Un lot est un ensemble d’articles reçus, fabriqués ou traités ensemble, qui partagent des caractéristiques communes : une date de fabrication, une date de péremption, un fournisseur. Le suivi par lot donne une traçabilité au niveau du lot — si un problème de qualité apparaît, vous retrouvez tous les articles du lot concerné et vous agissez de façon ciblée.
Notions clés
- Numéro de lot — L’identifiant unique du lot (par exemple LOT-2026-0078).
- Qualité — L’appréciation qualité du moment, qui décide si les articles de ce lot peuvent être utilisés ou vendus.
- Date de péremption — Quand les articles du lot se périment ; cela compte pour les denrées, les produits pharmaceutiques et tout produit à durée de vie.
- Bon de réception — Sur un lot venu d’un fournisseur, le bon de réception par lequel il est arrivé, sous forme de lien. Achever un bon de réception crée un lot par ligne acceptée ; un lot que vous enregistrez à la main affiche un tiret.
Créer un lot
Pour enregistrer un nouveau lot :
- Allez dans Stock > Situation des stocks dans le menu latéral et ouvrez l’onglet Lots.
- Cliquez sur Ajouter.
- Renseignez le détail :
- Numéro de lot — L’identifiant unique du lot.
- Produit / Variante — Le produit que porte ce lot.
- Reçu le — Quand le lot est entré dans votre dépôt.
- Fabriqué le — Quand le lot a été produit (si on le sait) : au plus tard le jour de sa réception et sa date de péremption.
- Date de péremption — Quand le lot se périme (s’il y a lieu).
- Fournisseur — Le tiers qui a livré ce lot (facultatif).
- Observations — Tout ce qu’il y a à dire sur ce lot (conditions de stockage, certifications, etc.).
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le lot en qualité En attente.
Le parcours qualité
Chaque lot passe par une appréciation de sa qualité :
| Statut | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| En attente | Le lot est enregistré mais n’a encore été ni contrôlé ni apprécié. |
| En cours d’examen | Le lot est en cours de contrôle ou d’essai. |
| Approuvé | Le lot a passé les contrôles qualité et ses articles peuvent être utilisés ou vendus. |
| Rejeté | Le lot a été recalé aux contrôles qualité et ses articles ne doivent être ni utilisés ni vendus. |
Actions
- Envoyer au contrôle — Fait passer un lot en attente dans le parcours de contrôle.
- Approuver — Marque le lot comme approuvé une fois les contrôles passés.
- Rejeter — Marque le lot comme rejeté si les contrôles échouent.
Rechercher
Servez-vous de la barre de recherche de la liste des lots pour retrouver une ligne par numéro de lot, par nom ou référence de produit, ou par référence ou code-barres de variante. La recherche accepte les fragments : taper BATCH-2026 retrouve tous les lots dont le numéro commence ainsi.
Restreindre par qualité
Le bouton de filtre à côté de la barre de recherche (Utiliser les listes) restreint la liste par Qualité — choisissez-en une ou plusieurs :
- En attente — Les lots qui attendent leur appréciation qualité.
- En cours d’examen — Les lots en cours de contrôle.
- Approuvé — Les lots qui ont passé les contrôles qualité.
- Rejeté — Les lots recalés aux contrôles qualité.
Le même panneau restreint à un seul Produit, à une plage de Reçu le ou de Date de péremption — « tout ce qui se périme avant la fin du trimestre » tient dans une seule date au — et masque les lots inactifs (Actif — Oui) ; le choix est écrit dans l’adresse de la page, si bien qu’une vue peut être mise en favori.
Voir ce qui a changé le coût d’un lot
Les unités d’un lot portent le coût que leur réception a mis en stock. Certains coûts arrivent plus tard : le fret, les droits et le transitaire d’une importation sont facturés quand la marchandise est déjà en rayon. Quand le coût de revient d’un dossier d’importation est validé, chacun de ses lots en reçoit sa part, et l’onglet Historique du coût du lot le dit.
Ouvrez le lot et choisissez Historique du coût. Chaque ligne est un endroit que la variation a atteint, avec :
- l’Origine, comme Coût de revient, qui ouvre la page qui l’explique ;
- la Date de la variation ;
- la Situation : En stock pour des unités en rayon, dans le Dépôt indiqué, ou En transit pour des unités en cours de transfert vers lui ;
- la Quantité d’unités qu’elle y a atteintes ;
- la Variation du coût unitaire : ce qui a été ajouté au coût de chaque unité, négative quand une correction l’a diminué ;
- la Valeur : ce que la variation a ajouté au stock à cet endroit.
Les unités déjà vendues ou consommées au moment de la validation ne figurent pas dans l’onglet : elles n’étaient plus en stock, et la fiche de calcul du coût de revient du dossier montre leur part en écart. Un lot dont rien n’a changé le coût le dit au lieu d’un tableau. L’onglet est montré à ceux qui peuvent lire le journal des stocks.
À retenir
- Le suivi par lot vaut surtout pour les métiers soumis à réglementation (agroalimentaire, pharmacie) ou dès qu’il faut pouvoir rappeler un lot.
- Reliez les numéros de série aux lots quand il vous faut à la fois le suivi par lot et le suivi pièce par pièce.
- Surveillez les dates de péremption pour que les produits soient utilisés ou vendus avant de se périmer — pensez à prélever le premier périmé d’abord.
- Rejeter un lot met son stock en Quarantaine. Voyez avec votre service qualité si les articles peuvent être retouchés, renvoyés au fournisseur ou mis au rebut — ce qui se fait par une régularisation de stock dont la ligne indique Quarantaine.