, et la facture qu’il réglait est de nouveau due. Si tout a été encaissé, le bordereau est Crédité ; si l’un a été rejeté, il est Partiellement rejeté. La date de valeur n’est demandée que tant qu’un instrument au moins est marqué payé : un bordereau dont tous les instruments sont revenus ne crédite rien, il n’y a donc aucun jour à donner.

Seul un bordereau en brouillon peut être supprimé ; une fois déposé, il reste pour la piste d’audit.

Ce qui se met à jour tout seul

Vous ne rectifiez jamais un solde à la main :

Encaisser un instrument reçu (ou le créditer sur un bordereau de remise) inscrit l’encaissement rattaché au journal de trésorerie : le solde de votre compte monte.
Encaisser un instrument émis inscrit le décaissement rattaché : votre solde baisse.
Déclarer impayé un instrument reçu contre-passe l’encaissement qu’il avait inscrit et rouvre la facture qu’il avait soldée.
Faire opposition sur un instrument émis, ou l’annuler, annule le décaissement rattaché.

Chacun de ces mouvements d’argent apparaît comme une ligne du journal de trésorerie, le relevé unique derrière chaque solde, et les échéances de vos instruments en cours alimentent la prévision de trésorerie.