Votre boîte de réception

Tout ce que Beelocity doit vous dire atterrit au même endroit : la boîte de réception, qu’on atteint par la cloche de la barre du haut ou par l’entrée Boîte de réception du menu latéral. Les approbations qui vous attendent, les invitations à rejoindre une organisation, les factures devenues échues, un stock qui s’épuise, un calcul des besoins terminé, une caisse qui a clôturé en moins, des chèques et effets qui arrivent bientôt à échéance — un seul flux, pour toutes les organisations auxquelles vous appartenez. Si cela demande votre attention, c’est dans cette liste ; vous n’avez jamais à faire le tour de pages « en attente » séparées pour être sûr de n’avoir rien manqué.

La cloche

La cloche de la barre du haut indique combien de notifications non lues vous avez et, quand on clique dessus, donne un aperçu des plus récentes. Cliquer sur un élément ouvre ce dont il parle — un bon de commande, une demande d’intervention, une liste de factures — et marque la notification comme lue au passage. Le même décompte figure à côté de Boîte de réception dans le menu latéral.

La vie d’une notification

Les notifications fonctionnent comme une messagerie :

• Non lue — elle est arrivée et vous ne l’avez pas encore ouverte. Titre en gras, point de couleur, comptée sur la cloche.
• Lue — vous l’avez ouverte. Elle reste dans votre boîte de réception jusqu’à ce que vous l’archiviez.
• Terminée — archivée : traitée et rangée, sous l’onglet Terminées. Rien n’est supprimé, et vous pouvez ramener un élément dans votre boîte de réception à tout moment. Les éléments terminés sont nettoyés automatiquement au bout de 180 jours (plus tôt — 30 jours — pour ceux qui se sont réglés d’eux-mêmes parce que quelqu’un d’autre a traité la demande) — sauf s’ils sont en favori, ce qui les conserve indéfiniment.
• En favori — mis de côté. Mettez en favori tout ce sur quoi vous voulez revenir ; l’élément apparaît sous l’onglet Favoris quel que soit son autre état.

Les éléments sont listés du plus récent au plus ancien, d’après leur heure d’arrivée — et ils ne bougent pas : lire un élément, le mettre en favori ou l’archiver ne le fait jamais remonter dans la liste. La seule chose qui ramène un élément en tête est un événement réellement nouveau sur le même sujet, ce qui le repasse aussi en non lu et fait monter son compteur ×N. L’heure affichée sur une ligne est celle de ce dernier événement : l’ordre que vous voyez correspond donc toujours aux heures que vous lisez.

Marquez les éléments comme lus, non lus, terminés ou en favori un par un depuis la ligne, en masse après en avoir sélectionné plusieurs, ou servez-vous de Tout marquer comme lu pour vider tout ce qui correspond à l’onglet et aux filtres du moment — la zone de recherche restreint ce que vous voyez, mais pas ce sur quoi Tout marquer comme lu agit. Le bouton n’apparaît que tant que plus d’un élément est non lu quelque part dans votre boîte de réception ; en dessous, l’action de la ligne elle-même est plus rapide.

Agir depuis la boîte de réception

Certaines notifications vous demandent de faire quelque chose et portent une pastille À traiter — une approbation qui vous est assignée, une invitation à rejoindre une organisation. Ouvrez la ligne et les boutons sont là : Approuver, Rejeter ou Déléguer pour une approbation ; Accepter ou Refuser pour une invitation. La décision est exactement la même que si vous la preniez depuis le document lui-même.

Deux choses se font discrètement pour vous :

• Si quelqu’un d’autre règle l’affaire avant vous — un autre approbateur décide, l’invitation est annulée — l’élément quitte votre boîte de réception tout seul. Vous n’agirez jamais sur du travail périmé.
• Les événements répétés sur la même chose se replient en une seule notification au lieu de s’empiler. Un compteur ×N indique combien d’événements elle représente, et chaque nouveau repasse l’élément en non lu pour que vous le remarquiez de nouveau.

Priorités

Chaque notification porte une priorité — Basse, Normale, Haute ou Urgente — fixée par la nature de l’événement. Une approbation qui vous est assignée est toujours Haute ; un délai dépassé ou un calcul des besoins en échec a toujours la priorité Urgente. Filtrez sur la priorité quand vous voulez d’abord ce qui crie le plus fort.

Retrouver un élément

Les onglets (Boîte de réception, Non lues, Favoris, Terminées) découpent le flux selon le cycle de vie. Le menu de filtres le restreint davantage : par nature de notification, par module, par priorité, par organisation, selon qu’un élément est encore À traiter (Oui pour vos approbations et invitations en attente, Non pour tout le reste), ou sur une plage de dates. Il y a également une recherche libre sur les titres et les descriptions.

Les documents que vous envoyez à la signature circulent dans le même flux : chacun donne un unique élément Mes demandes qui le suit de Soumis à Approuvé ou Rejeté, ce qui vous laisse suivre l’avancement sans ouvrir chaque document. Filtrez sur cette nature pour obtenir la liste de tout ce que vous avez soumis.

Chaque filtre vit dans l’adresse de la page — mettez une vue en favori, comme « les éléments urgents de ma société de négoce », ou partagez le lien avec un collègue : il ouvre exactement cette vue.

Comme votre boîte de réception traverse les organisations, chaque ligne porte une pastille d’organisation. Ouvrir un élément qui appartient à une autre organisation vous y bascule d’abord, pour que le document s’ouvre toujours dans le bon contexte.

L’envoi par e-mail

Les notifications dans l’application sont toujours actives — cette page est l’endroit où elles vivent. L’e-mail est désactivé jusqu’à ce que vous le demandiez : la roue dentée de la boîte de réception ouvre Paramètres → Préférences, à sa section Notifications, où un interrupteur général décide si quoi que ce soit parvient à votre messagerie. Mettez-le en marche et chaque nature vous écrit ; décochez une nature et elle reste dans votre boîte de réception mais cesse d’atteindre votre messagerie. Quelques natures n’écrivent jamais (les invitations, qui envoient déjà leur propre e-mail d’invitation, et les avis de courtoisie sur une escalade partie ailleurs) — celles-là sont marquées Dans l’application uniquement. Les éléments urgents s’annoncent dans l’objet de l’e-mail.

Contrairement au format des nombres, réglé sur la même page, ce choix-ci appartient à votre compte plutôt qu’à un appareil : il tient partout où vous vous connectez. La boîte de réception de personne d’autre ne change quand vous le modifiez.

Chaque e-mail de notification porte un bouton qui vous dépose directement sur l’élément dans votre boîte de réception, déjà marqué comme lu.

Ce qui arrive, d’un coup d’œil