Le module Trésorerie gère l’argent de votre organisation — les comptes bancaires, de caisse, postaux (CCP) et de portefeuille électronique que vous détenez, et le solde de chacun d’eux. Il vous donne un seul endroit pour voir de combien de liquidités vous disposez, sur quels comptes et dans quelles devises.
Fonctions principales
- Comptes bancaires et de caisse — Enregistrez chaque support qui détient des fonds dans votre organisation : comptes courants bancaires, caisses de menues dépenses, comptes CCP d’Algérie Poste et portefeuilles électroniques. Chaque compte suit son propre solde, sa devise, ses coordonnées bancaires (RIB, IBAN, SWIFT) et son statut.
- Le journal de trésorerie — Le relevé complet, classé par date, de chaque mouvement d’argent confirmé sur l’ensemble de vos comptes, avec un solde progressif sur chaque ligne. C’est la source unique derrière chaque solde, et c’est là que vous passez vos corrections.
- Modes de règlement — Votre catalogue des « façons dont l’argent circule » — espèces, virement, chèque, effet, carte, mandat CCP, et ainsi de suite. Chaque encaissement et chaque décaissement en choisit un, et le mode décide du comportement de cet argent.
- Encaissements et décaissements — Enregistrez l’argent reçu de vos clients et payé à vos fournisseurs, imputez un encaissement sur plusieurs factures à la fois (avec escomptes et crédit non imputé), et confirmez-le pour passer la trésorerie et mettre à jour les factures automatiquement.
- Virements internes — Déplacez de l’argent entre vos propres comptes — un transfert d’une banque à une autre, un retrait vers la caisse, ou l’alimentation d’un CCP — avec la période de transit prise en charge pour vous et des frais bancaires facultatifs.
- Chèques et effets — Suivez les instruments négociables que votre entreprise utilise sur papier : chèques, effets (traites) et billets à ordre, que vous les ayez reçus d’un client ou émis au profit d’un fournisseur. Remettez à votre banque les instruments reçus, suivez-les jusqu’à l’encaissement, et traitez les impayés, les endossements et les oppositions.
- Bordereaux de remise — Regroupez les chèques et effets reçus en un bordereau de remise, déposez-le à la banque à l’encaissement ou à l’escompte, et créditez-le quand la banque confirme quels instruments ont été payés.
- Rapprochement bancaire — Importez chaque relevé bancaire et rapprochez ses lignes de votre journal de trésorerie — automatiquement ou à la main — jusqu’à ce que le solde de clôture de la banque coïncide au dinar près avec le vôtre, puis verrouillez la période.
- Position et prévision de trésorerie — Voyez de combien de liquidités vous disposez à l’instant, réparties par compte et par devise, et projetez les entrées et les sorties attendues sur l’horizon de votre choix, pour repérer une tension de trésorerie avant qu’elle n’arrive.
- Flux récurrents — Enregistrez les mouvements réguliers et prévisibles qui ne sont liés ni à une facture ni à un chèque — salaires, loyer, échéances d’emprunt — pour que la prévision les projette automatiquement.
- États de trésorerie — Voyez d’un coup d’œil la santé de votre recouvrement, de vos effets et de vos rapprochements : la vitesse à laquelle vos clients règlent (DSO), l’âge de ce qu’on vous doit, l’échéance de vos chèques et de vos effets, la rapidité avec laquelle vos remises sont encaissées, le montant de trésorerie qui dort sans imputation, et le degré de rapprochement de vos livres.
Comment fonctionnent les soldes
Vous ne saisissez jamais le solde d’un compte à la main. Lorsque vous ajoutez un compte, vous renseignez son solde d’ouverture — le montant qu’il détenait déjà ce jour-là — et Beelocity s’en sert comme point de départ du compte. À partir de là, chaque encaissement, décaissement et virement que vous enregistrez met le solde à jour automatiquement, de sorte que ce que vous voyez reflète toujours les mouvements que vous avez enregistrés. Chacun de ces mouvements est inscrit comme une ligne du journal de trésorerie.
Navigation
Ouvrez Trésorerie dans le menu latéral. Le module s’ouvre sur ce qui attend (plus bas), et le menu liste le travail :
- Encaissements et décaissements — enregistrez et confirmez l’argent reçu et payé, et imputez les encaissements sur les factures.
- Virements internes — déplacez de l’argent entre vos propres comptes de trésorerie.
- Chèques — une page à deux onglets : Chèques et effets, pour suivre les chèques, effets et billets à ordre reçus et émis tout au long de leur cycle de vie, et Bordereaux de remise, pour constituer et créditer les bordereaux que vous déposez à la banque.
- Rapprochement bancaire — importez les relevés bancaires, rapprochez leurs lignes du journal de trésorerie, puis verrouillez chaque période.
- Journal de trésorerie — chaque mouvement d’argent confirmé, tous comptes confondus.
- Prévisions — une page à trois onglets : Position et prévision, votre position en direct et la prévision des entrées et des sorties d’argent ; Flux récurrents, les mouvements qui reviennent et l’alimentent ; et États de trésorerie, les indicateurs de recouvrement, d’effets et de rapprochement calculés en direct à partir de vos données de trésorerie.
Le Paramétrage, en fin de liste, regroupe vos comptes et les façons dont l’argent circule.
Voir ce qui attend
Ouvrir Trésorerie montre le travail qui attend quelqu’un, en sept listes. Chaque ligne ouvre la fiche où la tâche se fait, et les listes sont relues à chaque ouverture de la page.
| Liste | Ce qu’elle montre | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| Chèques à remettre | les chèques reçus que vous avez encore en main, l’échéance la plus proche d’abord ; un chèque postdaté y figure tout de suite, puisqu’un chèque est payable à présentation | ouvrez le chèque et cliquez sur Remettre pour le porter sur un bordereau de remise |
| Chèques bientôt à échéance | les chèques reçus, en main ou remis à la banque, qui arrivent à échéance dans la semaine, et ceux échus et toujours impayés, marqués échu depuis | vérifiez qu’ils sont remis ; relancez le tireur de celui qui est échu |
| Bordereaux non crédités | les bordereaux déposés à la banque que personne n’a crédités, le plus ancien d’abord | une fois payé par la banque, ouvrez le bordereau et cliquez sur Créditer le bordereau |
| Relevés à rapprocher | les relevés bancaires pas encore rapprochés, y compris ceux dont vous avez commencé à rapprocher les lignes | ouvrez le relevé, rapprochez ses lignes et passez-le à Rapproché |
| À approuver | les encaissements et décaissements qu’un circuit d’approbation retient, le plus ancien d’abord | l’approbateur décide dans l’onglet Approbations de la fiche |
| Approuvés, à confirmer | les encaissements et décaissements approuvés que personne n’a encore confirmés | ouvrez-le et passez-le à Confirmé, ce qui enregistre l’argent |
| Échéances récurrentes | le loyer, les échéances de prêt et les autres flux récurrents qui tombent dans les trois prochains jours, à la date que la prévision attend | payez ou encaissez, puis cliquez sur Marquer l’échéance réglée sur le flux |
Chaque liste montre cinq lignes et combien il y en a en tout, et Tout afficher ouvre la liste entière sur la même sélection. Chèques bientôt à échéance et Échéances récurrentes n’en ont pas : les chèques qui arrivent à échéance sont décidés par la même règle que l’avis quotidien, et la date d’un flux se calcule à partir de sa fréquence, si bien qu’aucune liste ne peut être réduite à eux. Au-dessus des listes, des boutons lancent les documents habituels de la semaine : Nouvel encaissement ou décaissement et Nouveau virement interne. Les chiffres de trésorerie et des chèques sont au-dessus des boutons, et Chèques bientôt à échéance parmi eux compte exactement les chèques que sa liste montre. Vous ne voyez que les listes et les boutons que votre rôle vous permet d’ouvrir.
Paramétrer le module
Le Paramétrage est une seule page pour ce que vous réglez une fois et revoyez quand un compte s’ouvre ou se ferme. Il a un onglet pour chacun :
| Onglet | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Comptes | vos comptes bancaires, caisses, comptes CCP et portefeuilles électroniques — voir Comptes bancaires et de caisse |
| Modes de règlement | les façons dont votre organisation encaisse et paie — voir Modes de règlement |
| Devises | les devises que vous détenez et dans lesquelles vous traitez, et leurs taux de change — voir Devises |
Chaque module lit les devises, et elles sont tenues ici, à côté des comptes qui les détiennent. Chaque onglet garde l’adresse qu’avait sa liste : un favori l’ouvre toujours. Vous ne voyez que les onglets que votre rôle vous ouvre, et sans aucun d’eux le Paramétrage n’apparaît pas dans votre menu.