Un bon de livraison (BL) est le document qui accompagne un envoi de marchandises de votre dépôt vers un client. Il enregistre ce qui est parti, en quelles quantités et depuis quel dépôt. Le bon de livraison est le pendant sortant du bon de réception du module Achats — le bon de réception suit les marchandises qui arrivent d’un fournisseur, le bon de livraison suit celles qui quittent votre dépôt pour un client.
Chaque bon de livraison est rattaché à une commande client et représente un envoi. Une même commande client peut porter plusieurs bons de livraison, ce qui est courant lorsque les articles partent à des dates différentes (livraison fractionnée) ou depuis des endroits différents.
Notions clés
- Bon de livraison — le document d’expédition qui liste les articles, les quantités et le dépôt d’origine d’un envoi à un client. On l’appelle aussi bordereau d’expédition ou bordereau de colisage.
- Préparation — le prélèvement des articles à leurs emplacements de stockage dans le dépôt pour servir la commande.
- Emballage — le conditionnement des articles prélevés en vue de l’envoi, en regroupant si besoin des articles venus de plusieurs emplacements.
- Expédition — la remise des marchandises emballées à un transporteur ou au client.
- Livraison fractionnée — quand une commande client est servie par plusieurs bons de livraison, en général parce que tous les articles ne sont pas disponibles en même temps ou parce qu’ils partent de dépôts différents.
Créer un bon de livraison
Pour établir un nouveau bon de livraison :
- Ouvrez Ventes > Bons de livraison dans le menu latéral.
- Cliquez sur Ajouter. La page d’un nouveau bon de livraison s’ouvre. (Pour un bon qui sert une commande entière en une fois, préférez le bouton Créer un bon de livraison de la commande client elle-même — il vous prérenseigne les lignes.)
- Renseignez l’en-tête :
- Numéro du bon de livraison — un identifiant unique pour ce bon (par exemple DN-2026-0112).
- Commande client — choisissez la commande confirmée à servir. Seules les commandes aux statuts Confirmé, En traitement ou Partiel sont proposées.
- Client — le client qui reçoit les marchandises. Il vient de la commande et ne se modifie pas.
- Dépôt — le dépôt depuis lequel les marchandises partiront. Il s’ouvre sur le dépôt de la commande client une fois celle-ci choisie ; choisissez-en un autre si la marchandise part d’ailleurs.
- Date de livraison — la date de livraison prévue ou réelle.
- Transporteur — le transporteur ou le commissionnaire (facultatif).
- N° de suivi — le numéro de suivi ou de lettre de voiture du transporteur (facultatif).
- Mode d’expédition — par exemple standard, express, enlèvement par le client (facultatif).
- Observations — les consignes de livraison ou les commentaires.
- Appuyez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à côté du formulaire. Le bon de livraison est enregistré au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre, prête à être remplie (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer : le bon de livraison est créé au statut Brouillon et vous arrivez sur sa page.
Gérer les lignes du bon
Ajoutez les articles à expédier :
- Les informations du bon sont à gauche de la page et ses Lignes juste à côté, à droite, dès l’ouverture d’un nouveau bon. Un bon de livraison enregistré s’ouvre de même d’un clic sur son numéro dans la liste.
- Cliquez sur Ajouter pour chaque article — choisir la ligne de commande vous renseigne le produit et l’unité, et la ligne les garde :
- Ligne de commande — choisissez la ligne de commande client que vous expédiez. La liste déroulante affiche le reste à expédier de chaque ligne.
- Produit — le produit expédié (facultatif, à titre de référence).
- Désignation — ce que le bon de livraison déclare avoir expédié. Reprise de la ligne de commande, et vous pouvez la changer si cet envoi demande un autre libellé (« demi-palette, le reste suit »). Voir Ce que la désignation enregistre plus bas.
- Emplacement d’origine — l’emplacement du dépôt d’où les articles sont prélevés (facultatif).
- Qté expédiée — la quantité expédiée dans cette livraison.
- Unité — l’unité de mesure.
- Observations — les précisions propres à la ligne : numéros de lot, numéros de série, consignes d’emballage particulières.
- Vous pouvez expédier des quantités partielles — si une ligne de commande porte 200 unités, vous pouvez en expédier 150 sur ce bon et les 50 restantes sur un bon ultérieur.
Les lignes ne peuvent être ajoutées ou modifiées que tant que le bon de livraison est au statut Brouillon.
Ce que la désignation enregistre
La désignation est fixée à la création de la ligne et reste telle quelle. Si vous renommez le produit un mois plus tard, les bons de livraison déjà envoyés continuent de dire ce qu’ils disaient — votre exemplaire et l’exemplaire signé par le client restent identiques.
C’est pour cela que la colonne Produit peut afficher un nom différent de la Désignation sur un vieux bon. La colonne Produit pointe vers la fiche produit, qui a bel et bien été renommée ; la Désignation est le libellé propre au document, celui du jour de l’expédition. Les deux sont justes, et l’écart est le signe que le document fait son travail.
Le circuit du bon de livraison
Le bon de livraison passe par une suite de statuts, de sa création jusqu’à la livraison :
1. Brouillon
Le bon de livraison est créé mais la préparation n’a pas commencé. Vous pouvez encore ajouter, modifier ou retirer des lignes.
2. Préparation
Cliquez sur Préparation, l’étape suivante du parcours en haut de la page du bon, puis confirmez. Le parcours va de Brouillon → Préparation → Emballé → Expédié → Livré : les étapes franchies sont cochées, celle où se trouve le bon est en gras, et la suivante est un bouton — sur un bon de livraison, chaque passage se fait à la main. Survolez une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui. Cliquer sur l’étape en cours ouvre la carte : tous les statuts, avec une flèche pour chaque passage ; ceux que vous pouvez atteindre d’ici sont cliquables. Cela signale au personnel du dépôt qu’il peut commencer à prélever les articles à leurs emplacements. Le bon de livraison doit porter au moins une ligne pour que la préparation puisse commencer.
3. Emballé
Choisissez Emballé une fois tous les articles prélevés et conditionnés. L’envoi est prêt à partir.
4. Expédié
Choisissez Expédié pour enregistrer que les marchandises ont été remises au transporteur ou enlevées par le client. C’est l’étape décisive, celle qui met le stock à jour :
- Les niveaux de stock sont ajustés des quantités parties.
- La quantité expédiée de chaque ligne de commande client est mise à jour.
- Le statut de la commande client peut passer à En traitement, Partiel ou Terminé selon ce qui a été expédié au total.
Vous pouvez renseigner le transporteur et le numéro de suivi au moment de l’expédition.
Si le dépôt ne peut pas couvrir une ligne — en ne comptant que ce qu’aucune autre commande n’a réservé —, rien n’est expédié : le bon reste à son étape, et un message indique ce qui est disponible face à ce que demande la ligne. Réduisez la quantité de cette ligne, ou attendez la réception.
5. Livré
Choisissez Livré une fois la livraison confirmée chez le client.
Deux personnes peuvent avoir le même bon de livraison ouvert. S’il a avancé depuis l’affichage de votre page — un collègue l’a expédié, ou annulé —, l’étape que vous choisissez est refusée par un message qui vous invite à actualiser la page, et le bon reste là où votre collègue l’a laissé. Un bon n’est donc jamais expédié deux fois, et un bon annulé n’est jamais marqué livré.
Facturer une expédition (Créer une facture)
Dès qu’un bon est Expédié ou Livré, un bouton Créer une facture apparaît dans son en-tête. Il crée une facture en brouillon qui facture exactement les quantités de cette livraison — c’est le circuit « on expédie, puis on facture » :
- Cliquez sur Créer une facture et confirmez le numéro de facture proposé (prérempli d’après le numéro du bon).
- Chaque ligne de facture est rattachée à la fois à sa ligne de commande client et à sa ligne de livraison : la commande, l’expédition et la facture peuvent toujours être rapprochées.
- Les quantités sont plafonnées à ce qui reste à facturer sur la commande — si une facture antérieure a déjà facturé une partie de cet envoi, seul le reste l’est, et une livraison entièrement facturée est refusée.
- Vous arrivez sur la nouvelle facture en brouillon, prête à être relue et envoyée. Elle est datée d’aujourd’hui et arrive à échéance selon les conditions de paiement de la commande, sinon celles du client, sinon 30 jours plus tard.
Pour facturer tout le reste d’une commande sans tenir compte des livraisons, servez-vous plutôt du bouton Créer une facture de la page de la commande client.
L’annulation
Un bon de livraison peut être annulé à tout moment — choisissez Annulé dans la carte derrière l’étape en cours :
- Avant l’expédition (Brouillon, Préparation ou Emballé) — l’annulation ferme simplement le bon ; rien n’a bougé, donc rien n’est à défaire.
- Après l’expédition (Expédié ou Livré) — l’annulation contre-passe l’expédition. Les quantités expédiées reviennent au stock du dépôt, un mouvement d’entrée de contre-passation est enregistré pour la traçabilité, et les quantités expédiées comme le statut de la commande client reviennent en arrière, de sorte que les marchandises peuvent repartir sur un nouveau bon de livraison. Une commande que vous avez déjà clôturée reste toutefois clôturée, de même qu’une ligne dont vous avez clôturé le reliquat : la quantité expédiée en est déduite, mais rien n’est de nouveau dû, et la commande que cette ligne a achevée reste Terminé.
Dès que des marchandises sont revenues par un retour client, le bon de livraison ne peut plus être annulé : les marchandises retournées sont déjà en stock et déjà déduites des quantités expédiées de la commande, et l’annulation les remettrait une seconde fois. Un message nomme le retour ; ce que le client renvoie encore passe par un autre retour. Tant qu’un retour sur ce bon est encore en Brouillon, l’annulation est refusée aussi — annulez d’abord ce retour (un brouillon n’a rien fait bouger), puis le bon de livraison. À l’inverse, une fois le bon de livraison annulé, aucun retour ne peut plus être créé ni reçu sur ce bon : ses marchandises sont déjà revenues.
Servez-vous de l’annulation après expédition pour corriger une erreur (mauvaises quantités, mauvais envoi). Quand un client renvoie réellement des marchandises, n’annulez pas : enregistrez un retour client. Il reçoit les marchandises partiellement et selon leur état (Bon état ou Détérioré) tout en laissant la livraison intacte ; et si la facture est déjà partie, émettez également un avoir pour que le volet financier suive.
Reprendre des marchandises (Créer un retour)
Dès qu’un bon est Expédié ou Livré, un bouton Créer un retour apparaît lui aussi dans son en-tête. Il crée un retour client en brouillon, prérempli avec le reste retournable de chaque ligne de livraison, prêt à être ramené à ce que le client a réellement renvoyé. L’onglet Retours du bon liste tous les retours établis sur lui.
Suivre l’exécution
La liste des bons de livraison montre le statut de chaque envoi, la commande client, le client, le dépôt et les informations de transport. Servez-vous de la zone de recherche pour trouver une livraison par son numéro ou par le client, et du bouton de filtre à côté pour la restreindre par Statut, Client, Dépôt, Commande client ou une période de Date de livraison (Utiliser les listes).
Pour voir le détail complet d’un bon de livraison, lignes comprises, cliquez dessus pour ouvrir sa page : les lignes sont à côté des informations du bon.
Points importants
- Chaque bon de livraison doit être rattaché à une commande client. Le client et le dépôt doivent correspondre à ceux de la commande.
- Expédier un bon de livraison est un geste irréversible qui touche les niveaux de stock. Assurez-vous que les lignes sont justes avant d’expédier.
- Vous pouvez établir plusieurs bons de livraison pour une même commande client, pour gérer les livraisons partielles ou fractionnées.
- Le statut de la commande client se met à jour tout seul, d’après le total des quantités expédiées sur l’ensemble de ses bons de livraison.