Votre boîte de réception

Beelocity réunit tout ce qu’il doit vous dire au même endroit : la boîte de réception. Ouvrez-la depuis la cloche de la barre du haut, ou depuis l’entrée Boîte de réception du menu latéral.

Vous y trouvez les approbations qui vous attendent, les invitations à rejoindre une organisation, les factures échues et les stocks bas. Vous y trouvez aussi les calculs des besoins terminés, les caisses clôturées avec un manque, et les chèques et effets qui arrivent bientôt à échéance. Tout est dans une seule liste, pour toutes les organisations dont vous êtes membre. Si quelque chose demande votre attention, c’est dans cette liste. Vous n’avez donc jamais à vérifier d’autres pages.

La cloche

La cloche de la barre du haut indique combien de notifications non lues vous avez. Cliquez dessus pour voir les plus récentes. Cliquez sur un élément pour ouvrir ce dont il parle, par exemple un bon de commande, une demande d’intervention ou une liste de factures. Beelocity marque aussi la notification comme lue. Le même nombre figure à côté de Boîte de réception dans le menu latéral.

La vie d’une notification

Les notifications fonctionnent comme une messagerie :

• Non lue veut dire que l’élément est arrivé et que vous ne l’avez pas encore ouvert. Son titre est en gras, avec un point de couleur, et la cloche le compte.
• Lue veut dire que vous l’avez ouvert. Il reste dans votre boîte de réception jusqu’à ce que vous l’archiviez.
• Terminée veut dire que l’élément est traité et archivé, et il passe sous l’onglet Terminées. Si un élément demande une action, Beelocity l’archive quand vous agissez ou quand quelqu’un d’autre règle l’affaire. Vous pouvez aussi archiver vous-même n’importe quel élément. L’archivage ne supprime rien, et vous pouvez ramener un élément dans votre boîte de réception à tout moment.
• En favori veut dire que vous l’avez mis de côté. Mettez en favori tout ce sur quoi vous voulez revenir. L’élément apparaît sous l’onglet Favoris, quel que soit son autre état.

Beelocity efface automatiquement un élément terminé au bout de 180 jours. Si l’élément s’est réglé de lui-même parce que quelqu’un d’autre a traité la demande, Beelocity l’efface au bout de 30 jours. Un élément en favori reste indéfiniment.

La liste montre d’abord les éléments les plus récents, d’après leur heure d’arrivée. Lire un élément, le mettre en favori ou l’archiver ne le fait jamais remonter. Seul un nouvel événement sur le même sujet ramène un élément en tête. Cet événement le repasse aussi en non lu et fait monter son compteur ×N. L’heure affichée sur une ligne est celle de ce dernier événement. L’ordre correspond donc toujours aux heures que vous voyez.

Vous pouvez marquer les éléments comme lus, non lus, terminés ou en favori de trois façons :

• Utilisez la ligne pour marquer un élément.
• Sélectionnez plusieurs éléments pour les marquer ensemble.
• Utilisez Tout marquer comme lu pour marquer comme lu tout ce qui correspond à l’onglet et aux filtres du moment.

La zone de recherche restreint ce que vous voyez, mais pas ce sur quoi Tout marquer comme lu agit. Le bouton n’apparaît que si plus d’un élément est non lu quelque part dans votre boîte de réception. Avec un seul élément non lu, l’action de la ligne est plus rapide.

Agir depuis la boîte de réception

Certaines notifications vous demandent de faire quelque chose et portent une pastille À traiter. C’est le cas d’une approbation qui vous est assignée ou d’une invitation à rejoindre une organisation. Ouvrez la ligne et les boutons sont là : Approuver, Rejeter ou Déléguer pour une approbation, Accepter ou Refuser pour une invitation. La décision est la même que si vous la preniez depuis le document.

Beelocity fait aussi deux choses pour vous :

• Si quelqu’un d’autre règle l’affaire avant vous, l’élément quitte votre boîte de réception tout seul. Par exemple, un autre approbateur décide, ou quelqu’un annule l’invitation. Vous n’agissez donc jamais sur du travail périmé.
• Les événements répétés sur la même chose se regroupent en une seule notification. Un compteur ×N indique combien d’événements elle représente. Chaque nouvel événement repasse l’élément en non lu, pour que vous le remarquiez.

Priorités

Chaque notification porte une priorité : Basse, Normale, Haute ou Urgente. La nature de l’événement la fixe. Une approbation qui vous est assignée est toujours Haute. Un délai dépassé ou un calcul des besoins en échec est toujours Urgent. Filtrez sur la priorité quand vous voulez voir d’abord ce qui presse le plus.

Retrouver un élément

Les onglets (Boîte de réception, Non lues, Favoris, Terminées) découpent la liste selon l’état des éléments. Le menu de filtres la restreint davantage :

• par nature de notification
• par module
• par priorité
• par organisation
• selon qu’un élément est encore À traiter : Oui pour vos approbations et invitations en attente, Non pour tout le reste
• par plage de dates

Vous pouvez aussi chercher dans les titres et les descriptions.

Les documents que vous envoyez pour approbation arrivent dans la même liste. Chacun a un seul élément Mes demandes, qui le suit de Soumis à Approuvé ou Rejeté. Vous suivez ainsi son avancement sans ouvrir le document. Filtrez sur cette nature pour obtenir la liste de tout ce que vous avez soumis.

Chaque filtre est gardé dans l’adresse de la page. Ajoutez aux favoris de votre navigateur une vue comme « les éléments urgents de ma société de négoce », ou partagez son lien avec un collègue. Ce lien ouvre exactement cette vue.

Votre boîte de réception couvre toutes vos organisations, donc chaque ligne porte une pastille d’organisation. Si vous ouvrez un élément d’une autre organisation, Beelocity vous y fait d’abord passer. Le document s’ouvre donc toujours dans la bonne organisation.

L’envoi par e-mail

Les notifications dans l’application sont toujours actives, et vous les lisez dans la boîte de réception. L’e-mail est désactivé jusqu’à ce que vous le demandiez. Pour l’activer, cliquez sur la roue dentée de la boîte de réception. Elle ouvre Paramètres → Préférences, à la section Notifications. Là, un interrupteur général décide si quelque chose parvient à votre messagerie.

• Si vous l’activez, chaque nature de notification vous parvient par e-mail.
• Si vous décochez une nature, elle reste dans votre boîte de réception mais n’atteint plus votre messagerie.
• Quelques natures n’envoient jamais d’e-mail, et elles sont marquées Dans l’application uniquement. Les invitations envoient déjà leur propre e-mail, et l’avis de courtoisie sur une affectation passée à quelqu’un d’autre reste dans l’application.

Un élément urgent l’annonce dans l’objet de l’e-mail.

Le format des nombres, sur la même page, appartient à un seul appareil. Ce choix-ci appartient à votre compte, donc il vaut partout où vous vous connectez. Il ne change la boîte de réception de personne d’autre.

Chaque e-mail de notification porte un bouton qui ouvre l’élément dans votre boîte de réception, déjà marqué comme lu.

Ce qui arrive, d’un coup d’œil